“De grootste uitdaging is het vinden van goede medewerkers”

Pas op de plaats is een rubriek waarin auditors van kleine auditdiensten aan het woord komen. Op de laatste werkdag voor zijn skivakantie vertelt Mark Daamen, ad interim hoofd internal audit van de Hogeschool van Amsterdam (HvA), over zijn werk.

Kunt u iets vertellen over de interne auditfunctie (IAF) bij de Hogeschool van Amsterdam?

“De IAF is gepositioneerd onder de voorzitter van het college van bestuur. De IAF bestaat uit 4,8 fte. Daarvan is 3 fte vast ingevuld, de overige capaciteit wordt ingezet voor het inhuren van specialistische auditkennis. De IAF beschikt over een klein team, dat een brede scope aan auditvragen moeten kunnen beantwoorden. Om alle kennis in een klein team te verenigen is lastig, daarom huren we bij specifieke onderwerpen, zoals bijvoorbeeld AVG en informatiebeveiliging, externe expertise in. Deze audits worden altijd samen met een vaste medewerker van de IAF uitgevoerd.
Ik vind het belangrijk dat de IAF in verbinding staat met de organisatie in het algemeen en de opdrachtgever en auditee in het bijzonder. Zij zijn immers ook de gebruikers van onze producten en diensten. Voordat we een audit starten, stemmen we het auditontwerp af met de opdrachtgever en de auditee. Daarnaast vind ik het belangrijk om het eventuele verbeterplan in een coproductie met de opdrachtgever en auditee op te stellen. Als IAF faciliteren wij dit proces, zodat er een concreet actieplan komt, met waar nodig een diepgaande oorzaakanalyse. Vervolgens bewaakt de tweede lijn de voortgang van de acties. We besteden ook veel aandacht aan de profilering en de naamsbekendheid van de IAF, zodat onze opdrachtgevers ons makkelijk weten te vinden zodra een specifieke auditbehoefte ontstaat.”

Welk type onderzoeken/audits voert de IAF uit?

“We voeren met name operational en IT-audits uit. Daarnaast experimenteren wij met andere auditvormen, zoals waarderend auditen. In dit type audits kijken we naar de positieve oorzaak. Het doel van deze auditvorm is om de succesfactoren te identificeren en te gebruiken om het lerend vermogen van de organisatie verder te versterken.”

Voeren jullie tweedelijnstaken uit?

“Ja, wij faciliteren het bestuur bij het inrichten van het risicomanagement. Hierin hebben we geen inhoudelijke, maar een procesrol.”

Met welke uitdagingen krijgt een kleine IAF te maken?

“De grootste uitdaging is het vinden en behouden van goede medewerkers. Het is lastig om een goede mix te vinden van auditors met verschillende achtergronden (IT, bedrijfseconomie, psychologie et cetera) die bij de organisatie passen en voldoende stijlflexibiliteit hebben. De HvA is een grote organisatie met verschillende culturen, waarbij wij een grote diversiteit aan auditvragen ontvangen. Juist dit maakt het werken als auditor binnen de HvA zeer uitdagend en boeiend!”

Op welke manier vindt kwaliteitsborging plaats?

“De kwaliteitsborging vindt plaats door het hoofd Audit. Ik review elk auditontwerp en auditrapport. Dit doe ik aan de hand van het auditstatuut van de HvA en de kwaliteitsuitgangspunten van het IIA.”

Algemene informatie
Aantal fte organisatie: circa 4000
Aantal fte IAF: 4,8
Rapporteert aan: voorzitter van college van bestuur

Hoe blijft u op de hoogte van actuele ontwikkelingen?

“Intern binnen de HvA wordt veel en op verschillende manieren gecommuniceerd over ontwikkelingen binnen HvA, zoals nieuwsbrieven, filmpjes, intranet, et cetera. Daarbij zijn wij vertegenwoordigd in diverse gremia, zoals de auditcommissie en het bedrijfsvoeringsoverleg. Ook werken wij intensief samen met andere (staf)afdelingen binnen de HvA, denk hierbij aan de afdeling Finance, Planning & Control, Onderwijs & Onderzoek en Institutional Research. Hierdoor hebben wij voldoende ‘voelhorens’ binnen de organisatie. Daarnaast blijven wij vakinhoudelijk op de hoogte door het bijwonen van congressen, seminars en vaktechnische opleidingen en trainingen.”

Welke adviezen hebt u voor andere kleine IAF’s?

“Organiseer je flexibiliteit. Als je als kleine auditdienst van een grote organisatie van toegevoegde waarde wilt zijn, dan moet je mijns inziens flexibel zijn. Flexibiliteit op het gebied van capaciteit, kennis en planning. Mede hierdoor vergroot je de toegevoegde waarde van een IAF binnen je organisatie.”

Wat is de ambitie van de IAF op de langere termijn?

“Ik ben natuurlijk tijdelijk aan de HvA verbonden. Maar zoals ik de HvA heb leren kennen, zullen ze blijven werken aan een kwalitatief goede en onafhankelijke IAF die in verbinding staat met de organisatie (faculteiten en diensten). De HvA is een kwalitatief hoogwaardige organisatie waarbij een kwaliteitstoetsing vanuit het IIA eigenlijk niet mag ontbreken. Ik ben van mening dat een IAF van een onderwijsinstelling aan de kwalificatie moet voldoen. Dit is ook goed voor onze interne uitstraling.”