IIA event manager in coronatijden

In februari 2020 was de jaarkalender rond. Terwijl deze gedrukt werd, stak COVID-19 de kop op. Als ik nu het voorwoord daarvan teruglees, moet ik erom glimlachen. “In 2019 is bijna alles volgens planning van onze eventskalender doorgegaan. Hoe meer je vooruitwerkt, hoe makkelijker het is om alles geregeld te krijgen”.

In 2020 ging alles anders. Het was continu schakelen en aanpassen. In 2019 vond 90% fysiek plaats en 10% online. Vorig jaar was 99% online. Op 12 maart 2020 was de persconferentie met daarin de aankondiging van de lockdown. Een week eerder hadden we nog een PAS-event op kantoor gehad met 25 personen. Een week na de lockdown hadden we een CAE Starterstraining gepland voor zeven deelnemers. Ik ben op 13 maart alle deelnemers en sprekers gaan bellen, zij spraken de voorkeur uit voor een fysieke training. Een deelnemer kwam uit Noord-Brabant, een ander werkte in een ziekenhuis. Iedereen wilde graag, maar door restricties van de werkgevers lukte het niet. Uitstellen dus. Maar naar welke datum? Geen idee hoe lang dit ging duren. We werden allemaal overvallen door de lockdown, de wereld kwam tot stilstand.

Van offline naar online

Ik ging op zoek naar de beste videotool, vergeleek alle mogelijkheden en Zoom kwam er het beste uit qua functionaliteit. De tool werkte lekker intuïtief en met name de mogelijkheid om te werken met break-outgroepen gaf de doorslag. Helaas kwam Zoom negatief in de media. De tool zelf was goed, maar de gebruikers gingen er niet altijd even handig mee om. Zo verschenen er bijvoorbeeld foto’s van sessies met open-ID’s online. Ik volgde een training hoe je op de juiste manier met Zoom om moet gaan, onder andere door te werken met encrypted wachtwoorden. En ik was enthousiast; dit was exact wat we nodig hadden!
Op 2 april al organiseerden we via Zoom voor ruim vijftig CAE-forumleden een sessie over de impact van COVID-19 op het werk van de internal auditor. John Bendermacher leidde de sessie en we hadden een survey uitgezet onder hoofden internal audit. Deze eerste sessie was snel schakelen en spannend, maar het ging perfect. En wat fijn was het om iedereen in deze online meeting te zien en te spreken! Het gaf, ook al was het op afstand, toch een gevoel van samenzijn.

Online was nu de enige optie en het was experimenteren

Samenbrengen

Mijn werk gaat om verbinding maken, mensen samenbrengen en netwerken. Online was nu de enige optie en het was experimenteren. Ik zag veel webinars met alleen interactie via de chat, ik wilde juist de open sessies organiseren zodat je met elkaar in gesprek kunt gaan. Door grote groepen op te splitsen in break-outs, te werken met een gespreksleider en een ‘note taker’.
Ondertussen hing het IIA Congres aan een zijden draadje. Hoelang gaat de lockdown en de nasleep ervan duren? Met de congreslocatie hadden we al reservedata in optie genomen in september en november 2020. En toen kwamen de versoepelingen in mei. De scholen gingen weer voorzichtig open en we kregen wat meer ruimte. Toch bleef er onzekerheid. Normaal zouden we nooit een compleet congres annuleren: hét hoogtepunt van het jaar voor de leden en voor ons. Het bestuur besloot dat we dit najaar ook geen congres konden draaien. Het bestuur had achteraf gelijk, al was ik in mijn hoofd allerlei oplossingen en ideeën aan het bedenken. Het deed echt pijn in mijn hart om de e-mail uit te sturen dat er geen congres zou plaatsvinden in 2020. Ik moest iedereen teleurstellen: leden, sprekers, locatie, partners, standhouders en toeleveranciers. Het raakte veel mensen.

Veerkracht

Met enige veerkracht en lef besloot ik een week later, op 18 mei, een e-congres te organiseren op de vrijdagmiddag van het originele congres: 12 juni. Motto: ‘Never waste a good conference’ naar de bekende uitspraak van Winston Churchill: ‘Never waste a good crisis’. Het was kort dag, maar ik ging ervoor en zocht de juiste mensen in mijn netwerk bij elkaar om mij te helpen. Björn Walrave en Mark Daamen van Ferocia hadden op dag drie van de lockdown een studio gebouwd in hun kantoor en waren bezig met een tweede studio ernaast. Wauw, dat is pas ondernemerschap! Een andere partner, Arthur Izeboud (Vanberkel Professionals), wist me steeds op nieuwe ideeën te brengen.

Jort Kelder had ik natuurlijk nodig als presentator, Jocelyn Rebbens met haar positieve boost en Ben Tiggelaar over passie en purpose. Ook de scriptieprijs moest worden uitgereikt en een pubquiz georganiseerd. Het ‘rondje langs de velden’ bedachten we op het laatste moment. Jantien Heimel als sidekick van Jort in de studio maakte het programma extra leuk. En we stuurden koffiebreak- en borrelpakketjes toe die we zelf samenstelden. De voorpret was zo leuk en gaf veel energie.

Een confettikanon en champagne

Op 12 juni was het dan zo ver. Wat was het een feest om dit in de studio te organiseren! We hadden dit nog nooit gedaan, maar het liep als een trein. Gewoon via Zoom, met 250 deelnemers. Het regende complimenten in de chat en evaluatie: ‘baanbrekend goed’, ‘ontzettend innovatief’. We sloten af met een confettikanon en champagne. Wat was dit gaaf! Hans Nieuwlands appte me na afloop dat hij ‘verschrikkelijk trots op me was’. Tranen in mijn ogen. Hij was blij dat ik de knop had weten om te zetten naar een online congres. Ik kondigde bij het e-congres een oplossing aan om deelnemers te helpen aan hun PE-verplichtingen te kunnen voldoen: het strippenkaartconcept voor masterclasses. Met Ferocia had ik dit bedacht en in de flow van het e-congres hebben we dit uitgerold. Ruim driehonderd deelnemers hebben zich aangemeld voor de tien masterclasses. Weer een succes!

In september organiseerde ik tevens vanuit de studio een Engelstalig e-congres. Met sprekers uit Londen, Berlijn, San Francisco en de nieuwe IIA-voorzitter Jenitha John uit Zuid-Afrika. Inhoudelijk een sterk programma, Leen Paape als presentator, Jantien ernaast, het was weer leuk! Daarna volgden nog vele grote en kleinere events en trainingen.

Veel geleerd

Als ik nu naar de jaarkalender van vorig jaar kijk, zie ik dat uiteindelijk het meeste volgens planning is doorgegaan. We hebben ruim tachtig events gedraaid, de leden kregen veel mogelijkheden om aan hun PE-verplichtingen te voldoen. En wat hebben we veel geleerd.

Toch kijk ik ontzettend uit naar de fysieke events in 2021, want dat mis ik wel.