Auditor, bespreek de bias!

Wie heeft de waarheid in pacht? En is de auditor altijd een objectieve waarheidsverkondiger? Nee! De auditor is ook mens en elk mens is vatbaar voor systematische denkfouten, ofwel biases. Leon Yap en Nick Benschop, beiden verbonden aan expertisecentrum eBRIDGES aan de Erasmus Universiteit, deden onderzoek naar biases die auditors kunnen tegenkomen.”

Het rapport Waarheidsv(er)inding in een wereld vol feiten, ficties en frames is in opdracht van IIA Nederland door de volgende onderzoekers van eBRIDGES aan de Erasmus Universiteit opgesteld: prof.dr. Mark van Twist, prof.dr. Arno Nuijten, Reinier Roest MSc, dr. Nick Benschop, Leon Yap MSc, Gulet Barre MSc en Mei-Wen Oolgaard MSc.

Wat was de aanleiding voor jullie onderzoek?

Nick Benschop: “De post-masteropleidingen IT Auditing & Internal Auditing aan de Erasmus Universiteit – waar wij mee samenwerken – sluiten ieder collegejaar af met een symposium met een thema dat relevant is voor de beroepsgroepen. Dat ging destijds over ‘waarheidsvinding in een wereld vol feiten en frames’. De wereld wordt steeds complexer. De vraag is of wat voor je ligt de waarheid is en of je niet wordt misleid. Het IIA reageerde enthousiast op dit thema en vindt het relevant voor de beroepsgroep. Naar aanleiding daarvan gingen wij een samenwerking aan om dit onderzoek uit te voeren.”

Wat wordt bedoeld met de titel: ‘waarheids(ver)binding’?

Leon Yap: “Als auditor ben je met veel mensen in gesprek en je ziet veel data. Dat moet je allemaal met elkaar verbinden om zo de werkelijkheid te achterhalen. Waarheidsverbinding betekent alles samenbrengen en zo de waarheid zien. Een stuk detectivewerk.”

Nick: “We kregen terug uit interviews dat de situaties waar auditors mee te maken krijgen steeds lastiger en complexer worden en dat interpretaties niet zwart-wit zijn. Wat is de waarheid dan? Je kunt allebei een andere mening hebben, waarbij ieder vanuit zijn eigen blik een waarheid kan hebben. Heeft de een het dan goed en de ander het fout? Steeds vaker komen auditors in situaties waar er geen objectieve waarheid blijkt te zijn. Zeker als het gaat over kansen en risico’s. Denk maar aan het halfvolle of halflege glas. Beide kan vanuit een eigen perspectief. Die beelden bij elkaar brengen kan helpen bij besluitvorming. Als je de beelden expliciet maakt, helpt dat om de vertekening in je oordeelsvorming te doen verdwijnen. En helpt het in de besluitvorming. De rol van beelden bij elkaar brengen en op tafel leggen past heel goed bij de derde en de vierde lijn.”

Nick Benschop: “Mensen herkennen biases als wij erover vertellen. Maar het meten en de beheersing ervan is echt een ander verhaal”

Waarom is het meten van biases voor een auditor belangrijk?

Leon: “Als je als auditor een project audit, wat zie je dan? Vaak zie je allerlei rapportages en dashboards, en ziet het er allemaal fantastisch uit. En dan kan het toch zo zijn dat het anders is dan je op grond van de rapportages denkt. Het kan bijvoorbeeld zijn dat er veel te optimistisch gepland wordt. De zogenaamde ‘planning fallacy’. Of je ontvangt als auditor signalen dat het wellicht niet goed gaat. Maar tegelijkertijd zegt iedereen: ‘Ja, het gaat goed!’ Als de projectleider dan ook nog een autoriteit met veel ervaring is, denk je wellicht dat het wel goedkomt. Vaak zie je het dan toch niet goed komen, omdat de basis van de registratie gebaseerd is op een ‘overoptimisme’. Als je je bewust bent van dit soort biases kun je doorvragen. Je vraagt dan door over een planning of over het daadwerkelijk beheersen van risico’s. Je voert een ander gesprek.”

Nick: “Uiteindelijk gaat het om effectieve risicobeheersing. Met name bij grote en complexe projecten treden biases op en spelen gedragsrisico’s. Die vormen vaak nog een blinde vlek bij organisaties. Het gaat erom daar bewust van te worden. Mensen herkennen biases als wij erover vertellen. Maar het meten en de beheersing ervan is echt een ander verhaal en wordt maar heel beperkt gedaan.”

Hoe kom je achter een bias?

Leon: “Nu wordt er bij audits vooral gekeken naar planningen, risicoregisters en projectbudgetten. Allemaal harde data. Maar je kijkt daarmee niet onder de motorkap. Daar gaat het over hoe mensen met elkaar communiceren, over hoe besluitvorming plaatsvindt. Het gaat erom een bril op te zetten waarbij je kijkt naar alles wat onder de motorkap plaatsvindt. Het gaat om het gedrag van mensen.”

Nick: “Het is lastig, het is geen hard bewijs, het is niet zwart-wit en het is de overtreffende trap van soft controls. Het zit in de hoofden van mensen. Maar dat het lastig is, is geen reden om het buiten beschouwing te laten. Want het zijn belangrijke gedragsrisico’s. En het kan zijn dat je zelf met een bepaalde bril kijkt en daardoor dingen mist. Juist door die combinatie, dat het lastig te vatten is, maar tegelijkertijd heel relevant om te weten, hebben wij een meetinstrument gemaakt om een groot aantal biases te meten. Op basis van wetenschappelijk onderzoek ontwikkelden wij een vragenlijst die in de organisatie uitgezet kan worden: de B-ray Bias Scan. Die eerste meting kan dienen om het gesprek op gang te brengen. Dat is al winst. Een meting van biases kan dienen om inzicht te geven in dingen die er spelen, die relevant zijn, maar totaal uit het zicht waren.”

Wat zijn de meest voorkomende biases?

Nick: “Uit ons onderzoek blijkt dat bij auditees de ‘optimism bias’ het meest werd herkend. Dan gaat het om het overschatten van de kans op succes en het onderschatten van de risico’s. Maar ook de ‘self-justification bias’. Als je verantwoordelijk bent voor de huidige koers is het heel moeilijk om daarvan af te wijken. Dan heb je de neiging om informatie op een bepaalde manier te interpreteren. Om zo je eerder gekozen actie recht te praten. Mensen doen dit soms bewust, maar in het geval van de self-justification bias gebeurt dit dus onbewust. Mensen gaan hun eigen verhaal geloven en houden zichzelf als het ware voor de gek. Dat noemen we in het rapport zelfmisleiding. Een ander voorbeeld is het ‘IKEA-effect’. Dat houdt in dat als je een project zelf geconstrueerd hebt, je het positiever beschouwt. Wie heeft niet ooit gehoord van een project waarbij gezegd werd: ‘Dat is het kindje van die en die’. Dat kan ertoe leiden dat het beeld positiever is dan de werkelijkheid. Ieder van deze biases werd door minstens 75% van onze respondenten herkend in de praktijk. Ofwel, dit speelt heel vaak en daarom is het belangrijk om hier grip op te krijgen.”

Treden biases ook bij auditors op?

Nick: “Auditors denken zelf vaak dat ze vanwege hun speciale rol altijd scherp, feitelijk en rationeel zijn. En dat allemaal net wat meer dan anderen. Dat blijkt in de praktijk best wel tegen te vallen. Sterker nog, het kan zelfs tegen je gaan werken. Dat je denkt: het is voor mij belangrijk om objectief te zijn. En dat je dat dan verwart met: ik ben dus ook objectief. We hebben kunnen zien dat auditors niet minder vatbaar zijn voor biases. Waar auditors bijvoorbeeld mee te maken hebben, is dat ze informatie toegespeeld krijgen. Daarbij moet je attent zijn op framing, kleine verschillen in woordgebruik die de beeldvorming kunnen beïnvloeden. Ook de volgorde waarin je informatie gepresenteerd krijgt, kan onbewust invloed hebben op je oordeel. Auditors kunnen heel taakgericht zijn en als je dan een bepaald eerste beeld krijgt, kun je onbewust extra alert worden op en zoeken naar informatie die dat beeld onderbouwt. Terwijl tegenstrijdige informatie minder snel wordt opgemerkt of minder zwaar wordt meegewogen. Deze ‘confirmation bias’ kan leiden tot een ‘self-fulfilling prophecy’.

Leon Yap: “Vergeet het maar dat het alleen gaat om de inhoud. Gelijk krijgen volgt niet altijd uit gelijk hebben”

Is de urgentie groot?

Nick: “Je ziet dat de wereld en de context waarin audits worden uitgevoerd steeds lastiger en complexer worden. Er is geen simpel goed en fout. Daarom is het juist nu relevant en urgent, want biases kunnen ontstaan als je te veel vertrouwt op intuïtie en onderbuikgevoel. Beide zijn vaak heel goed, maar soms sturen ze je de verkeerde richting op. Het lastige van intuïtie is dat het moeilijk te herkennen is wanneer deze je de verkeerde kant opstuurt. De oplossing is ook niet om dan maar je gevoel uit te schakelen en altijd heel feitelijk en objectief te werk te gaan. Want juist onder tijdsdruk, of een gebrek of juist een teveel aan informatie is rationaliteit heel moeilijk. Doordat auditors tegenwoordig steeds meer te maken krijgen met dit soort elementen, neemt de kans op biases toe. Daarom is de urgentie groot om biases te kennen, te meten en tegen te gaan.”

Leon: “Alleen al door de hoeveelheid data tegenwoordig is er een groot risico dat beslissingen worden genomen op basis van onderbuikgevoel.” 

Wat kunnen we met deze bewustwording?

Leon: “Ten eerste is het handig om je er bewust van te worden dat die biases er zijn. Als biases een blinde vlek vormen, kun je er ook niets tegen doen. Als je begint aan een audit en je bent je bewust van potentiële biases, dan stel je andere vragen. Bijvoorbeeld een andersomvraag: ‘Wat zou het slagen van het project in de weg staan?’. Of: ‘Je denkt dat je het haalt, maar weet je dat wel zeker?’. Proberen of je zaken die onderbelicht zijn naar boven kunt halen. Je kunt jezelf bijvoorbeeld af en toe de vraag stellen of er geen bias speelt. Er kan sprake zijn van de bias ‘near completion’. Als je altijd hoort dat ‘we bijna klaar zijn’ dan kun je de vraag stellen: ‘Goh, hoe kan dat. Dat zei je de vorige keer ook al’.” 

Zijn biases altijd negatief?

Nick: “Biases zijn niet goed of fout. We hebben ooit een onderzoek gedaan naar biases die accountants herkennen bij mkb’ers. Zij zijn vaak heel optimistisch. Om te slagen als mkb’er blijkt de optimism bias juist heel belangrijk. En topsporters kunnen veel baat hebben bij goal substitution. Een bias waarbij je een groot, lastig of vaag doel vervangt door een concreter, kleiner en kortetermijndoel, zoals je techniek verbeteren in een specifieke situatie. Biases zijn dus niet per se slecht. Maar ze hebben wel altijd effect. Daarom is het belangrijk om je ervan bewust te zijn welke biases er mogelijk in jouw context spelen.” 

Is de auditor in staat om de waarheid te detecteren?

Nick: “Een van de meest positieve bevindingen in ons rapport is dat de auditor, die toch wat meer op afstand staat, beter in staat is om biases te detecteren dan insiders die dichter op de situatie zitten. Met name biases die ervoor kunnen zorgen dat mensen vast komen te zitten in, of overgecommitteerd raken aan een gevaarlijke koers of een falend project, zijn door auditors gemakkelijker op te merken. Dit kan komen doordat audi­tors mogelijk in algemene zin gevoeliger of alerter zijn op misleiding en risico’s dan hun auditees. Een auditor verkeert dus in een goede positie om biases te detecteren én wordt ook vaak als autoriteit gezien. Daardoor word je sneller gehoord en is de kans groter dat er iets wordt gedaan om deze gedragsrisico’s te beheersen. Dit is dus een mooie kans voor de beroepsgroep om hieraan een bijdrage te leveren.” 

Zijn biases altijd onbewust?

Leon: “Niet per definitie. Biases kunnen ook nodig en goed zijn om in te zetten. Op het moment dat je weet dat de boodschap anders aankomt als je bewust volgorde en woordkeuze inzet, hoeft dat helemaal niet negatief te zijn. Begin bijvoorbeeld met dingen die goed gaan om pas daarna de dingen die slecht gaan te vermelden. Wat doet het met de lezer als je opschrijft dat een project 60% kans op falen heeft, in plaats van 40% kans op succes? Vergeet het maar dat het alleen gaat om de inhoud. Gelijk krijgen volgt niet altijd uit gelijk hebben.” 

Ligt het niet gevoelig om biases te bespreken?

Nick: “Het is een lastig thema en kan voor iedereen ongemakkelijk zijn. Want het is namelijk nogal wat om te zeggen: ‘Je bent irrationeel’. Het is goed om van tevoren na te denken over je scope, dus waar je zekerheid over wilt geven. Of je iets wilt zeggen over gedragsrisico’s moet vooraf besproken zijn tussen auditor en auditee. Het verwachtingsmanagement is heel belangrijk. Tegelijkertijd kan dit thema heel waardevol zijn, omdat dit een kans biedt om bepaalde zaken te bespreken die normaal niet zo snel aan bod komen tijdens een audit.’’

Leon: “En dan nog blijft het lastig. Je moet proberen los te komen van het persoonlijke. Ervoor openstaan. Het gaat niet om een fout in je gedrag, openstaan betekent dat je beter kijkt naar wat er gebeurt.” 

Welke bias herkennen jullie bij jezelf?

Nick: “Voor mij is dat planning fallacy. Ik doe al vijftien jaar onderzoek en het overkomt me steeds weer. Ik moest gisteren een workshop verzorgen vergelijkbaar met hoe ik die tien keer eerder heb gehouden. En telkens weer kom ik in tijdnood, omdat mijn tijdsplanning van de workshop te optimistisch is.”

Leon: “Ik ben heel optimistisch voor mezelf en pak graag dingen op. Dan kan het soms anders zijn dan ik had gehoopt. Maar alleen door optimisme trap je voor jezelf bepaalde deuren open. Daarom denk ik dat dat optimisme goed is voor mij. Zo bereik je ook wat. Ik heb er althans veel profijt van gehad. Zoals we al aangaven zijn niet alle biases negatief!”