Samenwerking auditors bij woningcorporaties

Internal auditors van woningcorporaties zijn een samenwerking gestart in het netwerk Audit & Interne beheersing. Welke motieven liggen ten grondslag aan deze unieke sectorbrede samenwerking?

Staedion heeft het initiatief genomen om de contacten die er waren tussen auditors (of medewerkers die audit in hun takenpakket hebben) van verschillende woningcorporaties te intensiveren. Dit vanuit de behoefte om te sparren en als eenpitter een hogere efficiency te bereiken door niet voor alles opnieuw het wiel te hoeven uitvinden. Staedion (woningcorporatie in Den Haag) zocht via een bestaand netwerk van corporaties (De Vernieuwde Stad) contact met auditors van andere woningcorporaties. De Vernieuwde Stad (DVS) is een platform van grotere woningcorporaties in de grootstedelijke gebieden. Medio 2014 organiseerde Staedion het eerste overleg.

Het netwerk Audit & Interne beheersing (negentien deelnemers) komt zes keer per jaar bij elkaar met als belangrijkste doelstelling kennisdeling en het uitwisselen van normenkaders. Dit gebeurt ook veelvuldig buiten de bijeenkomsten om. De deelnemende auditors sparen hiermee tijd uit en het geeft aanvullende inzichten bij onder andere het bepalen van de onderwerpen van het auditjaarplan. Daarnaast voert een deel van de corporaties peer reviews bij elkaar uit aan de hand van de IIA-standaarden. Dit vanuit de wens van elkaar te leren en de kwaliteit van de auditfuncties te waarborgen.

Diversiteit van de groep en onderwerpen

De samenstelling van de deelnemersgroep is erg divers. Het is een gemêleerd gezelschap van RA’s, RO’s, controllers en deelnemers zonder specifieke titel. Bovendien is de invulling van de auditfuncties ook verschillend. Een aantal deelnemers heeft een nauwere samenwerking met de externe accountant met het accent meer op financial audits, terwijl andere deelnemers zich meer richten op operational audits. Dit is afhankelijk van de voorkeur van het bestuur, management en auditcommissie van de woningcorporaties. Verder voert een aantal deelnemers, vanwege de beperkte omvang van de corporatie, ook tweedelijnsactiviteiten uit. Door dit regelmatig onderling te bespreken houden we elkaar scherp op de risico’s en valkuilen die voortvloeien uit deze combinatie van taken.

Het doel is het effectief en efficiënt inzetten van de beperkte auditcapaciteit en te leren van de best practices bij de corporaties

Naast de samenstelling van de groep zijn ook de onderwerpen divers. Een leuk en belangrijk onderwerp is bijvoorbeeld de vergelijking tussen de auditjaarplannen. De bespreking van deze auditjaarplannen geeft niet alleen zicht op de onderwerpen, maar ook op de wijze waarop de onderwerpen van het auditjaarplan bepaald zijn. Welke informatie gebruik je en wie betrek je in het proces om de risicoanalyse voor je auditjaarplan vast te stellen? Een volgende stap om als netwerk te zetten is de risicoanalyse deels gezamenlijk voor te bereiden.

Wat maakt het succes?

De motivatie van de DVS-auditors om informatie te delen en tijd te steken in het netwerk, komt voort uit de gedeelde passie voor het vak – maar zeker ook uit de bewezen toegevoegde waarde van samenwerken – maken dat het netwerk een succes is. Auditors praten graag over hun vakgebied en de uitdagingen die ze tegenkomen. Bij de afzonderlijke corporaties zijn de auditors vaak alleen en kunnen zij de passie voor het vak niet delen met collega’s. Het is een win-winsituatie voor alle deelnemers.

De ambitie is om met een aantal DVS-auditors een joint audit uit te voeren. Het doel is het effectief en efficiënt inzetten van de beperkte auditcapaciteit en te leren van de best practices bij de corporaties. Het is een uitdaging om een onderwerp te kiezen en daarvoor een plan van aanpak te maken dat geschikt is voor een aantal corporaties. Het is weer een nieuwe stap in de samenwerking.