Onderwijs: ook de auditor moet examen doen!

In de rubriek de PASkamer komen kleine auditfuncties aan het woord. Jeanette Bus en Jeremy Rijnders van de Hogeschool van Amsterdam (HvA) vertellen over de uitdagingen van het auditen bij een hogeschool en het ondergaan van de externe kwaliteitstoetsing.

Hoelang bestaat de auditafdeling van de HvA?

Jeanette Bus (JB): “Begin 2019 maakte de afdeling Audit van de HvA een nieuwe start. Er is opnieuw gekeken naar de doelstelling en de inrichting van de afdeling. Dit resulteerde in een nieuw auditstatuut, een auditkalender en een plan voor de structurele personele inrichting van de afdeling.’’

Hoeveel auditors heeft de HvA?

JB: “We hebben een vast team van vier medewerkers en een ondersteuner die deels voor de afdeling Audit werkt. Daarnaast hebben we ook ruimte voor een flexibele schil, zodat we kunnen opschalen in drukke perioden. Binnen het onderwijs kun je tijdens de zomervakantie een kanon afschieten en in de periode daarvoor hebben we het juist heel erg druk. Dat is een resultaat van de onderwijscyclus. Je hebt echt perioden van hollen en stilstaan.’’

Welke achtergrond hebben de auditors?

JB: “We hebben alle vier de RO-opleiding afgerond óf bijna afgerond. Daarnaast is de kracht van ons team dat we heel divers zijn. Daardoor zijn we heel complementair. Iedereen brengt daardoor iets unieks in.’’

Jeremy Rijnders: “Als je ons als team bij elkaar zet, vertegenwoordigen wij bijna alle aspecten die binnen de zeven faculteiten van de hogeschool relevant zijn”

Jeremy Rijnders (JR): “Ons werkverleden brengt bepaalde skills en competenties met zich mee. We hebben collega’s met een achtergrond vanuit de bedrijfseconomische kant, de commercie, het onderwijs, een niet-gouvermentele organisatie (ngo) en de zorg. Als je ons als team bij elkaar zet, vertegenwoordigen wij bijna alle aspecten die binnen de zeven faculteiten van de hogeschool relevant zijn. Dat merk je ook in hoe je met elkaar omgaat. De omgangsvorm bij de faculteit Business en Economie is toch anders dan bij de faculteit Maatschappij en Recht.’’

Hoe is het om een hogeschool te auditen?

JB: “De HvA is als organisatie heel anders dan bijvoorbeeld een grote bank. De doorlooptijden van de audits zijn bijvoorbeeld langer. Bij een financiële instelling zou je een kleinere audit van kop tot staart binnen twee maanden kunnen afronden. Dat is bij een hogeschool ondenkbaar. Het opstellen van een plan van aanpak kost alleen al veel doorlooptijd. Daar komt bij dat we heel weinig repeterende onderwerpen in het jaarplan hebben. Bij bijna iedere audit maken we een heel nieuw normenkader. Het is veel maatwerk. En het is ook een organisatie waarin iedereen wil meedenken. Aan de ene kant is dat goed, aan de andere kant kan dat vertragend werken. Maar dat hoort bij onze cultuur.’’

Moet je als auditor bij een hogeschool nog vaak uitleggen wie je bent en wat je komt doen?

JB: “Ik denk dat we inmiddels best bekend zijn in de organisatie. Vroeger moesten we het eerste deel van een interview vaak nog gebruiken om uit te leggen wie we zijn, wat we doen en wat onze toegevoegde waarde is binnen de HvA. Je merkt dat het woord audit iets doet met mensen. We leggen dan uit dat we geen politieagent zijn, maar meer een soort sportarts. De afgelopen jaren zijn we met veel collega’s binnen de HvA in contact gekomen. Dat zorgt voor mond-tot-mondreclame. Ook merken we dat we steeds meer zelf benaderd worden met verzoeken voor audits.’’

Hoe zorg je voor bekendheid van audit binnen de HvA?

JB: “De afgelopen jaren hebben we veel tijd gestoken in onze naamsbekendheid. We zijn langs de faculteiten gegaan en hebben met de decanen, directeuren en het college van bestuur gesproken. En we schuiven aan bij de vergaderingen van de auditcommissie.’’

JR: “Daarnaast hebben we zelf ook steeds meer een eigen netwerk binnen de HvA. Als team kennen we redelijk wat mensen binnen de organisatie. In de wandelgangen en in de kantine komen we collega’s tegen en leggen we nuttige contacten. Een voormalig docent van mij heeft weleens gevraagd wat ik eigenlijk doe. Zo’n gesprek leidt dan weer tot een verzoek voor een audit. Dat is wat we willen bereiken. Collega’s die proactief meedenken en indirect meebouwen aan het auditjaarplan.’’

Hoe ga je als auditor om met een zomerreces?

JB: “Iedereen die in het hoger onderwijs werkt, weet dat er vaste vakantieperioden bestaan. Je committeert je er dan ook eigenlijk wel aan dat je in de zomervakantie meerdere weken vakantie opneemt. Dingen die we zelf kunnen doen waarvoor we andere afdelingen niet nodig hebben, proberen we in de zomerperiode te plannen. Jeremy en ik hebben vorig jaar bijvoorbeeld in de zomervakantie een self assessment uitgevoerd ter voorbereiding op de externe kwaliteitstoetsing.’’

Jeannette Bus: “Met een externe kwaliteitstoetsing wil je intern ook aan je stakeholders laten zien dat je kwalitatief een goede afdeling bent”

JR: “Voor ons is het fijn dat we een ruime verlofregeling hebben, net als collega’s in het onderwijs. We moeten steeds vooruit blijven denken en rekening houden wie we wanneer nodig hebben. We proberen bijvoorbeeld een plan van aanpak voorafgaand aan een schoolvakantie afgerond te hebben, zodat we direct na de vakantie met ons onderzoek kunnen starten. Daarnaast helpt de strakke planning in de verantwoording naar onze opdrachtgevers.’’

Waarom hebben jullie een externe kwaliteitstoetsing ondergaan?

JB: “We hebben onze auditafdeling de afgelopen jaren verder ontwikkeld en hadden nu het gevoel eraan toe te zijn. En daar zijn we trots op. Hoe mooi is het dan om daar een externe deskundige naar te laten kijken en op basis van verbeterpunten verder te bouwen? We waren op zoek naar bevestiging en naar houvast voor de toekomst. Dat was onze intrinsieke motivatie. Maar daarnaast wil je intern ook aan je stakeholders laten zien dat je kwalitatief een goede afdeling bent.’’

Hoe zag jullie voorbereiding op de externe kwaliteitstoetsing eruit?

JB: “We zijn begonnen met het uitvoeren van een self assessment. Daar hebben we samen goed de tijd voor genomen. We hebben kritisch op onszelf gereflecteerd en dat leidde tot een verbeterplan met een aantal aandachtsgebieden waar we verder aan hebben gewerkt. Daarnaast hebben we ons georiënteerd om een externe toetser met zowel kennis van de IIA-normen als kennis van de onderwijsbranche te vinden.’’

Zijn jullie een van de eerste extern getoetste hogescholen?

JB: “Volgens mij zijn wij een van de eerste hogescholen die vanuit het IIA gecertificeerd zijn. Als ik kijk in de stukken van het IIA is daar geen andere hogeschool terug te vinden en ook binnen ons kennisnetwerk van veertien aangesloten hogescholen is er geen instelling die door het IIA is gecertificeerd. Misschien dat er in het verleden een hogeschool via het KOA (Kwaliteitstoets Overheidsauditors) getoetst is.’’

Waarom vinden er nog weinig toetsingen bij hogescholen plaats?

JR: “Bij meerdere hogescholen is men bezig met het opzetten en verder uitbouwen van een afdeling Internal Audit. Misschien dat wij net een moment eerder begonnen zijn en dat wij daardoor eerder de externe kwaliteitstoetsing hebben aangevraagd. We krijgen nu wel vragen vanuit andere hogescholen, en er is een hogeschool bij ons langs geweest om van onze externe toetsing te leren. Inmiddels hebben we samen met andere hogescholen een kennisnetwerk opgericht.’’

Kennisnetwerk van hogescholen?

JB: “Dat is begonnen met een samenwerking tussen de HvA en de Hogeschool Utrecht (HU). We liepen intern tegen zaken aan en vroegen ons af hoe andere hogescholen daarmee omgaan. Je hebt niet zoveel benchmarkgegevens (met betrekking tot operational audits) binnen onze branche. Het contact met de HU beviel goed. Het is prettig om samen te sparren over onderwerpen die voor beide instellingen relevant zijn. We hebben toen in Amsterdam een dag georganiseerd en van daaruit is het gaan lopen en is de kruisbestuiving begonnen. Soms vragen we actief input binnen het netwerk voor specifieke audits.’’

Welke onderdelen uit de toetsing waren voor jullie lastig?

JB: “Door het self assessment wisten we al dat er een aantal punten was waar we nog niet aan de norm voldeden en waar aanscherping nodig was. Die specifieke punten hebben we door het self assessment al helder in kaart kunnen brengen. We zijn daar transparant over geweest naar de toetsers en hebben op voorhand ook alle gegevens vanuit het self assessment inzichtelijk gemaakt. Bij sommige onderdelen konden we daarom ook al gelijk de bijsturing laten zien.’’

Jeremy Rijnders: “In de review ging het, naast dat we kritisch bekeken werden, ook om het gesprek. Het was een gezamenlijke reflectie. Dat maakte het waardevol’’

JR: “Toch blijft het op sommige punten wel spannend. De onderwijssector is een bijzondere sector. Als wij bijvoorbeeld de lange doorlooptijd van onze audits zelf al als aandachtspunt zien, hoe gaat zo’n externe toetser daar dan mee om? Dan gaat het niet meer om de lengte van de doorlooptijd, maar veel meer om de vraag wanneer en hoe je gaat escaleren als een audit te lang duurt of als een auditee zich niet aan de overeengekomen planning houdt. Vanuit ons mandaat mogen we daar best op acteren. In de review ging het, naast dat we kritisch bekeken werden, ook om het gesprek. Het was een gezamenlijke reflectie. Dat maakte het wel spannend, maar vooral ook waardevol.’’

Zijn er nog tips die jullie willen meegeven over kwaliteitstoetsingen?

JB: “Gewoon doen, dat is het belangrijkst! Het is daarbij wel noodzakelijk om een gedegen voorbereiding en een open houding te hebben. En zoek naar een ervaren kwaliteitstoetser die verstand heeft van de specifieke branche waarin je opereert.’’