“Audits hoeven geen ‘moetje’ te zijn”

Impact. Het is een woord dat vaak valt in gesprekken over internal audit, maar wat betekent het in de praktijk? Hoe zorg je ervoor dat een auditafdeling niet alleen controleert, maar daadwerkelijk bijdraagt aan de koers van de organisatie? Voor dit vierluik delen Maya de Waal en Robert Langbroek, Judith Collier, Jean-Jacques Bistervels en Arwen Zadelaar  hun visie op impact.

“Niet alleen rapporten opleveren of kaarten uitdelen, maar tijdig aanschuiven bij belangrijke ontwikkelingen en het goede gesprek aangaan met de verantwoordelijken.” Dat stelt Jean-Jacques Bistervels, manager en sleutelfunctiehouder Interne Audit bij Bovemij.

Welke rol speelt internal audit in de strategie van de organisatie?

“Binnen Bovemij Group vervult de afdeling Interne Audit een duidelijke strategische rol als kritische sparringpartner. Niet door zelf de koers van het bedrijf uit te stippelen, maar door scherp te kijken naar de plannen die daarvoor worden gemaakt. Tijdens de strategie- en planvorming duiken we als team diep in de businessplannen van managementteams en de raad van bestuur. Dit stelt ons als interne auditors in staat om als challenger op te treden. Wij toetsen de uitwerking, onderbouwing voor resultaten van de plannen, én controleren of deze voldoen aan de voor de sector geldende spelregels. Het doel? Inzicht bieden in waar het beter kan. Door kritische vragen te stellen en verbeterpunten zichtbaar te maken, dragen wij bij aan robuustere plannen en een sterker proces.”

Heb je een voorbeeld waar internal audit aantoonbaar het verschil maakte?

“Hoewel concrete voorbeelden vaak vertrouwelijk zijn, is de invloed aantoonbaar. Door onze aanpak is bijvoorbeeld het thema interne beheersing expliciet in de strategische plannen opgenomen. Daarnaast zijn op basis van onze adviezen door het management verbetertrajecten gestart bij diverse onderdelen van onze organisatie. Dat bewijst dat internal audit niet alleen afdelingen of processen beïnvloedt, maar de bedrijfsvoering van de groep in zijn geheel.”

Wanneer is een auditafdeling volgens jou écht impactvol?

“Audits hoeven geen ‘moetje’ te zijn. Bij Bovemij Group werken we eraan om onderzoeken, waaronder audits, te benutten als een instrument voor continue verbetering van de bedrijfsvoering. Dat vraagt om een actieve rol van de afdeling Interne Audit die ook daarop is gericht. En niet alleen rapporten opleveren of kaarten uitdelen, maar tijdig aanschuiven bij belangrijke ontwikkelingen en het goede gesprek aangaan met de verantwoordelijken. Daarom mag en moet de interne auditor ook naar voren treden. Het is wat clichématig, maar de afdeling kiest daarbij voor een aanpak als ‘bedrijfsdokter’ die zich objectief en onafhankelijk opstelt, maar niet afstandelijk. Door te reflecteren op bedrijfsdoelstellingen en processen, zowel via korte als lange(re) onderzoekscycli, wordt feedback gegeven die helpt om strategische keuzen te versterken. Tegelijkertijd blijft de verantwoordelijkheid voor uitvoering en besluitvorming bij het management liggen. Deze werkwijze maakt van de afdeling Interne Audit een partner in organisatieverbetering.”

Wat moet een auditafdeling nadrukkelijk niet doen?

“Een van de belangrijkste principes voor interne auditors is het bewaken van de eigen rol. Het overnemen van managementverantwoordelijkheid is een valkuil die vermeden moet worden. Keuzen die bij het management horen, moeten en mogen niet door de auditfunctie worden gemaakt. Deze mindset is cruciaal om objectief te blijven en niet onderdeel van het probleem te worden. De kracht van de interne audit ligt juist ook in het adviseren over – of schetsen van – opties, het challengen van de lijnen (zoals De Nederlandsche Bank het noemt), het bieden van inzichten of vooruitzichten (foresight), aanvullend op het uitvoeren van toetsende onderzoeken zoals audits. Dat zijn de middelen waarmee auditors waarde toevoegen. Niet in het nemen van beslissingen. En daar moet je je dus niet toe laten verleiden. Het vernieuwde three lines model en de GIAS bieden voor het genoemde palet aan middelen veel meer ruimte voor de interne auditor.”

“Elke vraag van het management of bestuur verdient een gesprek”

Welk advies geef je andere auditafdelingen om hun impact te vergroten?

“Impact creëren als interne auditor vraagt om meer dan het uitvoeren van standaardopdrachten. Het begint met het vermijden van de timmerman-met-de-hamermentaliteit, waarbij elk probleem wordt gezien als een spijker die met dezelfde oplossing moet worden aangepakt. Elke vraag van het management of bestuur verdient een gesprek. Samen verkennen welke ‘producten’ en interventies het meest passend zijn voorkomt een one-size-fits-allbenadering. Bespreek expliciet wat stakeholders willen zien en ontvangen. Binnen het three lines model zijn het bestuursorgaan en het management immers cruciale stakeholders, en die relatie vraagt om maatwerk en dialoog. Een extra advies: leg ook duidelijk uit welke nieuwe beroepsspelregels gelden voor internal audit. Deze GIAS-regels zijn lang niet altijd bekend bij het management en de bestuurders (zowel directeuren en commissarissen). Transparantie hierover versterkt begrip en vertrouwen en daarmee de impact van de interne auditfunctie.”