Proactieve internal audit kan missing link opvullen in duurzaamheidsstrategie

In de rubriek Uit de archieven herplaatst de redactie een artikel met aansluitend de actuele annotatie van de auteur om de ontwikkeling van een thema te schetsen. Dit keer Arjan de Draaijer over zijn artikel ‘Proactieve internal audit kan missinglink opvullen in duurzaamheidsstrategie’ uit 2011.

 Voor steeds meer bedrijven hangt het ondernemingssucces af van de mate waarin ze duurzaam opereren weten te verankeren in bedrijfsprocessen en de organisatiecultuur. Daarmee kunnen ze commerciële kansen pakken en reputatie- en/of financiële schade vermijden. Dat vereist onder meer uitstekende externe voelhoorns die signalen oppikken en vertalen naar hun interne organisatie. Dit snijvlak van issuemanagement en interne beheersing is vaak nog onvoldoende ontwikkeld en dat biedt kansen voor Internal Audit.

In januari 2010 berichtte The New York Times over een filiaal van kledingconcern H&M dat onverkochte kledingcollecties verknipte in plaats van de restanten te leveren aan daklozenorganisaties. Binnen de kortste tijd zwol de publieke verontwaardiging hierover aan op Twitter en Facebook. Burgers keurden de actie en masse af – zeker ten tijde van de barre kou en de economische crisis. H&M liep flinke reputatieschade op, onder andere omdat het bedrijf dagenlang niet adequaat communiceerde op de social mediaplatforms. In de nasleep van het incident werd door experts vooral gewezen op het belang van een adequate communicatiestrategie in dergelijke gevallen. Dat is natuurlijk volkomen terecht, maar de vraag dringt zich ook op of (en hoe) het incident te voorkomen was.

Duurzaamheidswaarden

Het eenvoudige antwoord op die vraag is ja. Wat daarvoor nodig is, is dat alle medewerkers van H&M de waarden op het gebied van duurzaamheid – vaak opgenomen in gedragscodes –  toepassen in hun dagelijkse werkzaamheden. Als duurzaam opereren de normaalste zaak van de wereld wordt, dan is het onwaarschijnlijk dat zo’n incident nog plaatsvindt. Duurzaamheid moet dus systematisch in processen worden verankerd en geïnternaliseerd in de cultuur. Dat is echter wat kort door de bocht, want zo’n volledige integratie gaat nog vele jaren duren en is in elk geval voor de meerderheid van de ondernemingen nu nog niet aan de orde.

Als het alleen bij een operatie voor de bühne blijft en niet leidt tot zelfreflectie is het resultaat nihil en kan het zich zelfs als een boomerang tegen de organisatie keren

Zolang duurzaamheid nog niet voor iedereen een vanzelfsprekendheid is, is er aanvullende actie nodig om dergelijke problemen te voorkomen. Veel bedrijven realiseren zich dat ook terdege en investeren in het opzetten van een duurzaamheidsbeleid en het houden van stakeholderdialogen. Hiermee krijgen ze scherper zicht op (de onderstroom van) maatschappelijke ontwikkelingen en daarmee ook op de vraag welke issues de komende tijd veel aandacht zullen krijgen. Door met stakeholders te communiceren over hun zorgen en aanbevelingen krijgen ze goed zicht op wat deze stakeholders specifiek verwachten van hun operaties en kunnen ze daar beter op inspelen. Het nut van deze activiteiten hangt echter sterk af van de vraag of organisaties de resultaten ervan ook daadwerkelijk vertalen naar hun organisatie. Als het alleen bij een operatie voor de bühne blijft en niet leidt tot zelfreflectie is het resultaat nihil en kan het zich zelfs als een boomerang tegen de organisatie keren.

Embedding

Organisaties hebben dan ook behoefte aan een centrale afdeling of functie die zich richt op de kwaliteit van de ‘embedding’ van duurzaamheid en die rapporteert over de mate waarin het in de genen van de organisatie en haar mensen zit. En aan functionarissen die beoordelen of de externe signalen wel afdoende worden vertaald naar interne processen. In het geval van H&M had zo’n functie kunnen vaststellen dat er in tijden van economische crisis waarschijnlijk veel maatschappelijke verontwaardiging is over verkwisting. Men had de werkwijze rondom restanten nog eens kritisch tegen het licht kunnen houden of kunnen communiceren over het belang van voorkomen van verkwisting.

Wie zou die rol op zich kunnen nemen? De sustainabilityfunctie is over het algemeen onvoldoende zichtbaar en niet goed geëquipeerd op dit punt: zij zijn extern georiënteerd of hebben niet altijd voldoende draagvlak bij de top van het bedrijf. Weliswaar vervullen ze intern ook een sterke ambassadeursfunctie en zetten ze ontwikkelingen in gang, maar het ligt niet altijd in hun macht en aard om processen te veranderen of risicomanagement te implementeren. Men mist implementatiekracht en wordt door het management ook niet altijd in die hoek geplaatst.

Actieve rol

Het ligt dan ook voor de hand dat Internal Audit hier, als specialist op het gebied van interne beheersing en risicomanagement, een actieve rol vervult. Internal Audit heeft immers de vaktechnische- en bedrijfskennis voor een objectieve beoordeling van risico’s en kan dat ook ontwikkelen op het vlak van duurzaamheid. Volgens de ‘officiële’ definitie van het Institute of Internal Auditors (IIA) heeft Internal Audit het thema riskmanagement – dat direct op de geschetste uitdaging aansluit – ook in de portefeuille: ‘Internal auditing is an independent, objective assurance and consulting activity designed to add value and improve an organization’s operations. It helps an organization accomplish its objectives by bringing a systematic, disciplined approach to evaluate and improve the effectiveness of risk management, control, and governance processes.’

Duurzaamheid is een kernthema voor veel bestuurders en in de vluchtige ‘120 tekenscultuur’ kan snel grote (reputatie)schade ontstaan als gevolg van incidenten. Ondernemingen zetten dan ook in op een goede social mediastrategie en moeten ook de preventie van incidenten serieus nemen door in te zetten op assurance en advies van de Internal Audit. De focus ligt hierbij op onderliggende processen, systemen en interne controle. De internal auditor kijkt, met andere woorden, naar het borgen van duurzaamheid in de processen van de organisatie. Ook het IIA meent overigens dat de internal auditor dit thema met verve moet oppakken. In het paper Governance in duurzaamheid zijn zes conclusies getrokken over de rol die Internal Audit op het gebied van Corporate Social Responsibility (CSR) kan spelen. In dit artikel worden er drie belicht.

1. Betrokkenheid van Internal Audit bij CSR neemt toe
   De betrokkenheid van Internal Audit bij CSR nam de afgelopen jaren steeds verder toe. Dat zal in de toekomst nog meer zijn doordat de maatschappelijke relevantie van CSR groter wordt en organisaties hun strategie hierop laten aansluiten. De internal auditor zal daardoor steeds meer prioriteit geven aan de werkzaamheden op het gebied van CSR. Het implementeren en beheersen van CSR binnen organisaties is in ontwikkeling. Audit van CSR ontwikkelt zich in lijn met de evolutie van CSR als audit object.

2. Internal Audit heeft ruime toegevoegde waarde bij CSR
   Aangezien CSR zich sterk ontwikkelt, is de scope van de werkzaamheden van de internal auditor op het gebied van CSR ruim, naast de audits wordt vooral ook een adviesrol ingevuld. De internal auditor zal met zijn expertise belangrijke toegevoegde waarde leveren aan het proces van het definiëren van beleid en criteria, normen stellen, beheersingsmaatregelen bepalen, uitkomsten meten, vastleggen en rapporteren. Alle ontwikkelingsfasen zoals de totstandkoming van de opzet, de implementatie in de organisatie en het versterken van de operationele effectiviteit lenen zich bij uitstek voor een goede bijdrage van de internal auditor.

3. Verdere integratie van CSR in de bedrijfsprocessen is noodzakelijk
   De integratie van de CSR in de bedrijfsprocessen, de business controls frameworks en het risicomanagement moeten verder groeien. De belangrijkste CSR-risico’s zijn reputatie- en compliancerisico’s. Internal Audit is, gezien de expertise van de bedrijfsprocessen en -risico’s, bij uitstek geschikt om de daaraan gerelateerde auditwerkzaamheden uit te voeren.

Thematische onderzoeken

Hoe kunnen internal auditors inspelen op het thema dat in dit artikel wordt uitgewerkt? De invulling ervan is sterk afhankelijk van het karakter van de organisatie en de sector waarin men opereert. In het geval van een bank is het denkbaar dat internal auditors regelmatig bepaalde thematische onderzoeken uitvoeren. Daarmee kunnen zij zicht krijgen op hoe maatschappelijke thema’s de bedrijfsvoering raken. Voorbeelden van thema’s zijn klimaatverandering, effecten van palmolie, waterschaarste en de ‘blootstelling’ van de bank in bijvoorbeeld hun beleggingen of kredieten. In het geval van een retailer zijn waarschijnlijk heel andere thema’s relevant. Internal auditors zullen zich dan bijvoorbeeld richten op de effecten van schaarste, klimaatverandering of veiligheid op de toeleveringsketen.

Toegevoegde waarde auditor

Deze drie conclusies laten aan duidelijkheid niets te wensen over. Duurzaamheid wint aan belang en daarmee nemen gerelateerde risico’s op gebieden als reputatie en compliance toe. Een internal auditor kan zijn toegevoegde waarde ondubbelzinnig laten zien als hij in staat is om de externe signalen op dit gebied te vertalen naar de interne beheersing. De auditor moet zich daartoe ontwikkelen van de traditionele rol van politieagent naar de rol van een interne consultant. Het management heeft in deze tijd tenslotte steeds meer behoefte aan een goed oordeel van Internal Audit over de effectiviteit van de beheersing en de afstemming van het raamwerk van beheersmaatregelen op de bedrijfsactiviteiten en externe ontwikkelingen.

Daarbij gaat het niet alleen om het beoordelen van structuren, procedures en controles maar (vooral) ook om het beoordelen van de soft controls in een organisatie. Internal Audit heeft tot taak – afhankelijk van de invulling van het audit charter – om (aanvullende) zekerheid te geven over de kwaliteit van de corporate governance en internal control. Dat vereist ten aanzien van het thema duurzaamheid ook dat men erop toeziet dat de organisatiecultuur in overeenstemming is met de doelstellingen en de context van de duurzaamheidsstrategie. Auditors kunnen daartoe bijvoorbeeld periodiek de cultuur van de organisatie toetsen – een assessment van de soft controls – of bij veranderingstrajecten nagaan of adequaat wordt ingespeeld op de omgeving.

Missing link

De internal auditor heeft dus een kans om de missing link tussen het opvangen van externe signalen en interne beheersing in te vullen. Wat daarvoor nodig is, naast de gebruikelijke objectiviteit, is dat de internal auditor de kennis en competenties heeft om dat te doen. Er is kennis nodig van de relevante thema’s en – waarschijnlijk nog belangrijker – een proactieve houding. Duurzaamheid en de verslaggeving erover is voortdurend in ontwikkeling en dat geldt ook voor de verwachtingen van stakeholders en het belang van bepaalde issues. Alleen wie deze ontwikkelingen tot op het bot begrijpt kan ze vertalen naar de interne beheersing ervan. En daarmee op zijn minst bijdragen aan het voorkomen van incidenten zoals deze bij H&M optraden.

Annotatie van Arjan de Draaijer

Sinds het verschijnen van het artikel bijna twaalf (!) jaar geleden is de ‘case for change’ rond duurzaamheid niet kleiner geworden. We zien dagelijks de invloed van klimaatverandering in onder andere extreme temperaturen, wateroverlast en bosbranden. De enorme hoeveelheid plastic in onze oceanen toont aan dat onze economie nog niet circulair is, en de stikstofdiscussie is een illustratie van aanhoudende problemen rond biodiversiteit. Om over uitdagingen in het sociale domein nog maar te zwijgen.

Bij bedrijven is duurzaamheid in die twaalf jaar steeds steviger op de agenda gekomen, vaak gedreven door (veelal Europese) wetgeving. Is het thema daarmee ‘systematisch in processen verankerd en geïnternaliseerd in de cultuur’ zoals ik destijds schreef? Ik ben bang dat het antwoord op die vraag op veel plaatsen toch nog nee is.

De meeste bedrijven hebben inmiddels goed zicht op de ‘materiële’ duurzaamheidsthema’s en nemen actie om tot, vaak incrementele, verbetering te komen. Tegelijkertijd worstelen bedrijven met de impact die ze daadwerkelijk kunnen maken. Enerzijds omdat zij maar een kleine schakel zijn in veel grotere, complexe ketens. Anderzijds omdat de focus op financiële kortetermijnperformance het vaak nog wint van meer fundamentele veranderingen in het business model of de product portfolio. En het zijn juist die veranderingen die het verschil gaan maken voor onze samenleving en de bedrijven zelf.

En de rol van de internal auditor? Recent had ik het genoegen een avond van gedachten te wisselen met een groep heads of internal audit van Nederlandse bedrijven. Er is geen twijfel dat sustainability ook op hun agenda staat. Naar mijn indruk was de proactieve betrokkenheid over het algemeen wel nog wat beperkt. Slechts een enkeling pakt daadwerkelijk een rol om de in 2011 beschreven ‘missing link’ te zijn tussen ‘het opvangen van externe signalen’ rond duurzaamheid en ‘interne beheersing’.

Gezien de ontwikkelingen in onze samenleving en de steeds directere invloed op bedrijven lijkt het mij de hoogste tijd voor internal auditors om te veranderen en hun rol te pakken.