Wie waakt over de Nationale Politie?

Bij de Nationale Politie komt alles samen: strategische vraagstukken, operationele uitdagingen en een dynamisch IT-landschap. Anouk Post-Olijve, hoofd Concernaudit bij de Nationale Politie, over de rol van de interne auditfunctie als waakhond van de organisatie.

Waar richt Concernaudit zich op?

“De auditfunctie is een adviseur van de korpsleiding. In directe opdracht van de korpschef doen we onderzoek naar, en adviseren we over interne governance-, risicomanagement- en beheersingsprocessen. De focus ligt daarbij op het beheer van de organisatie. Het gaat ons daarbij om het ondersteunen van de langetermijndoelen en de kerntaak van de politie. We zouden ons graag meer op de operationele kant willen richten en die vraag krijgen we ook uit de organisatie. Maar gegeven de beperkte bezetting van Concernaudit moeten er keuzen gemaakt worden. Wij richten ons expliciet niet op de operationele basispolitiezorg en specialistische taken of op onderwijsprocessen bij de Politieacademie. Dat ligt buiten onze scope en die kennis is er ook niet binnen Concernaudit.”

Wat is jouw drijfveer om voor de Nationale Politie te werken?

“De politieorganisatie is op 1 januari 2013 samengevoegd tot één nationaal korps met één korpschef die de politie aanstuurt. De Nationale Politie is ontstaan uit de samenvoeging van de voorheen 26 aparte korpsen. De organisatie is daarmee ineens een groot vastgoedbezitter, de grootste werkgever van Nederland met circa 65.000 medewerkers, en beschikt over een Politie Diensten Centrum. Ik vind de politie een hele interessante organisatie om voor te werken, vooral vanuit auditperspectief.”

Want?

“Er speelt ontzettend veel, we komen iedere dag in het nieuws en de politie beschikt over een grote diversiteit aan onderdelen, waaronder de politieacademie, de luchtvaart, het wagenpark en dieren. Dat maakt de organisatie voor alle auditexpertises interessant. Of het nu gaat om strategische vraagstukken, operationele processen of compliance-onderwerpen, er is altijd iets relevants te onderzoeken. Neem bijvoorbeeld het IT-landschap: dat is op zich al een snoepwinkel voor auditors. De veelzijdigheid en dynamiek binnen deze organisatie maken het een unieke plek. Elke auditor kan hier zijn expertise volop inzetten en ontwikkelen. Pas nu merk ik dat ik hiervoor als externe accountant bij de politie lang niet alle onderdelen van de organisatie zag.”

“Er speelt ontzettend veel bij de politie. Neem bijvoorbeeld het IT-landschap: dat is op zich al een snoepwinkel voor auditors”

Hoe veranderde de organisatie sinds 2013?

“De wereld verandert. In onze samenleving zijn er allerlei snelle maatschappelijke en technologische ontwikkelingen die invloed hebben op het werk van de politie. Op al deze veranderingen moet de politie zo goed mogelijk inspelen. Door alle mensen en middelen samen te brengen in één organisatie kan de politie effectiever en efficiënter bijdragen aan een veiliger Nederland. Met de samenvoeging in 2013 kreeg de organisatie in een keer de omvang van een ‘multinational’, terwijl het relatief gezien een vrij jonge organisatie is. Dat brengt voor auditors een bijzondere dynamiek met zich mee.”

En wat veranderde er dan voor de auditfunctie?

“De start van de Nationale Politie betekende ook de start van Korpsaudit en later Concernaudit. Het begrip interne auditor was geen nieuw begrip, maar werd in de 26 korpsen vóór 2013 op een eigen manier ingevuld. In 2017 trad de auditcommissie in werking, waarbij het hoofd Concernaudit de auditcommissie ondersteunt. Zowel als deskundige bij haar advisering aan de korpschef en als toehoorder bij de vergaderingen. Concernaudit heeft een formatie van 26 auditors, wat gezien de omvang van de organisatie niet groot is. Voor audit lag de focus voorheen vooral op de jaarrekening en het voldoen aan wet- en regelgeving. Inmiddels richten we slechts 20 tot 30% van ons werk op compliance en besteden we de meeste aandacht aan IT- en operationele audits en adviesopdrachten.”

Hoe wordt de organisatie bestuurd?

“De politie werkt lokaal in de driehoek met de burgemeester, de hoofdofficier van justitie en de eenheid chef van de politie. De korpschef is verantwoordelijk voor het beheer van de politieorganisatie, terwijl de burgemeester (de voorzitter van de driehoek), de inzet van de politie bepaalt. Dit maakt de sturing en beheersing van het korps best ingewikkeld en soms ook lastig.”

Welke uitdagingen spelen er?

“Het IT-auditveld groeit. Het werk en het taakveld van de politie worden ook steeds meer intelligence- en datagedreven. Dat betekent ook wat voor Concernaudit. Het is belangrijk om qua kennis over deze ontwikkelingen bij te blijven en dat is soms best een uitdaging. In de huidige arbeidsmarkt is het lastig om goede IT-auditors binnen te halen die ervaring op dit vlak in de organisatie kunnen brengen. Om dit probleem aan te pakken, investeren we fors in het intern opleiden van auditors en in doorgroeimogelijkheden binnen het team. We hebben een aantal collega’s die de technologische ontwikkelingen op auditgebied nauw volgen.”

Wat zijn de kernwaarden van de Nationale Politie?

“Waakzaam en dienstbaar is waar de politie voor staat. Daarnaast kent de Nationale Politie vier kernwaarden: integer, betrouwbaar, moedig en verbindend. Veel van de kernwaarden zie ik direct terug bij audit. Integer en betrouwbaar zit al in het DNA van auditors. Als auditor moet je soms moedig zijn in het brengen van slechte boodschappen. Daarnaast zorgen we voor verbinding doordat we veel zien en horen en afdelingen kunnen samenbrengen.”

Hoe verhoudt zich dat tot de kerntaken?

“De Nationale Politie heeft drie kerntaken: beschermen, begrenzen en bekrachtigen. De taak om te beschermen sluit goed aan bij de rol van waakhond. De complexiteit van het uitvoeren van de kerntaken van de politie neemt in de huidige maatschappij alleen maar toe. De politie is er namelijk voor iedereen. Ik kan iedereen het boek Die ene melding van Wil Thijssen aanraden. In dit boek vertellen collega’s op een laagdrempelige wijze wat zij hebben meegemaakt en hun is bijgebleven. In deze verhalen komt heel erg de mens naar voren die achter het uniform verscholen gaat. Het geeft een mooi beeld van de dagelijkse praktijk van de politie en de dilemma’s die er spelen.”

Hoe zie jij de rol van interne audit als waakhond van de organisatie?

“Als Concernaudit zijn wij de waakhond die signaleert en reflecteert in hoeverre de organisatie op koers ligt voor de realisatie van de langetermijndoelen. Je moet intern een robuuste organisatie zijn wil je tegen de buitenwereld bestand zijn. De politie wordt enorm geleefd door actualiteiten. Alles wat in de wereld en de maatschappij gebeurt, heeft direct invloed op de politie. Veel wat de politie doet, wordt breed uitgemeten in het nieuws. Als waakhond proberen wij ons daar niet te veel door te laten (af)leiden. We grijpen continu terug op sturing en beheersing van de interne organisatie en de langetermijndoelen van de politie.”

Welke eigenschappen van een waakhond zijn daarvoor belangrijk?

“Als ik aan een waakhond denk, denk ik aan een bullterriër die goed vastgehouden moet worden. Erg beschermend en liefdevol naar het eigen gezin, en agressief en luid richting het gevaar of de ongewenste indringer toe. Dat zie je terug bij de politie. De politie wil tussen de burgers staan en niet tegenover ze. Zoals eerder gezegd is de politie waakzaam en dienstbaar, zij wil beschermen, begrenzen en bekrachtigen. Deze termen komen overeen met zo’n waakhond. Bij de term waakhond had ik de perceptie van een agressor die heel hard blaft, maar er zit juist ook een mooie beschermende kant in een waakhond. Daar zit gelijk ook de uitdaging voor de interne auditor, continu de balans zoeken tussen vertrouwen en tegelijkertijd de kritische partij zijn.”

“De Nationale Politie kent vier kernwaarden: integer, betrouwbaar, moedig en verbindend. Veel van de kernwaarden zie ik direct terug bij audit”

Hoe wordt audit bij de politie ervaren?

“Onze observaties worden over het algemeen goed ontvangen. Vooral doordat we ons de laatste tijd meer richten op adviesopdrachten en kortcyclisch rapporteren. Dit maakt het mogelijk dat onze aanbevelingen direct in de organisatie worden toegepast. Hoewel adviezen niet altijd meteen worden omarmd, wordt uiteindelijk vaak ingezien dat het onze intentie is om de organisatie te verbeteren en verder te helpen. Door steeds vaker kortcyclisch te auditen, zoals bij grote programma’s als het Wetboek van Strafvordering, kunnen we continu observaties terugkoppelen. Dit voorkomt dat de waakhondrol zich pas achteraf manifesteert. En zorgt ervoor dat adviezen tijdig worden opgepakt. Het actief meedenken in een vroeg stadium versterkt de acceptatie en maakt het mogelijk om direct impact te hebben.”

Krijgen jullie te maken met weerstand?

“Audit wordt soms wel gezien als de interne ‘politieagent’ die komt vertellen dat er zaken niet goed zijn, waardoor er extra werk ontstaat. Dat zorgt nog weleens voor weerstand. In gesprek gaan met de auditee helpt dan vaak. Op papier komen zaken toch anders over dan in een gesprek. Een rapport wordt ook altijd uitgebracht met een toelichting. De weerstand neemt dan af. Maar het blijft een uitdaging.”

Wat doen jullie om die weerstand te verminderen?

“Het is belangrijk om continu te benadrukken en te laten zien dat onze inspanningen erop gericht zijn de organisatie verder te helpen. Niemand wijst voor zijn plezier op zaken die niet goed gaan, het doel is altijd om te verbeteren. Dit vraagt om herhaling en een zorgvuldige aanpak in hoe we rapporteren, communiceren en gesprekken voeren. Ook de timing speelt een cruciale rol. Door steeds weer te laten zien dat we werken in het belang van de organisatie bouwen we vertrouwen op. Zo worden we steeds vaker benaderd en gevraagd om mee te denken. Dat stelt ons in stelt om bewuster en sterker naar buiten te treden.”

Hoe gaan jullie als auditors met actualiteiten om?

“De focus ligt vaak sterk op de buitenkant, en een deel van de tijd wordt bepaald door actualiteiten. Het is waardevol om te kijken waar we als organisatie van kunnen leren, zodat we inzichten hebben in actuele kwesties die spelen. Het is een uitdaging relevant te blijven, maar niet volledig meegezogen te worden in de actualiteiten en juist ook vast te houden aan eigen doelen en het auditplan. We reserveren daarom ruimte voor een aantal uren om flexibel op actualiteiten en de daarmee gepaarde risico’s in te spelen. Het kan voorkomen dat een gepland onderwerp moet wijken. Dat is soms noodzakelijk. Het auditplan is planmatig van aard, wat soms haaks staat op de operaties waar veelal reactief gehandeld moet worden. Het vinden van een balans tussen deze twee benaderingen is essentieel. Dat blijft een uitdaging die ons bezighoudt.”

Ga je als auditor zelf ook weleens met de politie mee op pad?

“Ja, om het werk van de politie goed te begrijpen, hebben auditcollega’s bijvoorbeeld een dienst meegedraaid met de noodhulp. Dat is ontzettend waardevol. Iedereen maakt iets anders mee en dat delen we in het afdelingsoverleg met elkaar. Zo had een collega te maken met een heftig incident, terwijl ikzelf een relatief rustige avond had en veel kon spreken over de uitdagingen van een basisteam, bijvoorbeeld rondom capaciteitsplanning. Je krijgt tijdens zo’n dienst een andere kant van het politiewerk mee dan waar je als auditor dagdagelijks mee te maken hebt. En het relativeert.”

Deel je dan ook wat audit doet?

“Tijdens zo’n dienst vertel je soms wat je werk als auditor inhoudt. Dat wordt niet altijd meteen begrepen. Tegen het einde van zo’n dienst krijg je vaak allerlei verzoeken waar je als auditor helaas niet altijd wat mee kunt. Concernaudit opereert op afstand van het uitvoerende politiewerk, maar ik vind het belangrijk om te weten wat er op straat gebeurt. Dat inzicht helpt om adviezen te geven die echt effect kunnen hebben.”

“Op dit moment ligt de focus vooral op opleiden voor behoud van kennis en vaardigheden. Maar het doel is om een kweekvijver te worden voor nieuw talent”

Hoe zie jij de toekomst van jullie auditafdeling?

“Ik zou graag zien dat de auditafdeling op orde komt op het gebied van formatie. En dat we op den duur kunnen fungeren als een echt kennisinstituut. We streven ernaar dat Concernaudit (intern) wordt gezien als kennisautoriteit op het gebied van risicomanagement, governance, (meten van effectiviteit van) soft controls en technologische ontwikkelingen die relevant zijn voor het auditvak. Een plek waar niet alleen intern, maar ook in samenwerking met andere organisaties talent wordt opgeleid. Op dit moment ligt de focus vooral op opleiden voor behoud van kennis en vaardigheden. Maar het doel is om een kweekvijver te worden voor nieuw talent. Idealiter gebeurt dit in een dynamische uitwisseling met andere afdelingen of organisaties. Het bereiken van een volledige sterkte met de benodigde kennis binnen de afdeling is een van de grootste uitdagingen waar we voor staan.”

Wil je de lezer nog iets meegeven?

“Effectief rapporteren is erg belangrijk. Daar zetten we qua opleiding en trainingen op in. We zien ook een duidelijke ontwikkeling dat steeds meer nadruk komt te liggen op cultuur en gedrag, de soft controls. Hier hebben we binnen Concernaudit veel aandacht voor en we brengen dit al een aantal jaren in kaart met betrekking tot het jaarrekeningproces. Een aantal collega’s volgt ook verschillende opleidingen en trainingen hiervoor, zodat we dit aspect goed kunnen toepassen in onze onderzoeken. Op den duur willen we gedrag ook meetbaar kunnen maken, zodat we daar gericht op kunnen rapporteren. We kiezen er bewust voor om minder onderwerpen op de agenda te zetten, maar wel grondiger in te gaan op de gekozen onderwerpen. Dit geeft ons meer ruimte om de onderliggende oorzaken te onderzoeken, zodat we echt kunnen begrijpen wat er speelt. Bovendien stelt dit ons in staat om onze observaties effectiever te rapporteren. Dat vergroot het draagvlak. Dit vind ik erg waardevol en het helpt de politie waakzaam te blijven.”