Biases: deal with it!

Volgens de Dikke van Dale is de Nederlandse vertaling van ‘bias’ ook wel ‘vooroordeel’ of ‘vooringenomenheid’. In hoeverre heeft de internal auditfunctie (IAF) te maken met biases en wat zijn hiervan de gevolgen? In dit vierluik over biases vertellen Theresia Gommans, Dirk Willem Huizinga, Miranda Lokkers en Lieke Franken over hun perspectieven en ervaringen.

Lieke Franken won in 2019 de SVRO-scriptieprijs voor haar onderzoek naar gender bias bij auditors. De centrale vraag van het onderzoek was: hebben gender van de auditee en de auditor effect op de oordeelsvorming van auditors en hoe wordt dit effect verklaard? Voor dit vierluik waren we bij Franken dus aan het goede adres.

In hoeverre moet een auditor op zijn hoede zijn voor biases?

“Op je hoede zijn klinkt nogal negatief. Ik zou eerder zeggen dat auditors zich bewust moeten zijn van biases. Maar eigenlijk geldt dit voor iedereen, niet alleen voor auditors. Want iedereen heeft in het dagelijks leven te maken met biases. Iedereen kijkt namelijk met een gekleurde blik naar de werkelijkheid, en dat is ook zeer menselijk. Wat het voor auditors anders maakt, is dat auditors een bijna plechtige belofte doen om onafhankelijk en objectief te zijn. In mijn optiek is dit bijna niet waar te maken. Dat is aan de ene kant niet erg: je mag best erkennen dat je als auditor nu eenmaal ook maar een mens bent. Aan de andere kant is het natuurlijk wél problematisch gegeven de aard van het werk van auditors.”

“Auditors, stel jezelf de vraag: hoe kom ik tot mijn oordelen en ben ik daarin objectief? Natuurlijk heb je daarvoor zaken als je onderzoeksopzet en je normenkader. Dat is ontzettend relevant en randvoorwaardelijk voor het doen van goed onderzoek. Maar het is een illusie dat je daarmee alle biases uitsluit. De beroepsgroep vraagt dit wel van je, dus aan auditors de taak om zoveel mogelijk te doen om dit waar te maken. Door met dit thema bezig te zijn worden we ons bewust van wat er nog te verbeteren is en van de uitdagingen die er zijn om zo goed mogelijk om te gaan met de biases die bestaan.”

“Botst het met iemand, dan ligt het gevaar zelfs op de loer dat er vooral de nadruk op het negatieve wordt gelegd”

“Het is echter heel lastig om je continu zelf bewust te zijn van je biases. Daarom moet je het hierover hebben met elkaar, bijvoorbeeld in je auditteam. Toen ik werkte bij de Algemene Rekenkamer stelden we elkaar bijvoorbeeld na een interview wel de vraag: ‘Wat heb jij uit het gesprek gehaald?’ Dit bleek soms best wel te verschillen. En dan ga je samen op zoek naar hoe dat komt. Om daar achter te komen is het nodig om het gesprek te voeren over jezelf en de ander als persoon en niet alleen over de inhoud. Dit vergt kwetsbaarheid en zelfreflectie en het vergt ook moed om elkaar daarover te bevragen. Dit is lastig, want als auditors zijn we erg van de inhoud. Omdat we objectief willen en moeten zijn is het ingewikkeld om dit gesprek te voeren, want wat als je onderkent dat je misschien met een gekleurde blik hebt gekeken? Betekent dit dan dat je je werk niet goed hebt gedaan? Dat is spannend.”

Betrapt u zichzelf er weleens op dat biases u beïnvloeden tijdens uw (audit)werk?

“Tijdens gesprekken en interviews merk ik dat wanneer je als auditor iemand interviewt waarmee je een klik hebt, bijvoorbeeld omdat iemand op je lijkt, je onbewust misschien wat meer de positieve kanten of verklaringen ziet. Terwijl als je die klik niet hebt, je sneller iets negatiefs ziet. Botst het met iemand, dan ligt het gevaar zelfs op de loer dat er vooral de nadruk op het negatieve wordt gelegd. Misschien ga je er zelfs wel naar op zoek. Een prettige samenwerking met iemand, een persoonlijke klik kan dus leiden tot een ietwat roze bril, en andersom. Dit mag natuurlijk niet gebeuren in je werk. Daarom is het belangrijk om je ervan bewust te zijn dat dit echt een valkuil kan zijn. Mogelijke biases met elkaar bespreken, is een belangrijk mechanisme om bewustzijn te vergoten en om jezelf en anderen te kunnen challengen. Maak een gesprek hierover normaal en voer niet alleen het gesprek als er iets niet goed is gegaan.”

Bent u er weleens van beschuldigd vooringenomen te zijn tijdens een audit?

“Nee, ik ben er nog nooit van beschuldigd dat ik mensen met een bepaald vooroordeel tegemoet treedt. Wel denken mensen dat je als auditor altijd op zoek bent naar wat niet goed is. Dit kan de manier waarop je naar de werkelijkheid kijkt best wat negatiever kleuren.”

“Een anekdote over een situatie waar ik mezelf heel bewust was van bepaalde vooroordelen die ik had: ik heb als twintiger, aan het begin van mijn loopbaan, eens een audit gedaan met een collega die ongeveer even oud was als ik. We kwamen voor een interview binnen in een kamer met vijf mannen van middelbare leeftijd. Ik voelde mezelf een beetje ongemakkelijk, en ik zag hen ook een beetje vreemd opkijken. Maar wat er daarna gebeurde was heel goed: een van de mannen zei: “Nou, dat hadden we niet verwacht.” Vervolgens moesten we allemaal lachen en hebben we het er even over gehad. Dat was prettig. Het klaarde de lucht omdat deze tegenstelling toch wat ongemakkelijk voelde. Hun beeld van een standaard auditor was niet: twee vrouwen van rond de 25. En ook mijn eerste beeld was: oei, vijf wat oudere mannen, gaat dit wel goed?”

“Overigens verbaast het me niet dat ik nog nooit ben gewezen op vooringenomenheid. Als auditee lijkt het me namelijk heel spannend om een auditor hierop te wijzen. Je komt als auditor vaak binnen om ergens een oordeel over te geven. Dat brengt een bepaalde ‘machtspositie’ met zich mee. Om als auditee dan zoiets bespreekbaar te maken, dat is hartstikke lastig. Dat moeten we als auditors niet onderschatten. We moeten ons heel bewust zijn van onze positie en hoe anderen tegen een audit kunnen opzien. Dit hebben we misschien niet altijd door. Je kunt niet van een auditee verwachten dat deze dit altijd bespreekbaar maakt en dus moeten we hier als auditors zelf extra goed op letten.”

Hoe ga je als auditor om met biases bij je auditee of opdrachtgever?

“Dat is een lastige vraag. Het ‘goede’ antwoord is natuurlijk: spreek je uit. Maar dit is veel makkelijker gezegd dan gedaan, want je hierover uitspreken is best wel spannend. Om dit te kunnen doen, is het belangrijk om een cultuur en ondersteunende structuur te creëren om dit uitspreken ook makkelijk te maken. Bijvoorbeeld door biases standaard te bespreken met de opdrachtgever. En door hier in je team ook standaard aandacht aan te besteden in de voorbereiding op een audit. Wat betekent diversiteit van ons team bijvoorbeeld voor de audit? De drempels om dit soort gesprekken te voeren moeten we verlagen. We moeten het onszelf makkelijker maken. Kijk ook naar de integriteitsschandalen, zoals bij The Voice. Die maakten maar weer eens duidelijk dat je het durven en kunnen uitspreken wel mogelijk moet maken. Daarnaast is het ook noodzakelijk om als individu de verantwoordelijkheid te voelen om dit soort zaken aan de orde te stellen.”

“Vat het hebben van biases niet op als iets negatiefs. Het hoort erbij”

Welke tip hebt u voor de minder ervaren auditor als we het hebben over biases?

“De jongere generatie is misschien al iets meer bezig met dit thema. Dus ik zou het volgende eigenlijk mee willen geven aan alle auditors:
­­

• Wees jezelf bewust van je eigen biases. Zonder zelfbewustzijn kom je nergens.
• Uiteraard is het belangrijk het gesprek te voeren over biases. Maar dit gesprek voeren gaat niet vanzelf. Je moet daarvoor de juiste randvoorwaarden creëren. Hiervoor ligt een verantwoordelijkheid bij elk individu, maar zeker ook bij de beroepsgroep, opleiders en leidinggevenden. Zorg ervoor dat je een structuur creëert dat dit gesprek gevoerd wordt. Een aantal opties daarvoor: plan vaste momenten hiervoor in tijdens je audit, besteedt aandacht aan biases in de opleiding, wijs iemand in je team aan als ‘advocaat van de duivel’ in een gesprek, et cetera.
• Zorg voor een divers team. Zorg voor verschillende invalshoeken. Dat helpt!”
• Ten slotte: vat het hebben van biases niet op als iets negatiefs. Het hoort erbij. Zie het als een mooie kans om er iets mee te doen. Dan wordt het gesprek hierover geen struikelblok, maar juist een kans om nog iets objectiever te kunnen zijn.”