Verwelkom je tegenstander

In de rubriek Uit de archieven herplaatst de redactie een artikel met aansluitend de actuele annotatie van de auteur om de ontwikkeling van een thema te schetsen. Dit keer Michael M. Tophoff over zijn artikel ‘Verwelkom je tegenstander’.

Conflicten behoren tot de alledaagse werkelijkheid van de auditor. We houden niet van conflicten, maar is dat een reden om ze te vermijden? Hoe de auditor het best met conflicten in zijn werk om kan gaan.

Conflicten behoren tot de alledaagse werkelijkheid van de auditor. In de praktijk van alledag lijken ze de laatste tijd eerder toe- dan af te nemen. Binnen een groter wordende werkdruk kan een negatief auditrapport sneller tot conflicten leiden, evenals een mogelijk verschuivend opdrachtgeverschap naar ARC en zelfs naar externe toezichthouders. Inderdaad, we houden niet van conflicten – maar is dat een reden om ze te vermijden?

Omgaan met conflicten

Belangrijk is hoe we met conflicten omgaan:

1. Er moet geen verliezer achterblijven (want deze zal op zijn beurt nieuwe conflicten gaan genereren).
2. Je moet elkaar de volgende dag weer recht in de ogen kunnen kijken (want binnen de organisatie moet je met elkaar verder).
3. De conflictsituatie moet worden omgevormd tot een voor beide partijen constructieve uitdaging.

We onderscheiden interne en externe conflicten. Interne conflicten hebben we met onszelf, externe conflicten hebben we met de ander(en), zoals bijvoorbeeld met de opdrachtgever. Aan adequaat conflictmanagement gaat gezond self management vooraf. Voordat we naar de ander kijken is het goed om eerst de blik naar binnen te richten. Hierbij gaat het vooral om de competenties introspectie en kritische zelfreflectie. Bij het omgaan met conflicten dient de auditor autonoom te zijn en tegelijkertijd in staat te zijn om een werkelijke verbinding met de ander aan te gaan.

In dit artikel wordt eerst aandacht besteed aan self management als basis voor autonomie en conflicthantering. Methoden worden aangereikt die de effectiviteit van self management kunnen ontwikkelen en verhogen. Vervolgens komt conflictmanagement aan de orde, gedefinieerd als een vorm van erkennende communicatie. Strategieën die de auditor bij een constructieve conflicthantering kunnen helpen worden besproken. Ten slotte worden enkele beroepsethische en didactische implicaties belicht.

Een auditor die klaagt over vermoeidheid, werkdruk, overbelasting en stress is niet degene die een conflictsituatie ontspannen, opmerkzaam en kalm tegemoet zal treden

Self management: autonomie

De competentie om met de opdrachtgever in een conflictsituatie goed te kunnen omgaan veronderstelt bij de auditor allereerst het vermogen van goed self management. Reeds 2500 jaar geleden beschreven Chinese filosofen de overeenkomst tussen zorg voor zichzelf en zorg voor de buitenwereld: ‘Wie met de Staat omgaat als met zijn eigen lichaam, aan hem kan de leiding (van het land) worden toevertrouwd. Wie van zijn ondergeschikten houdt als van zijn eigen lichaam is de beste persoon om de Staat te leiden.’¹ Bij self management gaan we uit van het eigen lichaam. Dit is immers de instantie die constant signalen uitzendt en ontvangt. Psychofysiologisch worden we erdoor aangestuurd. Het komt er dus op aan deze, veelal non-verbale, signalen zo scherp mogelijk waar te nemen, ze juist te interpreteren, en er vervolgens al dan niet een gepaste actie op te laten aansluiten.

Een auditor die klaagt over vermoeidheid, werkdruk, overbelasting en stress is niet degene die een conflictsituatie ontspannen, opmerkzaam en kalm tegemoet zal treden. Juist opmerkzaamheid en innerlijke rust zijn noodzakelijke ingrediënten voor goed conflictmanagement. Immers, bij het negeren van signalen van vermoeidheid, spanning en overbelasting, produceert het lichaam hormonale stoffen die een adequaat functioneren hoe langer hoe onmogelijker maken. Zo kan de auditor gevangen raken in een vicieuze cirkel waaraan moeilijk te ontsnappen valt. Self management is niet alleen een essentiële voorwaarde voor adequaat conflictmanagement, het voorkomt ook stressgerelateerde aandoeningen en burn-out.

Om opmerkzaam te kunnen handelen is een aandachtige, niet-oordelende openheid vereist voor wat zich van moment tot moment aandient. Self management betekent in de praktijk dat de auditor ervoor zorgdraagt dat zijn lichaam (= hijzelf) gezond functioneert. Het betekent vervolgens dat hij opmerkzaamheid (mindfulness) leert te ontwikkelen, die hem in staat stelt zich helder en kalm bewust te zijn van wat zich binnen en buiten hem afspeelt. En inderdaad, zolang de auditor in het hier-en-nu blijft, is er geen plaats voor angst. Angst gaat over toekomst: ‘straks geef ik een presentatie’, ‘morgen doe ik examen’, ‘volgende week word ik geopereerd’. Kalmte woont in het nu.

Autonomie is het resultaat van goed self management. In zijn autonomie is de auditor in staat om zichzelf kalm, helder en opmerkzaam te positioneren en om daarbij zijn rug recht te houden. Met die houding is hij goed toegerust voor het conflict. De praktische vraag voor de auditor is dan ook: hoe houd ik mezelf opmerkzaam en gezond, zodat ik de noodzakelijke innerlijke balans heb om conflicten kalm en met open vizier tegemoet te treden?

Methodieken

Met het oog hierop is een aantal wetenschappelijk onderbouwde methodieken ontwikkeld. In dit artikel worden ze kort benoemd. Voor het ontwikkelen van mentale competenties zoals opmerkzaamheid is er de Mindfulness Training.² Hierbij gaat het om het gestructureerd aanleren van signaalgevoeligheid via een vast aantal mentale en fysieke oefeningen. Effecten laten vooral een beter stressmanagement zien en daarnaast het vermogen om beter met pijn en met gevoelens van depressiviteit om te gaan.

Een andere methode voor opmerkzaamheidstraining is Sensory Awareness.³ Hier ligt de focus op het scherpen van het bewustzijn voor wat zich binnen en buiten ons van moment tot moment aandient. Onderzoek van de effecten van Sensory Awareness wijst in de richting van een grotere signaalgevoeligheid, een toename van het lichamelijk welbevinden, en het gevoel beter in zijn job te functioneren. Beide methoden worden doorgaans in groepsverband aangeboden.

Meditatie is een andere, eeuwenoude techniek voor het ontwikkelen van opmerkzaamheid en innerlijke balans.⁴ De beoefenaar besteedt dagelijks ongeveer 15 tot 20 minuten aan ‘just sitting’. Hij kan rekenen op een beter stressmanagement, op een beter concentratievermogen, en op meer innerlijke rust.

Voor goed self management is een gezonde lifestyle van wezenlijk belang. Het beoefenen van bijvoorbeeld Chinese gevechtsporten traint zowel het lichaam als de geest. Ook hier is de effectiviteit ervan wetenschappelijk aangetoond.⁵ Enerzijds wordt de lichamelijke conditie verbeterd, anderzijds wordt het zelfvertrouwen bevorderd zowel als een betere omgang met de eigen emoties.

De auditor die zichzelf (zowel lichaam als geest) als sluitpost beschouwt, zal niet echt investeren in self management. Wanneer hij echter het eminent belang beseft van gezond en scherp te functioneren, zal hij niet aarzelen – want waar kun je beter in investeren dan in jezelf?

Management of others: verbinding

Een juist self management leidt tot grotere autonomie van de auditor. Deze is noodzakelijk als hij – bij actieve of passieve weerstand van de opdrachtgever – zijn rug recht wil houden. Voor een adequate hantering van weerstand en conflict is echter nog een ander ingrediënt nodig: het vermogen van de auditor tot erkennende communicatie.

Wanneer de ‘tegenpartij’ zich voldoende erkend en gehoord voelt is een houding van wantrouwen, achterdocht of irritatie minder nodig

Bij een conflict is het essentieel om niet te vertrekken van een tegenstelling – waartoe men, zeker als emoties een rol spelen, veelal geneigd is – maar vanuit een gemeenschappelijke basis. Deze kan de auditor tot stand brengen via erkennende communicatie. Bij een erkennende communicatie luistert de auditor actief (dat wil zeggen, hij checkt telkens of hij de ander goed heeft begrepen), communiceert hij daarbij respect, begrip en appreciatie voor de positie van zijn gesprekspartner, en benadrukt hij vervolgens punten van gemeenschappelijk belang. Erkennende communicatie is een basisvoorwaarde voor een juist omgaan met conflicten. Wanneer de ‘tegenpartij’ zich voldoende erkend en gehoord voelt is een houding van wantrouwen, achterdocht of irritatie minder nodig. Door erkennende communicatie doet de auditor ontspanning en vertrouwen toenemen. Vervolgens kan het om inhoud gaan.

Soms echter krijgt de auditor met rechtstreekse aanvallen van de andere partij te maken. Dan is het verwelkomen van de tegenstander de aangewezen strategie, die komen we overigens ook bij Oosterse gevechtsporten tegen. Hierbij wordt de ‘tegenstander’ niet als opponent gezien, maar veeleer als een gast die een welkom verdient. Onze gast brengt een geschenk mee: de aanval. Vanuit zijn eigen autonomie, en gericht op het scheppen van een erkennende verbinding gaat de auditor dit geschenk aanvaarden door met de energie van de ‘aanval’ mee te gaan. De auditor moet er zich hierbij voor hoeden dat hij niet terugvalt in een emotionele – en klassieke! – reactie op een aanval zoals ‘fight’ (met argumenten terugslaan), ‘flight’ (het probleem bagatelliseren, ervoor weglopen), of ‘freeze’ (verlamd en geblokkeerd raken).

Juist omdat de auditor zijn autonomie bewaart is hij in staat om de ‘aanval’ kalm op te vangen door met de energie mee te stromen. Hierdoor mist de aanval het doel. De energie ervan vervluchtigt en de auditor kan nu de verbinding met de ander versterken. Zodoende zal ook zijn boodschap beter worden gehoord.

Implicaties

Het samengaan van persoonlijke autonomie en erkennende communicatie stelt de auditor in staat om zijn rug recht te houden. Zijn zelfrespect vertaalt zich in zijn respect voor de ander(en). Zijn opmerkzame wijze van onderzoek en de daaruit voortvloeiende resultaten kunnen zodoende aan de opdrachtgever worden gerapporteerd in een sfeer van transparantie, oprechtheid en zorgvuldigheid. Eigenlijk is hier geen expliciete en externe regelgeving – waar de auditor zich aan moet houden – voor nodig. Bij een juist self management komen de regels van binnenuit, omdat ze – via zelfreflectie en introspectie – reeds zijn geïnternaliseerd.

Het is duidelijk dat hier training voor nodig is die verder gaat dan het verkrijgen van zuiver vaktechnische kennis. Deze laatste is relatief gemakkelijk te verwerven. Hier is het persoonlijk functioneren van de auditor binnen zijn beroepsuitoefening in het geding. De vigerende beroepsopleidingen voor auditors en accountants bieden hiervoor, op een enkele uitzondering na, vooralsnog nauwelijks uitkomst.

 Noten

1. Het citaat is uit LaoZi: Daodejing, hoofdstuk XIII.
2. Een van de meest onderzochte vormen van opmerkzaamheidstraining is de MindfulnessBased Stress Reduction van Jon Kabat-Zinn.
3. Sensory Awareness als opmerkzaamheidstraining is ontwikkeld door Charlotte Selver. Er is in Nederland ook onderzoek naar gedaan, zie: Tophoff, M., Chan Buddhism: Implication of Awareness and Mindfulness Training for Managerial Functioning, 2003.
4. Doorgaans wordt hier zazen, de zittende meditatie bedoeld zoals die uit het Zen Boeddhisme bekend is.
5. Voor nadere gegevens zie: Tophoff, M., DaoistPrinciples in the Martial Arts, 2013.

Annotatie van Michael M. Tophoff

De strategie van ‘het verwelkomen van de tegenstander’ houdt in dat de tegenstander niet als een opponent wordt gezien, maar veeleer als een gast die een welkom verdient. De gast brengt een geschenk met zich mee: de aanval. Deze wordt opgevangen door met de energie ervan mee te stromen. Hierdoor mist de aanval het doel.

Deze strategie kan worden toegepast wanneer men met rechtstreekse agressie van de tegenpartij wordt geconfronteerd. Deze paradoxale modaliteit van conflictmanagement die ook bij diverse vechtsporten wordt gehanteerd, staat haaks op de drie klassieke reacties op agressie van buitenaf: fight, flight of freeze.

Deze strategie werd voor het eerst beschreven in een van de meest bekende klassiek Chinese teksten van zo’n 2500 jaar geleden (de Dao de jing: Het boek van de Tao en de innerlijke kracht), toegeschreven aan de beroemde filosoof Laozi.

Wat dit klassieke fundament betreft is dus niets veranderd. Wél zijn er twee belangrijke aanvullingen op mijn tekst van destijds te maken. De eerste betreft de voorwaarde waarop toepassing van deze strategie pas mogelijk wordt. Om namelijk niet af te glijden in de bij ons zoogdieren genetisch bepaalde reactie van flight, fight of freeze, dienen – vanuit neuropsychologisch perspectief – de emotionele centra van ons brein, zoals bijvoorbeeld amygdala en hippocampus, eerst gekalmeerd te worden, waardoor een helder bewustzijn en kalm handelen pas mogelijk worden.

De tweede aanvulling betreft het feit dat we – anders dan elf jaar geleden – nu geconfronteerd zijn met twee oorlogen tegelijkertijd: Israël-Palestina, Rusland-Oekraïne. Daar proberen partijen hun conflicten op te lossen met rechtstreekse en escalerende aanvallen (fight), daarbij ondersteund door hun bondgenoten die steeds meer extra wapens leveren – een heilloze, doodlopende weg. Het verwelkomen van de tegenstander zou een constructief alternatief kunnen bieden: de vijand wordt gereframed als gast die erkenning verdient. In plaats van vergelding en wraak komt het zoeken naar ‘common ground’, naar gemeenschappelijk belang, waarin wederzijdse interesses worden erkend.