“Met waarderend auditen krijg je veel meer los bij mensen”

In de rubriek De overstap dit keer Hans Jaap Abma. Hij studeerde bedrijfskunde met als afstudeerrichting marketing, startte bij Deloitte als externe auditor, vervulde de rol van interne auditor bij Zadkine en Ipse de Bruggen en keerde weer terug naar Zadkine in de rol van opleidingsmanager.

Hoe bevalt de nieuwe rol als opleidingsmanager?

“Die nieuwe rol bevalt me heel erg goed. Ik zit in een energievolle omgeving. Een omgeving die ertoe doet, maar ook een omgeving waar nog verbeteringen mogelijk zijn. Ik houd van positieve ontwikkelingen, zowel op het mens- als het organisatievlak, en ik vind het mooi dat ik daaraan kan bijdragen.”

Waarom bent u overgestapt?

“Ik houd van mensen beter maken, ik merk dat ik beter tot mijn recht kom als ik middenin de organisatie sta. Dat is als interne auditor niet altijd zo, ik vond vaak de kloof te groot tussen de auditafdeling en de organisatie. Ik snap wel dat interne audit een leuke functie is, je hebt een positie in de organisatie, zit bij de raad van bestuur aan tafel en je hebt een mooi doel: de organisatie beter maken. En dat je toegang hebt tot informatie, zowel verbaal als door middel van toegang tot systemen, is bijzonder interessant en leerzaam.”

“Toch wil ik ook meebewegen met de waan van de dag. Ik houd van de dynamiek, hectiek en onvoorspelbaarheid. Dat miste ik op een gegeven moment in mijn interne auditfuncties. Dus toen Zadkine mij weer benaderde voor de functie van opleidingsmanager merkte ik dat ik openstond voor een terugkeer. Zonder onderwijsachtergrond en zonder kennis van de branche, in combinatie met de hectiek en dynamiek van het onderwijs, vond ik dit een mooie uitdaging en dat deed me beslissen de stap terug (letterlijk en figuurlijk) te maken.”

Hebt u veel aan uw ervaring als internal auditor?

“Ja, op meerdere fronten wel. Sowieso doordat je als interne auditor op veel gebieden en multidisciplinair bezig bent. En omdat ik ook (hoofd) Internal Audit ben geweest bij Zadkine weet ik veel van de processen, structuren en de diverse disciplines binnen deze organisatie. Daarnaast ben je als interne auditor in staat om je oordeel uit te stellen. Dit helpt mij bij het oplossen van problemen tussen studenten en docenten en docenten onderling.”

Is uw blik op internal audit veranderd nu u er meer van een afstand naar kijkt?

“Een beetje wel. Als interne auditor wil je graag dat beleid en processen allemaal vastliggen. Tot op zekere hoogte is dat natuurlijk belangrijk, maar ik heb ook gemerkt dat sommige zaken gewoon gedaan worden zonder dat het ergens vastligt. Ik vraag me nu vaak af: hoe erg is het dat niet alles vastligt? Mijn primaire reactie is: wel erg. Maar aan de andere kant: wat is nu daadwerkelijk het risico? Soms gaan zaken al jaren zo en gaat het nooit mis. We moeten uitkijken dat de procedures niet alleen worden geschreven voor de auditors, om goed uit de bus te komen bij een audit. We moeten rekening houden met de gang van zaken op de werkvloer en we moeten auditees minder als object gaan zien.”

“Ik vraag me nu vaak af: hoe erg is het dat niet alles vastligt?”

Wat bedoelt u?

“Als je mensen als mens ziet, als je ze laat praten over wat ze goed doen, en ze niet ziet als object dat verbeterd moet worden, krijg je veel meer los. Ik houd van openheid en open dialogen, dan kom je veel meer binnen bij mensen. Ik ben van de feedback geven en ontvangen, met elkaar moeten we verbeteren. Ik ben er voorstander van om audits wat waarderender in te steken.”

Waarderend auditen?

“Ja, door het stellen van positief geformuleerde vragen en juist op zoek te gaan naar succesverhalen. Een aantal jaren geleden vond ik dat een soft iets, maar ik merk dat je veel meer loskrijgt. Door te focussen op wat mensen goed doen in plaats van op wat zij niet goed doen, zijn ze bereid om veel meer te vertellen. Het is belangrijk om je als een gelijkwaardige gesprekspartner op te stellen, vaak weet de werkvloer het zelfs beter. Als auditor kun je een coachende rol pakken om processen beter en effectiever te maken, waarmee je samen tot verbetervoorstellen komt.”

“Bij studenten werkt het precies zo, als je alleen maar focust op wat ze niet goed doen, werkt dit averechts en zijn ze juist niet bereid om mee te werken. En je wilt ze juist een succeservaring meegeven”.

Hebt u nog tips voor internal auditors?

“Maak elkáár beter, zowel de organisatie als je eigen interne auditfunctie. Zoek elkaar op, ook buiten de eigen organisatie. Ik ben altijd lid geweest van de PAS Commissie. Daar had ik fijne sparringpartners en kon ik mijn ideeën klankborden, dat helpt echt. De PAS Commissie helpt goed om de kleine interne auditfuncties bij elkaar te brengen.”

Had u nog een vraag verwacht die we niet hebben gesteld?

“Dat is nou echt een auditvraag. Nee, voor nu niet.”