Onbekend maakt onbemind: de lerende auditee

Het belang van leren binnen organisaties is in de loop der jaren gegroeid. De interne auditpraktijk biedt bij uitstek een systeem waarbinnen leren kan plaatsvinden, zodat uiteindelijk tot organisatieverbetering kan worden gekomen. Het leren door de auditee speelt hierin een belangrijke rol.

Leren omvat volgens Reichling en Jonker (2015) meer dan corrigeren. Het gaat om het nemen van correctieve en preventieve maatregelen, en uiteindelijk om vernieuwen. Reichling en Jonker (2015) geven verder aan dat in een ideale situatie internal auditing het vermogen tot (zelf) leren van de auditee vergroot. De interne auditor hoeft niet voortdurend verbeteringen binnen de organisatie na te jagen wanneer de auditee zelf continu reflecteert, initiatieven neemt en vervolgens de benodigde stappen zet om duurzame verbeteringen door te voeren in de organisatie.

Weerstand

In de praktijk blijkt echter dat auditees de interne audit niet altijd als waardevol ervaren (Elliot e.a., 2012). Een van de oorzaken van de weerstand aan de zijde van de auditees is dat zij een audit vaak als ‘controle’ ervaren (Reichling en Jonker, 2015, Ma’ayam en Carmeli, 2016). Dit gevoel van ‘gecontroleerd worden’ staat het leren in de weg (Lonsdale en Bechberger, 2011).

Uit onderzoek is gebleken dat deze weerstand kan worden weggenomen wanneer het accent ligt op het lerende aspect van de audit, en het controlerende aspect wat meer naar de achtergrond verschuift. De auditee zal de audit in dat geval als positiever ervaren en meer medewerking verlenen tijdens de audit alsook tijdens het doorvoeren van duurzame verbeteringen in de organisatie (Reichling en Jonker, 2015, Ma’ayam & Carmeli, 2016).

De interne auditor hoeft niet voortdurend verbeteringen binnen de organisatie na te jagen wanneer de auditee zelf continu reflecteert, initiatieven neemt en de benodigde stappen neemt

Gebrek aan kennis en inzicht

Het leren door de auditee is dus belangrijk om tot organisatieverbetering te komen. Er is echter zeer weinig onderzoek verricht naar het leren binnen de interne auditpraktijk en de processen binnen de interne auditpraktijk die het leren door de auditee bevorderen. Dit is een probleem, omdat de auditee een belangrijke rol vervult in het auditproces en het van belang is dat de auditee leert van de audits, zodat tot organisatieverbetering kan worden gekomen. Echter, door het gebrek aan onderzoek naar dit onderwerp ontbreekt binnen organisaties de kennis en het inzicht om te kunnen beoordelen of het leren door de auditee binnen de interne auditpraktijk voldoende wordt ondersteund. Hierdoor kunnen binnen organisaties geen concrete stappen worden genomen om het leren door de auditee te verbeteren.

Doelstelling onderzoek

Het doel van het onderzoek was inzicht te geven in welke factoren bijdragen aan het leren door de auditee. Maar ook op welke wijze de interne auditor en het (senior) management kunnen bijdragen aan het leren door de auditee.

Volgens de literatuur blijkt dat als men binnen de interne auditpraktijk het leren door de auditee wil ondersteunen, er een cultuur dient te heersen waar de auditee en het (senior) management open en transparant met de interne auditor kunnen communiceren. Daarnaast dienen de auditee en het (senior) management verantwoordelijkheid te nemen voor het leren en kan de interne auditor het leren door de auditee ondersteunen door met een gezamenlijke visie te werken, waarbij het leren tijdens verschillende momenten in het auditproces centraal wordt gesteld.

Voorwaarden

Naar aanleiding van literatuuronderzoek zijn de volgende voorwaarden vastgesteld, op basis waarvan kan worden beoordeeld of er binnen een bepaalde organisatie een cultuur heerst waarin sprake is van openheid en transparantie en waarin men verantwoordelijkheid neemt voor het leren.
­

• Voorwaarde 1 – De auditee communiceert open en transparant.

• Voorwaarde 2 – De auditee neemt verantwoordelijkheid voor het leren.

• Voorwaarde 3 – De auditee voelt zich psychologisch veilig om open en transparant te communiceren.

• Voorwaarde 4 – De interne auditor stelt het leren centraal tijdens/na de audit.

• Voorwaarde 5 – Het (senior) management communiceert open en transparant. Hierdoor vervult zij een voorbeeldfunctie die de houding van de auditee positief beïnvloedt.

• Voorwaarde 6 – Het (senior) management neemt verantwoordelijkheid voor het leren van audits door (verbeter)acties op te pakken naar aanleiding van de geleerde lessen.

• Voorwaarde 7 – Het (senior) management neemt verantwoordelijkheid voor het leren door de auditee door beleid op te stellen en betrokkenheid te tonen.

• Voorwaarde 8 – Het (senior) management heeft beleid opgesteld met betrekking tot psychologische veiligheid voor de auditee.

Doorvoering in de praktijk

Door middel van praktijkonderzoek, dertig ingevulde vragenlijsten en vijf diepte-interviews, is nagegaan in hoeverre de voorwaarden zijn doorgevoerd in de interne auditpraktijk. Per voorwaarde is aangegeven in hoeverre de voorwaarde aanwezig is in de interne auditpraktijk.
­

• Voorwaarde 1 (de auditee is open en transparant) is voldoende aanwezig (64%) in de interne auditpraktijk. Er is echter zeker ruimte voor verbetering, omdat auditees niet altijd transparant en open communiceren, of (in meer dan de helft van de gevallen) bewust informatie achterhouden. Maar ook vanwege politieke afwegingen worden auditees belet om openheid van zaken te geven en relevante informatie te verstrekken.

• Voorwaarde 2 (de auditee neemt verantwoordelijkheid voor het leren) is onvoldoende aanwezig (20%) in de interne auditpraktijk. Verbetering is nodig, omdat auditees niet altijd gemotiveerd genoeg lijken te zijn om zelf verantwoordelijkheid te nemen voor het leren (van interne audits).

• Voorwaarde 3 (de auditee voelt zich psychologisch veilig) is voldoende aanwezig (51%) in de interne auditpraktijk. Er is echter zeker ruimte voor verbetering, met name omdat dit een belangrijke voorwaarde betreft en de score tegen een onvoldoende aan zit. Er is (soms) sprake van een gevoel van psychologische onveiligheid, dat ten koste gaat van een open en transparante houding van de auditee ten opzichte van de audit en de auditor.

• Voorwaarde 4 (de interne auditor stelt het leren centraal tijdens/na de audit) is onvoldoende aanwezig (38%) in de interne auditpraktijk. Verbetering is nodig, omdat de helft van de interne auditors het leren tijdens de interne audit niet centraal stelt en omdat de gezamenlijke visie – leren is een beter doel dan controleren – (soms) niet wordt toegepast door de interne auditors.

• Voorwaarde 5 (het (senior) management is open en transparant) is grotendeels aanwezig (77%) in de interne auditpraktijk. Het (senior) management verstrekt volgens het merendeel van de interne auditors de gevraagde informatie.

• Voorwaarde 6 (het (senior) management neemt verantwoordelijkheid voor het leren van audits) is onvoldoende aanwezig (43%) in de interne auditpraktijk. Verbetering is nodig, omdat het (senior) management in meer dan de helft van de gevallen geen serieuze acties onderneemt met betrekking tot de auditbevindingen.

• Voorwaarde 7 (het (senior) management neemt verantwoordelijkheid voor het leren door de auditee) is voldoende aanwezig (66%) in de interne auditpraktijk. Er is echter zeker ruimte voor verbetering, omdat het (senior) management niet voldoende de verantwoordelijkheid neemt voor het leren door de auditee. En ondanks dat het (senior) management voorziet in leersystemen en leermogelijkheden laat het management het verder aan de auditee zelf over wat hij hiermee doet.

• Voorwaarde 8 (het (senior) management heeft beleid opgesteld met betrekking tot psychologische veiligheid) is onvoldoende aanwezig (33%) in de interne auditpraktijk. Verbetering is nodig, omdat in de huidige interne auditpraktijk het (senior) management niet genoeg doet om de psychologische veiligheid en tolerantie van fouten te bevorderen. Volgens de literatuur is dit echter wel nodig om een cultuur te creëren waarin de auditee open en transparant communiceert en zich veilig voelt om fouten te maken.

Geen openheid van zaken

Al met al blijkt in de praktijk dat een groot deel van de auditees niet altijd bereid is openheid van zaken te geven en soms zelfs bewust informatie achterhoudt. Ondanks dat uit het praktijkonderzoek blijkt dat het (senior) management open en transparant communiceert. Verder neemt het overgrote deel van de auditees geen verantwoordelijkheid voor het leren van audits.

Het blijkt dat in de meeste gevallen het (senior) management geen beleid heeft opgesteld ter bevordering van de psychologische veiligheid

De reden hiervoor kan worden gevonden in de observering dat de auditee zich in de praktijk niet voldoende psychologisch veilig voelt, en in de observering dat het (senior) management en de interne auditor niet voldoende doen om het leren door de auditee te ondersteunen. Zo blijkt dat in de meeste gevallen het (senior) management geen beleid heeft opgesteld ter bevordering van de psychologische veiligheid, het (senior) management niet altijd verantwoordelijkheid neemt voor het implementeren van geleerde lessen uit audits, en betrokkenheid bij het leren door de auditee onvoldoende is geborgd. Verder blijkt dat, hoewel bijna alle interne auditors van mening zijn dat het leren van audits een beter doel is dan controle, zij maar in de helft van de gevallen het leren centraal stellen tijdens de audit.

Vollediger beeld

In figuur 1 wordt weergegeven op welke wijze deze voorwaarden zich tot elkaar verhouden voor een vollediger beeld. De kleuren zoals opgenomen in dit stroomschema corresponderen met de gemiddelde score per voorwaarde. Groen betekent dat op deze voorwaarde ‘goed’ wordt gescoord (meer dan 75%) in de huidige auditpraktijk, oranje staat voor ‘voldoende’ (tussen de 50% en 75%) en rood voor ‘onvoldoende’ (onder de 50%).

Adviezen

Tot slot is uit dit onderzoek gebleken dat het leren door de auditee in de interne auditpraktijk onvoldoende wordt ondersteund. Vastgesteld is dat dit waarschijnlijk een gevolg is van de observatie dat er onvoldoende ondersteuning is vanuit de interne auditor en het (senior) management. De volgende adviezen zijn gegeven om deze ondersteuning te verbeteren:
­

• Advies 1 – Het (senior) management dient specifiek beleid op te stellen ter bevordering van de psychologische veiligheid.

• Advies 2 – De interne auditor dient het leren tijdens elke audit centraal te stellen en te werken met een gezamenlijke visie.

• Advies 3 – Het (senior) management dient verantwoordelijkheid te nemen voor het leren van de audits door de auditresultaten serieus te nemen en naar aanleiding van geleerde lessen verbeteracties door te voeren.

• Advies 4 – Het (senior) management dient verantwoordelijkheid te nemen voor het leren door de auditee door actief beleid op te stellen omwille van betrokkenheid en het leren door de auditee te ondersteunen.

Discussie

Er is een aantal beperkingen te benoemen bij het uitgevoerde onderzoek. Ten eerste is ervoor gekozen om alleen interne auditprofessionals te betrekken in het onderzoek, zonder onderscheid te maken tussen interne auditors, auditmanagers en hoofden van de IAF. Ook zijn er geen leden uit het (senior)management betrokken, noch werknemers die in de rol van auditee deelnemen aan interne audits. Tijdens het praktijkonderzoek is dus enkel gekeken vanuit het perspectief van de interne auditor. Dit perspectief is dus subjectief. Immers, de interne auditor kan zich alleen een mening vormen op basis van hetgeen het (senior) management en de auditee laten zien en de interne auditor kan bij deze partijen maar zeer beperkt een ‘kijkje achter de schermen’ nemen om te zien of bijvoorbeeld bepaalde informatie wordt achtergehouden. Het is dan ook mogelijk dat de uitkomsten in dit onderzoek anders zijn wanneer er gekozen wordt voor de auditee(s) en/of het (senior) management als doelgroep van het praktijkonderzoek.

Leren door de auditee binnen de interne auditpraktijk is nog een onderbelicht onderwerp in de literatuur

Ten tweede is er slechts een beperkt aantal interne auditors betrokken bij het onderzoek, waarbij slechts vijf van hen de gelegenheid hebben gehad om hun antwoorden uitgebreid nader toe te lichten. Hiermee vergeleken waren de toelichtingen van de andere 25 respondenten zeer beknopt. Aangezien dit onderzoek een eerste schets vormt met betrekking tot het leren door de auditee binnen de interne auditpraktijk is dit niet onoverkomelijk, maar een grotere steekproef zou mogelijk andere uitkomsten kunnen geven.

De laatste beperking is dat het leren door de auditee binnen de interne auditpraktijk nog een onderbelicht onderwerp is in de literatuur. Hierdoor bestaat er geen kant-en-klaar beoordelingskader dat gebruikt kan worden om het leren door de auditee te beoordelen. Op basis van de beschikbare literatuur is gepoogd tot een beoordelingskader te komen. Dit hoeft echter geen sluitende lijst te zijn, in die zin dat het mogelijk is dat er ook andere voorwaarden van belang zijn.