Van verdenking naar bewijs: fraudeonderzoek in de praktijk

Ron Nieuwendijk, senior consultant Fraude & Integriteit bij Hoffmann, neemt Audit Magazine mee in de wereld van het particuliere recherchewerk. Van intake en scope tot rapportage: hij legt uit wat werkt, wat mag en waarom juist de eerste 24 uur cruciaal zijn.

Hoe ben je in het vak van fraudeonderzoek gerold?

“Ik begon mijn loopbaan bij de politie in Hilversum en ontdekte al snel mijn affiniteit met het recherchewerk. Door de periodieke roulatie binnen de politie werd ik op enig moment benaderd voor een functie bij de motorpolitie, maar die rol paste niet bij mijn ambities. Via een oud‑collega maakte ik in 1995 de overstap naar Hoffmann. Daar kon ik opnieuw klassiek recherchewerk doen, zij het in een commerciële context. Inmiddels werk ik hier dertig jaar en vervulde ik uiteenlopende rollen, van onderzoeker en teamleider tot leidinggevende. Tegenwoordig richt ik mij vooral op intakegesprekken en presentaties, en denk ik mee over de inhoud en uitvoering van onderzoeken.”

Wat heeft je in die dertig jaar het meest verrast?

“Wat mij vooral opvalt, is het gedrag van betrokkenen bij fraudeonderzoeken. Vanuit mijn politietijd was ik gewend aan zogenoemde ‘rasechte criminelen’: mensen die tijdens een verhoor weinig of niets zeggen. In het particuliere fraudeonderzoek ligt dat anders. Betrokkenen willen vaak wél hun verhaal doen. In de praktijk hebben we meestal te maken met wat ik een ‘gemiddeld eerlijk persoon’ noem. Veel mensen zijn niet uit op criminaliteit, maar maken door omstandigheden verkeerde keuzen. Het gaat om mensen die zichzelf vaak niet als fraudeur zien, maar als iemand die ‘het even zo heeft gedaan’. Dat vraagt dat we scherp blijven op feiten, maar ook oog houden voor context en motivatie, zonder die te verwarren met rechtvaardiging.”

Raken fraudezaken je soms persoonlijk?

“Het gedrag van betrokkenen houdt me niet uit mijn slaap, maar het kan me soms wel raken. Achter fraudezaken schuilen regelmatig persoonlijke drama’s, zoals verslaving, financiële stress of een opeenstapeling van tegenslagen. Niet zelden zegt iemand aan het einde van een gesprek: ‘Ik ben blij dat ik dit nu eindelijk kan vertellen.’ Dat moment, waarop iemand zelf tot het inzicht komt dat het zo niet langer kan, maakt vaak indruk op me.”

“Het kwalificeren en wegen van dat bewijs is niet aan ons. Die verantwoordelijkheid ligt bij de opdrachtgever”

Hoe gaat een opdrachtgever om met de menselijke kant?

“Dat verschilt sterk per sector. In relatief zachte sectoren, zoals de zorg, zie je soms dat een opdrachtgever na ontslag alsnog ondersteuning biedt bij het opnieuw opbouwen van iemands leven. In de meer commerciële wereld is de toon vaak harder: daar volgt ontslag op staande voet en wordt in veel gevallen ook volledige schadevergoeding geëist, inclusief de juridische kosten.”

Wat is jullie rol bij fraudeonderzoek?

“We richten ons, binnen de geldende juridische kaders, op het vaststellen van de feiten. Tegelijkertijd adviseren we opdrachtgevers over mogelijke (vervolg)stappen. Zodra er bewijs wordt aangetroffen, leggen we dat zorgvuldig vast in het dossier en in het onderzoeksrapport. Het kwalificeren en wegen van dat bewijs is niet aan ons; die verantwoordelijkheid ligt bij de opdrachtgever, en eventueel diens advocaat. Onze rol vraagt om onafhankelijkheid. We zijn geen verlengstuk van hr‑ of juridische afdelingen, maar ook geen publieke opsporingsdienst. Juist die positie ertussenin maakt dat opdrachtgevers soms moeten wennen aan onze terughoudendheid en aan het feit dat niet elke wens uitvoerbaar is.”

Welke typen zaken komen tegenwoordig vaker voor?

“Waar fraudezaken vroeger vaak draaiden om contant geld en fysieke goederen, zien we dat organisaties steeds afhankelijker zijn geworden van digitale systemen en informatie. Dat heeft geleid tot een toename van valse facturen, digitale manipulatie en andere vormen van administratieve en digitale fraude.”

Wat vraagt dit van fraudeonderzoekers?

“Het vak is duidelijk complexer geworden. Waar vroeger één specialist zich bezighield met technische opsporing, is nu brede en diepgaande expertise nodig. Dat vereist voortdurende bijscholing en aanpassingsvermogen. Traditioneel recherchewerk, zoals interviews en dossieranalyse, wordt steeds vaker gecombineerd met digitaal forensisch onderzoek. Denk aan zaken waarbij eigen medewerkers valse facturen indienen en tegelijkertijd de bijbehorende sporen in de administratie manipuleren. Het vak is daarmee een multidisciplinair proces geworden, waarin onderzoekers, data‑analisten, IT‑specialisten en juristen gezamenlijk optrekken. Dat vraagt niet alleen inhoudelijke kennis en ervaring, maar ook communicatieve vaardigheden en een gedeeld begrippenkader.”

Hoe verloopt een fraudeonderzoek in grote lijnen?

“Een onderzoek begint altijd met een uitgebreid vrijblijvend intakegesprek met de opdrachtgever. Een eerste en belangrijke stap is het concretiseren daarvan: wat is precies de opdracht? Is er een gerechtvaardigd belang en een concrete aanleiding? Dat kan nooit uitsluitend gebaseerd zijn op een onderbuikgevoel. In een intakegesprek verkennen we samen wat er speelt en formuleren we zorgvuldig de scope, doelstelling en onderzoeksvraag. Dat doen we bewust, om denkfouten in een vroeg stadium te voorkomen. Voor veel organisaties is een fraudeonderzoek geen dagelijkse praktijk.”

En daarna?

“Vervolgens stellen we een plan van aanpak op, waarna het onderzoek gefaseerd wordt uitgevoerd. Tijdens het traject houden we de opdrachtgever voortdurend op de hoogte en toetsen we of we nog op de juiste koers zitten. Op basis van ervaring kunnen we vaak een kostenindicatie geven, maar onzekerheden blijven. We weten namelijk vooraf nog niet exact wat we gaan aantreffen.”

Welke fase is het meest cruciaal?

“De eerste 24 uur, vaak nog voordat we worden ingeschakeld. In die periode reageren organisaties soms vanuit emotie: boosheid, schrik of de drang om snel te handelen. Wat organisaties daarbij vaak onderschatten, is dat elke eerste stap sporen nalaat. Een ondoordachte e‑mail, een voortijdig gesprek met een betrokkene of het resetten van accounts kan later grote gevolgen hebben voor de bewijspositie en de geloofwaardigheid van het onderzoek. Mijn advies is: ga even op je handen zitten, denk eerst na en bespreek met de juiste mensen wat een verstandige aanpak is.”

Maar emotie is toch logisch?

“Zeker. Wat we regelmatig zien, is dat organisaties te snel en te breed communiceren. Bijvoorbeeld door publiekelijk te vragen dat ‘de dader’ zich moet melden. Als dat niet gebeurt – zoals meestal het geval is – ontstaat onrust en speculatie, terwijl de betrokkene inmiddels is gewaarschuwd. Dat bemoeilijkt het onderzoek.”

Is voorbereiding dan de sleutel?

“Je kunt je niet op elk scenario voorbereiden, maar een frauderesponsplan helpt wel. Dat hoeft geen dik draaiboek te zijn, maar wel een duidelijke leidraad voor de eerste stappen. Het helpt ook om rationeel met de situatie om te gaan, in plaats van te handelen vanuit emotie. In zo’n plan kun je opnemen wie er geïnformeerd moeten worden hr, IT, directie, en wanneer het verstandig is om externe expertise in te schakelen.”

“Soms moeten we opdrachtgevers ook afremmen, als hun wens om ‘alles boven tafel te krijgen’ verder gaat dan redelijk en verdedigbaar is”

Welke onderzoeksmethoden gebruiken jullie?

“We beschikken over een breed palet aan middelen: interviews, administratief onderzoek, forensisch digitaal onderzoek en analyse van zakelijke e‑mail. Daarnaast kunnen observaties, heimelijk cameratoezicht of GPS‑tracking worden ingezet, mits dit juridisch is toegestaan. Ook maken we gebruik van openbare bronnen en open‑source intelligence. Belangrijk daarbij is dat we deze middelen vrijwel nooit geïsoleerd inzetten. De kracht zit juist in de combinatie: digitale bevindingen krijgen betekenis door interviews, en andersom. Het onderzoek wordt zo een samenhangend verhaal, geen losse verzameling signalen.”

Zitten daar randvoorwaarden aan?

“Absoluut. Zorgvuldigheid en voortvarendheid van onderzoek zijn essentieel. Voordat we starten, vragen we ons ook af of een onderzoek echt nodig is en of het op dat moment de beste keuze is. Soms is adviseren en meedenken met de opdrachtgever effectiever dan meteen uitgebreid onderzoek doen. Bovendien maak je bij persoonsgericht onderzoek altijd inherent inbreuk op de privacy. Die inbreuk moet je kunnen rechtvaardigen en waarom je voor bepaalde middelen kiest, moet je goed documenteren. Soms moeten we opdrachtgevers ook afremmen, als hun wens om ‘alles boven tafel te krijgen’ verder gaat dan redelijk en verdedigbaar is.”

Proportionaliteit dus?

“Precies. Bij elk middel moet je afwegen of het gerechtvaardigd belang opweegt tegen de privacyinbreuk. Dat is balanceren. Daarbij speelt mee dat in civiele zaken niet altijd volledig bewijs nodig is. Aannemelijkheid kan al voldoende zijn. Het is dus niet altijd noodzakelijk om elk detail volledig boven tafel te krijgen. Die proportionaliteitsafweging werkt ook door in de vraag welke waarborgen je hanteert richting betrokkenen, zoals de verplichting om hen over een onderzoek te informeren.”

Wat houdt deze verplichting in?

“De notificatieplicht volgt indirect uit de privacygedragscode voor particuliere onderzoeksbureaus. Personen die onderwerp zijn van een onderzoek moeten door ons daarover worden geïnformeerd, vooraf, tijdens of in ieder geval achteraf. We worden hier jaarlijks op getoetst voor het behoud van ons keurmerk. Als een opdrachtgever deze plicht niet accepteert, nemen we de opdracht niet aan. Het kan wel zijn dat de politie of het Openbaar Ministerie expliciet verzoekt om (nog) niet te notificeren. Dan geven we daar uiteraard gehoor aan.”

Hoe verloopt die notificatie?

“In de regel informeren wij betrokkenen tijdens het hoor en wederhoorgesprek. En anders sturen we een schriftelijke bevestiging. Dat gebeurt meestal binnen vijf tot tien werkdagen na afronding van het onderzoek. In deze bevestiging staat dat zijn of haar persoonsgegevens zijn verwerkt en welke rechten daarbij gelden. Als functionaris gegevensbescherming ontvang ik ook regelmatig inzageverzoeken. Onderzoeksdossiers bewaren we één jaar, tenzij er nog juridische procedures lopen.”

Werken jullie samen met publieke partijen?

“Dat gebeurt nog beperkt. Maar ik ben echt van mening dat de publiek-private samenwerking voor alle partijen meerwaarde heeft. Enkele jaren geleden deden we vanuit de Nederlandse Veiligheidsbranche mee aan een pilot om veroordeelde, maar onvindbare personen te lokaliseren. Van de 25 personen in de pilot kon ongeveer de helft worden opgespoord. Helaas heeft dit initiatief geen vervolg gekregen.”

Tot slot: welk advies heb je voor internal auditors?

“Kijk eens kritisch naar de ‘forensic readiness’ van je organisatie. Dat helpt niet alleen bij fraude, maar ook bij datalekken en andere incidenten. Begin bij je kroonjuwelen – ofwel de belangrijkste assets – en kijk dan niet alleen naar geld en goederen, maar ook naar kritische informatie. Onze digitale onderzoekers ondersteunen organisaties bij bijvoorbeeld het controleren of handelingen goed in IT‑systemen worden gelogd. En hoe lang die logs beschikbaar blijven, wie er toegang toe heeft en wie deze kan wissen of overschrijven.”

Heb je interesse hebben in een presentatie over de do’s and don’ts bij vermoedens van fraude, stuur dan een e-mail sturen naar r.nieuwendijk@hoffmann.nl.