“Ik streef naar veel meer datagedreven werken”

Esther Olierook, manager Verbetermanagement & Audit van Stichting Woonbron, over de kwetsbaarheid van een kleine IAF.

Kunt u iets vertellen over Stichting Woonbron en de interne auditfunctie (IAF)?

“Stichting Woonbron (hierna Woonbron) is een woningcorporatie met 45.000 woningen en 4000 overige vastgoedeenheden in Rotterdam, Nissewaard, Delft en Dordrecht. Wonen is een basisbehoefte. Wij zorgen voor goed en betaalbaar wonen voor huishoudens met een smalle beurs. Kwetsbare mensen kunnen op ons rekenen. De IAF van Woonbron bestaat uit drie fte, inclusief mijzelf. We maakten gebruik van externe inhuur ter vervanging van de vacature internal auditor. Sinds februari 2020 zijn wij weer een compleet team met drie fte internal auditors. Allen hebben wij de post-masteropleiding in Rotterdam gevolgd. Ik ben al in het bezit van de RO-titel en de twee auditors hebben de opleiding afgelopen kwartaal afgerond.”

Welk type onderzoeken voert de IAF uit?

“Wij voeren met name operational en compliance audits uit. In 2017-2018 hebben wij voor het eerst een behavioural audit uitgevoerd, samen met een externe partij. Voor specialistische audits zoals IT-audits huren wij specialisten in. Als IAF begeleiden wij de externe partij en voeren we samen deze specialistische audits uit zodat de kennis geborgd is binnen de IAF. Wij voeren geen werkzaamheden uit voor de controle op de jaarrekening. Deze samenwerking met de externe accountant verloopt primair via de afdeling Control. Uiteraard werken we wel samen met de externe accountant op basis van het gedachtegoed van de three lines of defense (3LoD). Samen met de afdeling Control stellen we het plan op voor de jaarrekeningcontrole. Daarnaast maakt de externe accountant gebruik van onze onderzoeken en werkzaamheden.”

Voeren jullie tweedelijnstaken uit?

“Formeel heeft de IAF geen tweedelijnstaken, maar soms voeren we wel onderzoeken uit samen met de collega’s van de tweede lijn. De adviseurs Verbetermanagement (vier fte) verrichten met de business de continue verbetertrajecten voor de belangrijkste proces(ketens) aan de hand van de Lean-methodiek. De collega’s van beide teams Verbetermanagement & Audit hebben veel overleg en delen waar nodig kennis en resultaten uit de continu verbetertrajecten en de audits. Ook vindt overleg plaats met andere collega’s uit de tweede lijn zoals de afdeling Control. Deze samenwerking en kennisdeling wordt steeds intensiever. De afdelingen werken immers aan hetzelfde doel om de interne sturing en beheersing te verbeteren.”

Met welke uitdagingen krijg je als kleine IAF te maken?

“Met drie fte IAF zijn we kwetsbaar als er ziekte is of als iemand vertrekt. Omdat ik zelf met name de review en ‘challengerol’ heb en daarnaast als chief audit executive opereer, blijft er weinig tijd over. In de auditplanning is geen ruimte voor uitval. Bij ziekte of vertrek van een collega overleg ik met de raad van bestuur of wij de planning voortzetten met – tijdelijke – inhuur of dat we de planning aanpassen. Mocht dat laatste het geval zijn, dan overleg ik dat tevens met de voorzitter van de auditcommissie.”

Algemene informatie
Aantal fte organisatie: circa 615
Aantal fte: IAF 3
Rapporteert aan: raad van bestuur

Op welke manier vindt kwaliteitsborging plaats?

“Eind 2019 hebben wij voor de eerste keer het IIA Certificaat Kwaliteitstoetsing behaald. Officieel nemen wij het certificaat in het eerste kwartaal van 2020 in ontvangst. Het is best een uitdaging voor een kleine IAF om aan de IPPF-standaarden te voldoen. Ik ben wel van mening dat we daar op een pragmatische wijze mee om moeten gaan. Wij zijn niet in het leven om alles – overmatig – te documenteren, maar om bij te dragen aan de verbetering van de interne sturing en beheersing. Om de kwaliteit te borgen, werken wij in diverse netwerken, waaronder het netwerk van de Vernieuwde Stad Auditors (DVS), aan een peerreview-samenwerking. Hiervoor maken wij gebruik van een standaard checklists. Om de standaard goed neer te zetten volgen wij in 2020 de reviewtraining bij het IIA. Wij zien overigens veel toegevoegde waarde in het uitbreiden en onderhouden van onze netwerken én de blik gericht houden op ontwikkelingen in de omgeving. De capaciteit die je daar deels voor inlevert ten aanzien van de operationele taken verdient zich dubbel en dwars terug in de kwaliteitsverbetering van onze adviezen en rapporten.”

Hoe blijft u op de hoogte van actuele ontwikkelingen?

“Ik blijf op de hoogte van de ontwikkelingen door het lezen van diverse publicaties en nieuwsbrieven van het IIA, NBA, NOREA en de grote accountantskantoren. Tevens neem ik deel aan seminars en volg ik diverse opleidingen en trainingen. Ook ga ik periodiek naar (PAS) IIA-bijeenkomsten.”

Welke adviezen hebt u voor andere kleine IAF’s?

“Om relevant te blijven voor de business is het belangrijk om een duidelijke positionering binnen de 3LoD te hebben in relatie tot de andere functies in de tweede lijn. Bespreek met de opdrachtgevers – raad van bestuur en raad van commissarissen – binnen welke bandbreedte en vanuit welke rolinvulling de IAF de meeste toegevoegde waarde kan leveren. Profileer jezelf als businesspartner/adviseur die waar nodig de rug recht houdt én flexibel is.”

Wat is de ambitie van de IAF op de langere termijn?

“Voor de afdeling Verbetermanagement & Audit heb ik het streven om veel meer datagedreven te gaan werken. Momenteel onderzoek ik welke data science-opleiding en tooling daar het best bij past. Ook hebben wij recent een GRC-module geïmplementeerd. Het zou fantastisch zijn als alle collega’s in de 3LoD deze ondersteuning gebruiken om zicht en grip te krijgen op de meest belangrijke aspecten om uiteindelijk een goede flow te krijgen in de interne sturing en beheersing.”