Zo moedig als een vertrouwenspersoon!

Voor mij zit Inge te Brake, de gedreven voorzitter van de Landelijke vereniging van vertrouwenspersonen (LVV). Ze vertelt over de rol van vertrouwenspersonen, moed en lef, het initiatiefwetsvoorstel vertrouwenspersonen en hoe internal auditors kunnen bijdragen aan een vertrouwde (werk)omgeving.

Wat doet een vertrouwenspersoon?

“Een vertrouwenspersoon heeft samengevat drie functies; opvangen en begeleiden, adviseren en signaleren, en informeren en voorlichten. Het opvangen en begeleiden van een melder die zich meldt bij een vertrouwenspersoon begint met een eerste gesprek. In dit gesprek geeft de vertrouwenspersoon een toelichting op de facetten van zorgvuldigheid, geheimhouding en vertrouwelijkheid. In de gesprekken die daarop volgen probeert de vertrouwenspersoon het hele verhaal boven tafel te krijgen. Dit bestaat niet alleen uit feiten, emoties horen hier ook bij. Gezamenlijk wordt er daarna gezocht naar een passende oplossing. Dit kan ook het doorverwijzen naar professionele zorgverleners en/of juridische adviseurs zijn. Om voor een passende oplossing de juiste keuze te maken, werkt een vertrouwenspersoon met een escalatieladder (van niets – meer – doen tot de formele klachtencommissie).”

En dan?

“Vervolgens adviseert de vertrouwenspersoon de melder om even de tijd te nemen waarna de melder met de oplossing aan de slag gaat. De melder blijft zelf aan zet. Een vertrouwenspersoon doet in een specifieke zaak niets zelfstandig, de regie ligt (en blijft) bij de melder. De vertrouwenspersoon blijft wel in contact met de melder om te horen hoe het gaat, en waar nog nodig bij te staan. Overigens kun je ook naar een vertrouwenspersoon stappen om alleen je hart even te luchten.”

En adviseren en signaleren?

“Bij het adviseren van het management en de directie van een organisatie gaat het er in eerste instantie om de randvoorwaarden op orde te krijgen. Dan doel ik bijvoorbeeld op zaken als intern beleid, procedures en trainingen. Het signaleren gaat over het inzichtelijk maken van thema’s en terugkerende problematiek op het gebied van ongewenste omgangsvormen, sociale veiligheid, integriteit en werkklimaat. Meerdere dezelfde meldingen waarbij geen van de melders er – bij nader inzien – iets mee wil doen kan (of moet) aanleiding zijn voor een vertrouwenspersoon om het management en/of de directie hiervan op de hoogte te stellen. Om paniek te voorkomen of te voorkomen dat er snel maar de verkeerde oplossing wordt gekozen, kan het management en/of de directie advies van de vertrouwenspersoon vragen. Er wordt vaak meteen gedacht aan een onderzoek naar de bedrijfscultuur of een signalenonderzoek, maar soms is dat helemaal niet nodig (of niet wenselijk). Het is van belang dat de oplossing maatwerk is, probleem en oplossing moeten bij elkaar passen.”

“Denk eerst even na of een voor jou flauwe grap wel in een gezelschap past. Voor een ander kan deze grap keihard aankomen”

Ongewenste omgang, wat is dat?

“Ongewenst is iets wat de melder als ongewenst beschouwt. De ‘andere’ partij kan dat heel anders ervaren en er niet eens bij stilstaan. Ik noem dat de subjectiviteit van de beleving. In een organisatie – en uiteraard ook in de maatschappij – moeten we rekening met elkaar houden. We hebben elkaar nodig. Denk dan eerst even na of een voor jou flauwe grap wel in een gezelschap past. Voor een ander kan deze grap keihard aankomen. Probeer je te verplaatsen in een ander. Aan de andere kant maakt ieder mens fouten, zo lang we er maar van leren.”

Wordt de vertrouwenspersoon makkelijk gevonden?

“In sommige organisaties (inmiddels) wel, in andere nog onvoldoende. De vertrouwenspersoon moet de organisatie informeren over het feit dat deze persoon voor hen beschikbaar is. Daarnaast moet duidelijk zijn wat deze persoon doet en dat geheimhouding en vertrouwelijkheid de basiselementen zijn voor het veilig kunnen melden. Een website die deze informatie en informatie over ongewenste omgangsvormen helder uiteenzet (en zeker als het wordt voorzien van beeldmateriaal) helpt, maar is niet genoeg. De vertrouwenspersoon moet ook proactief de boer op, vertellen wat hij doet en voorlichting geven over het proces van melden en opvolging. En dan niet eenmalig, maar juist regelmatig. Algehele bewustwording, daar gaat het uiteindelijk om. Ik ken ook organisaties waar het onderdeel van de ‘onboarding’ van nieuwe medewerkers is. Kort samengevat, de derde functie van een vertrouwenspersoon is dus informeren en voorlichten.”

Wat maakt iemand een geschikte vertrouwenspersoon?

“Op de website van de LVV staat een generiek functieprofiel van een vertrouwenspersoon. In dit profiel zijn de kwaliteiten, vaardigheden en kennis opgenomen van een geschikte vertrouwenspersoon en tevens wat er dan gevraagd wordt. In mijn eigen woorden is het iemand met minimaal een hbo-werk- en -denkniveau, omdat deze persoon (ook) op management en directieniveau moet kunnen werken, denken en communiceren. Verder zijn het rustige mensen die doordacht handelen en goed kunnen luisteren. Oordeelvrij luisteren bedoel ik dan, ik zeg wel eens gekscherend luisteren met een leeg hoofd. Een goede vertrouwenspersoon moet ook over moed en lef beschikken om bijvoorbeeld het management en/of de directie te informeren over terugkerende problematiek. Als laatste zou ik zeggen dat een vertrouwenspersoon iets moet hebben met mensen, het sociale netwerk moet op orde zijn. Over het algemeen zijn dit dus vaak personen die al wat langer werken bij de organisatie, zij kennen de organisatie goed en krijgen het vertrouwen.”

En ongeschikt…

“Als we het hebben over interne vertrouwenspersonen zijn bepaalde functies of rollen minder – en in sommige gevallen niet – geschikt. Ik heb het dan over medewerkers van personeelszaken, leden van de ondernemingsraad en leidinggevenden. Bedrijfsartsen en bedrijfspsychologen evenmin. Deze kunnen nodig zijn om te komen tot de oplossing en zijn dus – uit hoofde van onafhankelijkheid – minder geschikt.”

Hoe word je een vertrouwensprofessional?

“Om een professionaliseringsslag te maken zijn we bij het LVV per 1 januari 2024 overgestapt op certificering. Nieuwe LVV-leden worden alleen toegelaten en ingeschreven nadat ze deze certificering succesvol afgerond hebben. Dit betekent het volgen van een basisopleiding bij een door Kiwa geaccrediteerde instelling, het afleggen van een examen, en als laatste een assessment. De bestaande leden van LVV zijn inmiddels ook opgenomen in het LVV beroepsregister. We spreken vanaf nu dus over LVV registervertrouwenspersonen. Op deze manier verhogen we de professionaliteit onder de vertrouwenspersonen.”

Wat is eigenlijk de ideale positie van een vertrouwenspersoon in een organisatie?

“Dat is lastig te zeggen. Interne vertrouwenspersonen zijn dat vaak alleen parttime, naast een andere functie. Hierdoor zitten vertrouwenspersonen verspreid in de organisaties. Bij grotere ondernemingen is er vaak een fulltime, centrale vertrouwenspersoon die onder andere verantwoordelijk is voor de coördinatie van de interne vertrouwenspersonen die in de verschillende organisatieonderdelen actief zijn. Dit zou een losse staffunctie moeten zijn, direct onder de directie. Dus op hetzelfde niveau als integriteitscoördinatoren en compliance officers.”

Hoe zit het dan met verantwoording?

“Idealiter rapporteert de vertrouwenspersoon vanuit zijn staffunctie direct aan de raad van bestuur. Naast een rapportage moet deze persoon ook regelmatig contact onderhouden met de directieleden. De rapportage- en gespreksonderwerpen richten zich vaak op zaken als beleid en procedures (waar loopt men tegenaan?), de hoeveelheid meldingen (over welke onderwerpen wordt er veel/weinig gemeld? Is er een toename of afname zichtbaar?) en de status van de implementatie van de gekozen oplossingen. Details op casusniveau kunnen niet in deze algemene rapportages en gesprekken gedeeld worden, maar – na akkoord van de melder –  alleen onder de direct betrokkenen (waarbij er een directielid natuurlijk betrokken kan zijn).”

“Ongewenst is iets wat de melder als ongewenst beschouwt. De ‘andere’ partij kan dat heel anders ervaren. Ik noem dat de subjectiviteit van de beleving”

Intern versus extern, vertel

“De vertrouwenspersoon is een medewerker van de organisatie (interne vertrouwenspersoon) of een door de organisatie aangestelde derde (externe vertrouwenspersoon). Een externe vertrouwenspersoon heeft een overeenkomst tot opdracht door of namens de desbetreffende organisatie. Een externe vertrouwenspersoon kan werken als zelfstandig vertrouwenspersoon en/of heeft een dienstverband bij een organisatie van externe vertrouwenspersonen.”

Waar zitten de verschillen?

“Je zou verwachten dat melders eerder geneigd zijn naar een interne vertrouwenspersoon te stappen. Wellicht kennen ze deze persoon en hebben ze daar vertrouwen in. Echter, melders kiezen soms expliciet voor een externe vertrouwenspersoon, omdat ze veronderstellen dat het melden aan een interne vertrouwenspersoon mogelijk (meer) negatieve consequenties voor de melder zelf kan hebben. Het zou goed zijn om meerdere vertrouwenspersonen te hebben, met ook enkele externe vertrouwenspersonen. Dan kan de melder zelf kiezen bij wie hij gaat melden. Maar dit is alleen haalbaar in de grotere organisaties. Overigens zien we ook creatieve oplossingen, vooral bij kleinere organisaties. Zo heb ik gezien dat er in een verzamelgebouw waarin verschillende kleine bedrijven actief zijn er één vertrouwenspersoon is aangesteld voor deze bedrijven samen. Qua onafhankelijkheid is het goed om je te realiseren dat een interne en een externe vertrouwenspersoon allebei door de organisatie betaald worden.”

Wat moet je dan goed geregeld hebben?

“In het geval van een externe vertrouwenspersoon dient de overeenkomst tot opdracht bepalingen te bevatten over de bescherming van je onafhankelijkheid. Als je een interne vertrouwenspersoon bent, is het verstandig om bepaalde ontslagbeschermingsclausules in je arbeidscontract op te laten nemen. Datgene wat bepaald is in de Wet op de ondernemingsraden kun je dan als leidraad gebruiken.”

Is dat nog niet bij wet geregeld?

“Je slaat de spijker op zijn kop. De wetgever is al enige tijd bezig met het initiatiefwetsvoorstel vertrouwenspersonen, een voorgestelde wijziging op de bestaande Arbeidsomstandighedenwet. Dit voorstel is in het voorjaar van 2023 goedgekeurd door de Tweede Kamer en ligt nu bij de Eerste Kamer. Met dit wetsvoorstel wordt beoogd iedere werknemer een wettelijk recht op toegang tot een vertrouwenspersoon te geven. Daarnaast wordt de positie van de vertrouwenspersoon in de organisatie versterkt. Het voorstel draagt ook bij aan het terugdringen van ongewenst gedrag op de werkvloer en het creëren van een veilige werkomgeving voor alle werknemers. Overigens is het nog de vraag of de Eerste Kamer met het voorstel gaat instemmen gezien de huidige samenstelling van de Eerste Kamer.”

Wat kunnen internal auditors bijdragen aan een vertrouwde werkomgeving?

“Internal auditors kunnen inzicht geven in hoeverre een vertrouwde werkomgeving voor elke werknemer serieus wordt genomen. Daarnaast kunnen ze de awareness over (on)gewenste omgangsvormen en (niet-)integer handelen beoordelen. Interne stakeholders die je in het onderzoek zou kunnen betrekken zijn bijvoorbeeld de bedrijfsarts, de bedrijfsmaatschappelijk werker, leden van de or en medewerkers van personeelszaken. Maar ik zou altijd beginnen met de vier basisvragen:

1. Is er een vertrouwenspersoon, is deze gedegen opgeleid en zichtbaar in de organisatie?
2. Waar is deze vertrouwenspersoon gepositioneerd in de organisatie?
3. Is er voldoende aandacht voor (on)gewenste omgangsvormen en (niet-)integer handelen bij leidinggevenden?
4. Is er (voldoende) budget beschikbaar voor een vertrouwenspersoon, trainingen, voorlichting, et cetera?”