Klokkenluiders: niet lastig maar loyaal

Fraude begint zelden met een grote onthulling. Vaker begint het met een ongemakkelijk gevoel, een factuur die niet klopt of druk om iets toch maar goed te keuren. Cornelis van der Werf en Yvonne Vlasman van het Huis voor Klokkenluiders aan het woord over melders, misstanden en de rol van internal audit.

Wanneer spreken we eigenlijk over fraude?

Cornelis: “Voor mij begint het bij het overtreden van regels of wetten om financieel of zakelijk voordeel te behalen. Denk aan iemand die bewust een bocht afsnijdt, zich niet aan de regels houdt of publiek geld misbruikt. Fraude en corruptie vormen van oudsher het klassieke domein waarin klokkenluiders actief zijn. Maar ook onveilige situaties, gezondheidsrisico’s of milieuschade kunnen aanleiding zijn voor een melding.”

Yvonne: “Ik ben zelf opgeleid als accountant en houd daarom vast aan de definitie die in de accountancy wordt gebruikt: een opzettelijke handeling, met als doel een voordeel te behalen of een nadeel af te wenden, waarbij misleiding wordt gebruikt. Dat opzettelijke karakter is essentieel.”

Wat maakt fraude tot een misstand?

Cornelis: “Een misstand overstijgt het individuele belang. Het raakt de organisatie of zelfs de samenleving. Niet iedere fout in een inkoopprocedure is meteen een maatschappelijke misstand. Maar als bedrijven jarenlang afspraken maken waardoor de overheid structureel te veel betaalt, zoals bij de bouwfraude, dan is dat een ander verhaal. Dan raakt het publiek geld en vertrouwen.”

De bouwfraude was ook een belangrijke aanleiding voor de bescherming van klokkenluiders. Wat leert die geschiedenis?

Cornelis: “Die zaak liet zien dat een klokkenluider iets kan doen in het maatschappelijk belang en daar zelf de dupe van wordt. Dat vond de politiek onwenselijk. Er moest een wet komen die klokkenluiders beschermt en een instituut dat hen adviseert, ondersteunt en in bepaalde gevallen onderzoek doet. De Wet bescherming klokkenluiders (Wbk) is bedoeld voor mensen die een mogelijke misstand signaleren, daar intern melding van maken en niet worden gehoord. Zij mogen vervolgens extern melding doen.”

Cornelis van der Werf: “Mensen zitten er soms mentaal helemaal doorheen. Als de melder het wil, gaan we mee naar een gesprek met de werkgever”

Wat gebeurt er als iemand zich bij het Huis meldt?

Cornelis: “Iedere ochtend zijn wij telefonisch bereikbaar. Iemand kan ook bellen zonder direct zijn naam te noemen. In het eerste contact stellen we vooral vragen. ‘Wat is er aan de hand?’ ‘Wat hebt u al gedaan?’ ‘Is er een dossier?’ En ook: ‘Hoe gaat het met u?’ Vaak zijn ze weggezet, op non-actief gesteld of zelfs ontslagen. Dan helpt het als iemand zegt: ‘Wij luisteren en kijken serieus met u mee.’”

Waaruit bestaat die ondersteuning verder?

Cornelis: “We helpen mensen de weg te vinden in het woud van mogelijkheden. Soms kan iemand naar een vertrouwenspersoon, een integriteitscommissie, een inspectie of een toezichthouder. Als wij zien dat er mogelijk sprake is van een maatschappelijke misstand, kunnen we ook juridische rechtsbijstand of psychosociale ondersteuning bieden. Mensen zitten er soms mentaal helemaal doorheen. Soms gaan we, als de melder dat wil, mee naar een gesprek met de werkgever. Dat is een drempel, want iemand maakt zich dan bekend. Maar het kan helpen om het gesprek weer op gang te brengen en de kwestie terug te leggen waar die hoort: in de organisatie.”

En als dat niet lukt?

Cornelis: “Dan kan iemand vragen of het Huis onderzoek doet. Dat kan gaan over de misstand zelf of over benadeling van de melder. Dat doen we niet vaak, want het Huis mag alleen onderzoeken als het binnen de kaders van de Wet bescherming klokkenluiders (Wbk) valt. Ook is het intensief voor zowel de melder, de werkgever en de getuigen die we horen. Een onderzoek kan al snel een jaar duren. Wanneer er dus snel een oplossing nodig is, is onderzoek niet altijd het beste middel om in te zetten. Bovendien zijn er andere autoriteiten en inspecties met domeinkennis, zoals De Nederlandsche Bank, de Autoriteit Financiële Markten, de Autoriteit Persoonsgegevens of de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit. Pas als het niet binnen hun terrein valt, kan het Huis een laatste mogelijkheid zijn.”

Zijn fraudemeldingen anders dan andere meldingen?

Yvonne: “Fraude is vaak feitelijker te onderzoeken dan sommige andere integriteitsschendingen. Je kunt via documenten, transacties en reconstructies aantonen dat iets niet conform wet- en regelgeving is gegaan. Maar ook bij fraude zijn er grijze gebieden, bijvoorbeeld bij corruptie, giften of belangenverstrengeling. Wat fraude bijzonder maakt, is dat mensen controlemaatregelen bewust omzeilen. Auditors kijken vaak naar de beheersomgeving en interne controles: het vier-ogenprincipe, dubbele handtekeningen, autorisaties. Maar bij fraude maken mensen juist afspraken om daar doorheen te breken. Dan helpt het niet om alleen te constateren dat er een controlemaatregel op papier staat.”

Welke signalen kunnen auditors herkennen?

Yvonne: “Veel signalen zitten aan de gedragskant. Tijdens fraudeonderzoeken kom je bijna altijd mensen tegen die zeggen: eigenlijk wist ik wel dat er iets niet klopte, maar ik kreeg er de vinger niet achter. Dat onderbuikgevoel is belangrijk. Daarom zijn soft controls, cultuur en gedrag zo relevant. Hoe ondersteunt de cultuur integer handelen? Is er ruimte om vragen te stellen? Wordt tegenspraak gewaardeerd? Fraude staat bijna nooit op zichzelf. Vaak zie je ook andere integriteitsschendingen, zoals sociale onveiligheid of grensoverschrijdend gedrag. De omgeving geeft signalen af voordat de fraude volledig zichtbaar wordt.”

Welke patronen zien jullie in sectoren of organisaties waar fraude voorkomt?

Yvonne: “Soms ontstaat fraude door economische druk, branchecultuur of een manier van werken die iedereen normaal is gaan vinden. Binnen de organisatie kijkt niemand er meer van op, terwijl een buitenstaander denkt: wacht even, dit klopt niet. De bouwfraude is daar een voorbeeld van, net als bepaalde fraudezaken in woningcorporaties, onderwijs of zorg. Fraude kan systemisch worden: meerdere factoren houden het patroon in stand en zorgen dat het lang duurt voordat iemand meldt.”

Cornelis: “Daarom zetten wij sterk in op een organisatiecultuur waarin tegenspraak normaal is. Dat vraagt voorzieningen zoals een vertrouwenspersoon, een goede meldregeling en een integriteitscommissie. Maar vooral vraagt het leiderschap dat meldingen waardeert. Het doel is dat iemand niet eerst klokkenluider hoeft te worden voordat een organisatie luistert.”

Welke misverstanden over fraude en meldingen komen jullie tegen?

Yvonne: “Een veelgehoord misverstand is dat nul meldingen betekent dat je het goed doet. Dat is niet waar. Je moet je dan juist afvragen waarom niemand meldt. Kijk dus naar trends. Een plotselinge piek in meldingen zegt iets, maar een enorme daling ook.”

Cornelis: “Corruptie met dollars in een broekzak om een politieagent om te kopen, komt hier misschien weinig voor. Maar dat betekent niet dat fraude en corruptie in Nederland niet bestaan. We denken te vaak: dat gebeurt bij ons niet. Terwijl er ook hier veel gebeurt om binnen het openbaar bestuur een voet tussen de deur te krijgen.”

Yvonne Vlasman: “De kern is: melders zijn vaak loyale en betrokken mensen. Zij verdienen dat hun signaal zorgvuldig wordt behandeld”

En over klokkenluiders zelf?

Yvonne: “Dat klokkenluiders lastig of irritant zijn. Ik begrijp waar dat beeld vandaan komt. Melders zijn soms al jaren met een kwestie bezig en zitten sterk in hun overtuiging. Voor een onderzoeker kan dat ingewikkeld zijn, want je moet feiten kunnen vaststellen. Maar de kern is: melders zijn vaak loyale en betrokken mensen. Zij verdienen dat hun signaal zorgvuldig wordt behandeld.”

Cornelis: “Ik wil het beeld kantelen. Klokkenluiders verdienen maatschappelijke steun. Toch hangt rond klokkenluiders nog vaak iets negatiefs. Dat moeten we omdraaien. Iemand staat niet ’s morgens op met het idee: ik ga eens klokkenluider worden. Vaak is die persoon juist loyaal aan zijn vak, organisatie of professionele standaarden. Door de reactie van de werkgever ontstaat soms een dynamiek waarin iemand opzij wordt gezet. Dan krijgt hij ineens het etiket klokkenluider, terwijl het begon met een loyale medewerker die verantwoordelijkheid nam.”

Welke rol ziet u voor internal audit bij fraude en meldingen?

Yvonne: “De grootste rol zie ik in preventie: kijken naar harde én zachte beheersmaatregelen. Werkt de meldregeling? Wat gebeurt er met meldingen? Worden ze opgevolgd? Wie doet onderzoek? Daar kan internal audit veel waarde toevoegen.”

Moet internal audit een plek zijn waar medewerkers met vermoedens terechtkunnen?

Yvonne: “Dat kan, omdat internal audit gewend is om objectief en onafhankelijk naar signalen te kijken. Tegelijkertijd moet je de formele route niet vergeten. Een meldregeling biedt waarborgen, termijnen en bescherming voor de melder. Internal audit kan prima een gesprekspartner of klankbord zijn, maar moet niet zomaar de rol van formeel meldpunt of onderzoeker overnemen.”

Cornelis: “Iemand op weg helpen is altijd goed. Maar stap niet te snel in de rol van onderzoeker als daar een andere route voor is.”

Kan internal audit zelf onderzoek doen naar een fraudemelding?

Yvonne: “Dat hangt ervan af. Ben je voldoende objectief? Heb je deskundigheid en capaciteit? Als de voorzitter van de raad van bestuur of een commissaris betrokken lijkt, moet je je afvragen of je dit zelf kunt doen. Soms kan het, bijvoorbeeld in opdracht van de auditcommissie. Maar fraudeonderzoek vraagt een andere manier van werken dan een reguliere audit. Betrek ook de externe accountant als de organisatie controleplichtig is. Die heeft recht op relevante signalen.”

Cornelis: “Raden van toezicht en commissarissen kunnen bij integriteitsmeldingen ook een rol krijgen. Vaak zijn ze daar niet goed op voorbereid. Het Huis publiceert daarom handreikingen, onder meer over intern onderzoek en integriteitsbeleid. Die kunnen ook voor internal auditors nuttig zijn.”

Hoe kan internal audit de meldregeling toetsen zonder de vertrouwelijkheid van melders te schenden?

Yvonne: “Dat hangt af van de systematiek. In grotere organisaties loopt melden vaak via een platform. Dan kun je procesmatig onderzoeken: wanneer kwam de melding binnen, wie pakte die op, kreeg de melder tijdig terugkoppeling, zijn termijnen bewaakt? Daar mag internal audit iets van vinden. De vertrouwelijkheid van de melder moet zo veel mogelijk worden beschermd. Tegelijkertijd heeft internal audit soms informatie nodig om het werk goed te doen. Zeg dus niet te snel: vertrouwelijk, dus audit mag er niet in. Denk na hoe het wel kan, bijvoorbeeld met geheimhouding, beperkte toegang en duidelijke protocollen.”

Wat willen jullie internal auditors meegeven?

Cornelis: “Werk mee aan een cultuur waarin mensen zich durven uitspreken. Iedere auditor kan in zijn eigen organisatie bijdragen aan een omgeving waarin tegenspraak normaal is. Dan hoeven mensen minder vaak in de positie van klokkenluider terecht te komen.”

Yvonne: “En als je als internal auditor zelf ergens tegenaan loopt waarvan je niet weet wat je ermee moet, kun je ook bij het Huis voor Klokkenluiders terecht. Auditors zien vanuit hun functie veel voorbijkomen. Juist daarom is het belangrijk dat ook zij weten waar ze advies kunnen vragen.”