“Zorg dat je je netwerk warm houdt”

Pas op de plaats is een rubriek waarin auditors van kleine auditdiensten aan het woord komen. Dit keer Bas Kaag, manager Audit & Risk van het Nederlands Loodswezen.

Beschrijf het Nederlands Loodswezen en de interne auditfunctie (IAF) eens

“Het Nederlands Loodswezen is een organisatie die bijdraagt aan het veilig en vlot afhandelen van het scheepvaartverkeer. Onze voornaamste taak is het jaarlijks loodsen van de meer dan 90.000 loodsplichtige zeeschepen van en naar de Nederlandse en Vlaamse zeehavens. De IAF van het Nederlands Loodswezen is relatief nieuw. In 2018 is de IAF door twee extern ingehuurde consultants opgezet. Zij hebben zich gericht op het neerzetten van de structuur van de IAF, zoals het opstellen van een auditcharter. Ik ben in juni 2020 gestart als manager Audit & Risk om invulling te geven aan de uitvoering van zowel audit als risk.”

Waar bent u mee begonnen?

“Ik ben gestart met het opstellen van een auditplan en het verder ontwikkelen van risicomanagement. Naast het uitvoeren van audits ben ik ook bezig met het opzetten van een rapportagestructuur en heb ik de uitgangspunten voor dossieropbouw vastgelegd en ingericht.

Ik ben eenpitter en dat is soms best een uitdaging en een kwestie van prioriteiten stellen en keuzen maken. In verband met de terugloop in loodsreizen als gevolg van de coronacrisis wordt de hand op de knip gehouden, en vindt er voorlopig geen uitbreiding van de afdeling plaats. Gelukkig kan ik voor 2021 0,3 fte inhuren bij het uitvoeren van de audits.”

Welk type onderzoeken voert de IAF uit?

“Dat is heel divers. Wij voeren zowel operational, financial als IT-audits uit. Voorbeelden hiervan zijn een audit op het inkoopproces, het hr-proces (payroll), facturatie en inning loodsgelden, betaalproces, informatiebeveiliging, declaraties en het ‘tax control framework’.”

Algemene informatie
Aantal fte organisatie: Totaal ± 900: 450 loodsen en 450 medewerkers
Aantal fte IA: 1 fte + 0,3 fte inhuur
Rapporteert aan: Directeur Nederlands Loodswezen – Raad van commissarissen – Bestuur Regionale loodsencorporaties – Bestuur Nederlandse loodsencorporatie

Welke impact heeft corona op de werkzaamheden van de IAF?

“Ik ben middenin de coronacrisis begonnen bij het Nederlands Loodswezen. Dat maakt het een uitdaging om kennis te maken met de organisatie, aangezien de operaties regionaal plaatsvinden. Gelukkig heb ik veel collega’s face to face kunnen spreken.”

En het uitvoeren van audits op afstand. Hoe is dat?

“Bij het uitvoeren van audits op afstand vind ik het vooral een nadeel dat het niet mogelijk is om ad hoc vragen te stellen en niet te kunnen observeren. Het is lastig om tijdens interviews te vragen aan de geïnterviewde om bijvoorbeeld te laten zien hoe bepaalde werkzaamheden worden uitgevoerd, terwijl ik tijdens interviews op locatie een indruk kan krijgen van een afdeling door te observeren wat er gebeurt. Het is overigens prima mogelijk om audits op afstand uit te voeren. Ik vraag hiervoor meer informatie op. Door deze informatie in combinatie met het afnemen van interviews, vinden de audits met voldoende diepgang plaats. Bovendien hebben we voldoende ICT-mogelijkheden. We maken gebruik van Microsoft Teams en Microsoft Office 365. Deze tools bieden voldoende mogelijkheden om de audits uit te voeren en vast te leggen. Ik vind het wel eentonig om hele dagen thuis te werken met alleen een scherm. Het werken op kantoor en op de regionale locaties geeft meer werkplezier.”

Met welke uitdagingen krijg je als kleine IAF te maken?

“Het laatste halfjaar was ik een eenpitter, dan moet je alles alleen doen, ook op het gebied van risicomanagement. Dat betekent dat ik prioriteiten moet stellen en dan schiet de kwaliteit van dossiervorming er weleens bij in. Het implementeren en het goed invulling geven aan de IPPF-standaarden is een uitdaging. Verder mis ik een sparringpartner om van gedachten te kunnen wisselen.”

Op welke manier vindt kwaliteitsborging plaats?

“Ik heb een checklist opgesteld voor de kwaliteitsborging van de audits. In deze checklist staan alle stappen van het auditproces. Daarnaast vraag ik auditees een evaluatieformulier in te vullen.”

Hoe blijft u op de hoogte?

“Intern heb ik regelmatig contact met de directeur en neem ik maandelijks deel aan de managementreviewvergadering. Daarnaast heeft het Nederlands Loodswezen een portal voor personeel waar voldoende informatie op te vinden is. Verder heb ik regelmatig online contact met collega’s.

Extern laat ik me informeren door de PE-bijeenkomsten, de website en nieuwsbrief van het IIA en lees ik Audit Magazine. Verder maak ik deel uit van een peergroep, die bestaat uit eindverantwoordelijken voor de IAF van organisaties, voornamelijk uit de olie- en gas- en (offshore) constructie-industrie. Daarnaast heb ik regelmatig contact met oud-collega’s.”

Welke adviezen hebt u voor andere kleine IAF’s?

“Zorg dat je je netwerk warm houdt, zodat je mensen kunt opbellen als je eens van gedachten wilt wisselen over een bepaald onderwerp. Laat je proactief zien binnen je organisatie en praat je collega’s bij over waar je mee bezig bent. Vraag aan je collega’s wat hen bezighoudt en waar ze zich zorgen over maken. Dat geeft je informatie over het functioneren van je organisatie. Zorg er tijdens gesprekken met je collega’s voor dat je de IAF intern ‘verkoopt’, zodat medewerkers weten wat ze van de IAF kunnen verwachten en waar de IAF mogelijk kan helpen de organisatie te verbeteren.”

Is er nog meer belangrijk?

“Het is ook belangrijk om ‘de baas’ te blijven over je eigen planning. Als kleine IAF heb je een beperkte capaciteit. Beloof dus geen dingen die je niet waar kunt maken. Neem bovendien tijd om je afdeling wat betreft de auditaanpak te structureren en investeer in de kwaliteit van je afdeling door middel van het inhuren van gekwalificeerd personeel en het volgen van trainingen.”

Wat is de ambitie van de IAF op de langere termijn?

“In 2023 wil ik voldoen aan de IIA-kwaliteitstoets. Daarvoor wil ik gebruikmaken van het IIA Ambition Model. Daarnaast is mijn streven om de organisatie op een hoger niveau te brengen op het vlak van in control zijn en risicobeheersing. Verder wil ik een flexibel inzetbare afdeling neerzetten met brede kennis en ervaring om zowel operationele als financiële audits uit te kunnen voeren.”