“Voorkom biases, zorg dat je jezelf kent”

Volgens de Dikke van Dale is de Nederlandse vertaling van ‘bias’ ook wel ‘vooroordeel’ of ‘vooringenomenheid’. In hoeverre heeft de internal auditfunctie (IAF) te maken met biases en wat zijn hiervan de gevolgen? In dit vierluik over biases vertellen Theresia Gommans, Dirk Willem Huizinga, Miranda Lokkers en Lieke Franken over hun perspectieven en ervaringen.

“Zorg dat je jezelf kent. Weet wat je drijfveren zijn en welke ervaringen en overtuigingen voor jou bepalend zijn. Zelfreflectie is een onderwerp waar veel aandacht aan moet worden besteed. Je bent nooit uitgeleerd.” Dat zegt Theresia Gommans, directielid van de Gemeentelijke Accountantsdienst Den Haag.

 In hoeverre moet een auditor op zijn hoede zijn voor biases?

“De vraag stellen is de vraag beantwoorden. Iedereen die zich verdiept in het menselijk gedrag leert vanzelf dat niemand zonder (voor)oordeel is. Dit hebben we ook nodig anders is het leven wel erg vermoeiend. Het is fijn dat je er niet telkens over na hoeft te denken dat je moet stoppen voor een rood stoplicht. Dat hoeven we elkaar niet meer uit te leggen. Maar veel is niet vanzelfsprekend. Het is daarom goed te beseffen dat onder andere onze opvoeding, overtuigingen en ervaringen uiteindelijk bepalen hoe je naar de wereld kijkt en welke (voor)oordelen je hebt.”

“Als je bijvoorbeeld met iemand op dezelfde golflengte zit, heb je de neiging iemand eerder te geloven”

“Iedereen heeft te maken met biases, auditors zijn daarop geen uitzondering. Als auditor is het belangrijk je hiervan bewust te zijn en er extra alert op te zijn. Dat begint al bij de start van een onderzoek, want hoe loop jij binnen bij de auditee, met welke blik bekijk je de auditee, wat is het normenkader en is deze voor iedereen helder en eenduidig? Als je bijvoorbeeld met iemand op dezelfde golflengte zit, heb je de neiging iemand eerder te geloven. We zijn getraind om naar feiten te kijken, maar wat neem je impliciet aan? Daarom is het goed om je daar als auditor extra bewust van te zijn en daarbij ook te blijven kijken naar de feiten en jouw overtuigingen over het onderwerp en de auditee. Zeker gezien de rol van een auditor binnen een organisatie is het belangrijk daar extra alert op zijn.”

Betrapt u zichzelf er weleens op dat biases u beïnvloeden tijdens uw (audit)werk?

“Daar kan ik nu natuurlijk geen nee meer op zeggen! Uiteraard is dat zo. Hoe meer je weet over hoe je zelf in het leven staat, hoe meer je jezelf daar ook op kunt betrappen. Gedachten als: wat een lastig persoon, of: waarom is dit nu nóg niet geregeld, zijn typisch van die gedachten waarvan je aanvoelt dat er sprake is van een zeker vooroordeel. Een voorbeeld waar ik aan moet denken is een onderzoek uit het verleden naar subsidieverlening aan instellingen waarbij tekorten ontstonden. Daar had ik op voorhand al een bepaald oordeel over, omdat ik die instellingen als consument ook zelf bezoek. Het is belangrijk om bij de start stil te staan hoe je voorkomt dat deze beelden een verkeerde rol spelen in het onderzoek.”

“Heel belangrijk is het om een onderzoek niet alleen te doen. Met een collega kunnen sparren over het verloop en de uitkomst van een onderzoek helpt enorm. Ervaringen van anderen, die je zelf mogelijk nog niet hebt, zorgen voor een betere duiding van gedrag. Zo werd ik ooit tijdens een opdracht overvallen door een – in mijn ogen – overdreven emotionele reactie. Ik dacht: wat gebeurt hier? Mijn collega gaf op een later moment aan dat dit type gedrag mogelijk weleens een indicatie kon zijn voor fraude. Iets waar ik in de betreffende context niet direct aan dacht, omdat ik in de basis uitga van een goede intentie. Ervaringen van anderen kunnen dus echt helpen om gedrag te duiden en om een brede blik te houden. Daarnaast zijn we natuurlijk opgeleid in het doen van goed onderzoek, in zaken als het toepassen van hoor en wederhoor. Dat helpt ook om biases uit het onderzoek te halen en te houden. Een divers team is ook belangrijk, ook als het gaat om verschil in leeftijd en levenservaring. Regelmatig evalueren helpt daarbij ook.”

Bent u er weleens van beschuldigd vooringenomen te zijn tijdens een audit?

“Ja, uiteraard. Soms kun je net even te scherp zijn en dan kun je dat verwijt krijgen. Een van de oorzaken kan zijn dat de verwachtingen aan de voorkant van de opdracht niet duidelijk genoeg zijn aangegeven. Het komt in de praktijk ook voor dat je merkt dat er nog zaken spelen die niet direct in scope zijn, maar die wel bepalend voor de context zijn. Je kunt dan voor de voeten geworpen krijgen dat je bepaalde onderwerpen – ten onrechte – niet adresseert. Het is daarom onder andere van belang te blijven nadenken over de politieke gevolgen van een opdracht, dat is een belangrijk aspect, zeker voor ons, de Gemeentelijke Accountantsdienst Den Haag, omdat al onze rapporten openbaar zijn.”

Hoe ga je als auditor om met biases bij je auditee of opdrachtgever?

“Het is heel belangrijk om aan de voorkant te spreken over wat wel en wat niet kan. Ik stel vaak de vraag aan een opdrachtgever: ‘Als er straks een rapport ligt, wat wil je er dan mee doen?’ Ik ben dan op zoek naar de vraag achter de vraag. Sommige opdrachtgevers zijn daar open over, sommigen niet. Je wilt voorkomen dat je wordt ingezet voor een onderzoek naar personen. Wij moeten ons daarom altijd afvragen hoe we ervoor kunnen zorgen dat we onafhankelijk en onpartijdig blijven en of de opdracht er wel een is die voor ons bestemd is.”

“Zoom bij een audit regelmatig uit, wat gebeurt er in de context. Vraag je af: wat gebeurt hier nu én waarom gebeurt het?”

Welke tip hebt u voor de minder ervaren auditor als we het hebben over biases?

“Zorg dat je jezelf kent. Weet wat je drijfveren zijn en welke ervaringen en overtuigingen voor jou bepalend zijn. Zelfreflectie is een onderwerp waar veel aandacht aan moet worden besteed. Je bent nooit uitgeleerd. Zoom bij een audit regelmatig uit, wat gebeurt er in de context. Vraag je af: wat gebeurt hier nu én waarom gebeurt het? Zorg dat je met elkaar een proces hebt ingericht met de juiste kwaliteitsvereisten en ga hier zorgvuldig mee om, dan kun je al een hoop biases wegnemen. Ik denk trouwens dat dit advies voor iedereen geldt, ook voor de meer ervaren auditors.”