Veilig gevechtsgereed

Missies, gevechtshandelingen, gevaarlijke situaties. Er zijn weinig organisaties waar veiligheid zo verweven is met het doel en de activiteiten als bij Defensie. Daarom is het essentieel dat er toezicht bestaat op die veiligheid. Brigadegeneraal Kees Koek van de Inspectie Veiligheid Defensie over hoe die veiligheid geborgd kan worden.

Wat doet de Inspectie Veiligheid Defensie?

“De Inspectie Veiligheid Defensie (IVD) houdt toezicht op de fysieke en sociale veiligheid bij Defensie. De inspectie kent twee afdelingen. De eerste afdeling is onderzoek en toezicht. Die zit vol met inspecteurs. Wij onderzoeken ernstige voorvallen die zich hebben voorgedaan. Je kunt ons ook wel vergelijken met de groene versie van de Onderzoeksraad voor Veiligheid. Daarnaast kunnen we vooraf, aan de hand van bijvoorbeeld een thema, een onderzoek verrichten. De andere afdeling is de afdeling Strategie en Organisatie. Daar werk ik. Wij maken jaarplannen en meerjarenperspectieven, doen risicoanalyses en houden contacten met andere rijksinspecties. We gaan niet over beveiliging, daar gaat een ander onderdeel over, maar echt over veiligheid in de zin van veilige werkomstandigheden.”

Waarom specifiek een inspectie gericht op veiligheid?

“Er wordt ook onderzoek gedaan naar aspecten als rechtmatigheid en doelmatigheid binnen Defensie, alleen niet door ons. Zo voeren de ADR en de Rekenkamer onderzoeken uit bij Defensie. En loopt er nu ook een onderzoek door Deloitte en Berenschot naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van Defensie. En waarom veiligheid? We zijn in 2018 opgericht naar aanleiding van ongevallen. Er moest een maatregel genomen worden. Toen is écht gezegd: ‘Er moet iets gebeuren, we gaan nu laten zien dat we op een betere manier omgaan met de veiligheid van onze soldaten door het gestructureerd onderzoeken van ongevallen en hierop te verbeteren.’ Ik vind dat zelf heel sterk.”

Wat is een voorbeeld van een thematisch onderzoek?

“Bij thematische onderzoeken gaan we op zoek naar trends. Bijvoorbeeld als het ons opvalt dat iedere keer hetzelfde fout gaat. Zo zijn we nu bezig met voertuigongevallen. Ligt dat aan de bestuurders en hun opleiding, de auto, de communicatie of de omstandigheden? We proberen te kijken wat oorzaken zijn. Uiteindelijk gaat het erom dat ervan geleerd wordt om in de toekomst fouten te voorkomen.”

“Aanbevelingen die hout snijden, begrepen worden, en duidelijk geadresseerd zijn, hebben de grootste opvolgingskans”

Dat is ook het doel van een onderzoek na een ongeval?

“Zeker! Maar daarnaast is ons onderzoek ook heel belangrijk voor de nabestaanden. Vorig jaar is er een jongen overleden door een ongeluk met een pantservoertuig in Duitsland. We hebben dat onderzocht en nu afgerond. Voordat het wordt gepubliceerd en aangeboden aan de minister kunnen eerst de nabestaanden het rapport inzien. Voor de nabestaanden betekent dit dat zij een beschrijving krijgen van de laatste paar seconden van zijn leven. Dat is ongelooflijk kostbaar. We kijken naar alle feiten, trekken daar conclusies uit en doen aanbevelingen. En dat wordt aangeboden aan degenen die erover gaan om dat op te volgen.”

Bewaken jullie ook die opvolging?

“Nogmaals, het leren staat voorop. We doen niet voor niets aanbevelingen en die volgen wij ook. We hebben bijvoorbeeld bij het recente rapport van de jongen die vorig jaar is overleden met het pantservoertuig ook aangegeven dat we over drie maanden voor het eerst in gesprek gaan met degene die het rapport heeft ontvangen. De aanbevelingen kunnen de laagste soldaat tot de hoogste generaal betreffen, maar de aanbeveling wordt vooral geschreven voor de commandant. Of eigenlijk de minister. We bieden alles aan de minister aan en die zet het dan weer uit bij het krijgsmachtonderdeel.”

Is er vaak overleg?

“We zitten maandelijks bij een bestuursraad met de top van Defensie. Op het onderdeel defensieveiligheid schuiven wij aan en kunnen we aangeven wat ons opvalt. Bevindingen vindt niemand leuk. Onze ervaring is dat het meer effect heeft als we vertellen wat er goed gaat in plaats van wat er fout gaat. Als je benoemt dat een krijgsonderdeel ‘een mooi systeem heeft met een puike training, chapeau!’, dan geef je een flink compliment. Dat slaat ook aan bij de andere krijgsmachtonderdelen. Er is een cultuur van winnen, dus die willen dat ook en gaan er zelf vaak dan mee aan de slag.”

Hoe worden jullie rapporten en aanbevelingen ontvangen?

“Vijf jaar geleden kwamen we nog veel ontkenning tegen. Nu is er veel meer begrip. Dat is mede door het herkenbaarder opschrijven van aanbevelingen. We hebben vorig jaar in kaart gebracht hoe vaak onze aanbevelingen opgevolgd worden en onderzocht wanneer wel en wanneer niet. De conclusie was dat de aanbevelingen die hout snijden, begrepen worden, en duidelijk geadresseerd zijn, de grootste opvolgingskans hebben. Vaak zie je dat onze aanbevelingen best goed zijn, maar niet concreet genoeg zijn voor de ontvanger. Die denkt dan: moet ík het nu doen of iemand anders? Met een organisatie van 70.000 mensen moet je heel duidelijk zeggen: ‘Landmacht, dit is echt voor jou. Dit moet jij gaan doen en dit moet jij oplossen.’ We hebben ook weleens gevraagd: ‘Wat zou jij mij aanbevelen als jij mijn rapport zou schrijven?’ Daaruit volgt automatisch dat de aanbevelingen herkend worden.”

Volgen jullie ook ongevallentrends?

“Elk gemeld ongeval wordt geregistreerd, maar het is moeilijk om trends hieruit te destilleren omdat het ook gaat om bijna-ongelukken. Die worden niet altijd gemeld, want daar moet iemand toe bereid zijn. Het is wel iets waarvan ik denk dat het mogelijk is. Welk soort ongeval komt het meest voor? De ongelukken met voertuigen of de val uit de hindernisbaan? Maar elk geval blijkt weer uniek te zijn. En daarnaast: als de cijfers omhooggaan weet je niet of de onveiligheid toeneemt, of dat de meldingsbereidheid is toegenomen. We hebben een student ook onderzoek laten doen naar de meldingsbereidheid en waar het mogelijk aan schort. Dan blijkt dat niet iedereen het systeem snapt. Toen we het zelf invulden kwamen we er ook niet helemaal uit. Ook het simpele feit dat je de computer moet opstarten voor het doen van een melding kan een drempel zijn.”

De echte ongevallen worden wel gemeld?

“Je ontkomt niet aan het melden van ongelukken. Ondanks dat we een megaorganisatie zijn, is het tegelijkertijd ook een klein dorp waar je niets verborgen kunt houden. We bezoeken elke drie jaar alle eenheden van Defensie tot op het compagnieniveau. Dat is een man of tweehonderd. Daar zijn we dus wel even mee bezig. Het doel is om ruchtbaarheid te geven aan ons werk en de meldingsbereidheid te stimuleren.”

En waarom sociale veiligheid?

“Dit was vanaf het begin al onderdeel van onze taak. En dat maakt het ook mooi werk, want we zijn een afspiegeling van de maatschappij. En die maatschappij is ook echt een andere dan tien jaar terug. Dingen die toen normaal waren kunnen nu niet meer. Er komt van alles bij ons binnen: mannen, vrouwen, verschillende geaardheden. We willen graag uitstralen dat iedereen hier welkom is. En dat betekent een veilige werkgever zijn.”

Wat kan er misgaan als Defensie niet sociaal veilig zou zijn?

“Als mensen zich onveilig voelen, werken ze minder goed of zijn ze afgeleid. En dat kun je niet hebben in gevechtssituaties. Als je op missie bent en er lopen een paar mensen bij die er met hun gedachten niet bij zijn, omdat er iets speelt, raakt dat de groep. Dus groepsgevoel en groepscohesie is erg belangrijk. Omdat dat zo belangrijk is, moet je bewaken dat iedereen in de groep zichzelf kan zijn. Want als dat niet kan, is dat gevaarlijk voor jou en voor de groep. Je moet helemaal gevechtsgereed zijn. Dat betekent dat je niet alleen je training met het geweer hebt afgerond, maar ook dat je je senang voelt in het team.”

“Als ze met zijn tienen zijn, dan moeten ze het alle tien doen. Als er eentje hapert ben je kwetsbaar als groep”

Hoe voeren jullie onderzoeken naar sociale veiligheid uit?

“We gebruiken vaak enquêtes en voeren veel gesprekken met mensen. Twee jaar geleden hebben we onderzoek gedaan naar de sociale veiligheid bij de onderofficiersopleiding. Dan voeren we gesprekken bij verschillende scholen met leerlingen, docenten of instructeurs. Maar ook met commandanten die later te maken hebben met de net afgestudeerde leerlingen. We vragen hoe zij ze binnenkrijgen. Hebben ze wellicht iets opgelopen in de opleiding en waar kan dat aan liggen?”

Hoe zit het met de sociale veiligheid bij Defensie?

“We hebben altijd te maken met het wankele evenwicht, of het dilemma, tussen groepsbelang en groepswerk versus individuele vrijheid. Die leven soms op gespannen voet met elkaar. Je kunt eenvoudig niet beide willen. Als je vecht, doe je dat eigenlijk altijd in een groep. Zelfs de F16-piloot heeft tachtig man op de grond die hem de goede kant op sturen. En als ze met zijn tienen zijn, dan moeten ze het alle tien doen. Als er eentje hapert ben je kwetsbaar als groep.”

Hoe uiten jullie je onafhankelijkheid als IVD?

“Die onafhankelijkheid zit in ons optreden. Maar je moet er juist niet mee te koop lopen en het van de daken schreeuwen. Je moet het gewoon zijn. Mijn ervaring is dat beïnvloeding oprecht niet plaatsvindt. Ik kom zelf van de landmacht, maar ik ben al twee jaar lang niet gebeld met het verhaal: ‘Kees doe eens even normaal.’ Het komt ook van twee kanten. We leggen van tevoren goed uit wat we gaan doen en hoe het proces eruitziet. Als je transparant bent, snappen mensen echt wel dat een inspectie nodig is en meerwaarde heeft. We kunnen zelf naar ieder onderwerp kijken, dat vind ik ontzettend belangrijk en fijn. Dat weet het ministerie ook heel goed. Het ministerie mag altijd een verzoek indienen en dat doen ze ook.”

Wat is de achtergrond van de medewerkers?

“We zijn met 45 mensen, man en vrouw. We merken dat we goed in trek zijn bij vrouwen. Waarom weet ik niet precies, blijkbaar trekt dit soort werk vrouwen aan. De inspecteurs hebben bijna allemaal inspectie-ervaring bij andere toezichthouders, inspectiekennis is belangrijk. En we hebben nogal wat mensen van de Onderzoeksraad voor Veiligheid. Daar werken we ook veel mee samen en leren we van. We hebben bijna geen vacatures en krijgen altijd veel aanmeldingen voor een vacature. Ons werk is blijkbaar populair.”

Werken er ook militairen bij jullie?

“We hebben specifieke burgerfuncties en militaire functies. Zo zijn de inspecteursfuncties nagenoeg allemaal burgerfuncties. Maar we hebben bijvoorbeeld ook accounthouders voor elk van de vier krijgsmachtonderdelen. Dat zijn allemaal militaire functies. Ik wil daarvoor mensen hebben die de cultuur kennen en de openingen weten, die ook fungeren als vraagbaak vanuit het krijgsmachtonderdeel naar ons. Ik zet functies uit specifiek voor militairen en specifiek voor burgers. Op militaire functies kunnen geen burgers solliciteren en andersom ook niet.”

Waarin onderscheiden jullie je van andere inspectiediensten?

“We hebben een moloch van een organisatie van 70.000 man om toezicht op te houden, maar wij zijn klein. Daardoor is de besluitvorming bij ons snel. Kom je met een goed idee en wil je goedkeuring daarvoor, dan kan dat binnen een dag geregeld worden en kun je aan de slag. Er heerst een sterke can-domentaliteit. Daarmee onderscheiden we ons. We werken samen met andere inspectiediensten. Zo bespreken we nu met de Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT) de communicatie en scenario’s in oorlogstijd. De logistiek is ongelooflijk belangrijk. Je kunt niet hebben dat er wegwerkzaamheden zijn waardoor de snelweg niet begaanbaar is.”

Hoe ben je zelf bij de IVD beland?

“Ik ben altijd operationeel geweest bij Defensie, heb meegedaan aan missies. Drie jaar ben ik adjudant van de Koningin geweest. Zeg maar de Erik Hazelhoff van de koningin, maar dan tig jaar later. Je bent persoonlijk adviseur en bereidt haar bezoeken voor, gaat mee en evalueert na afloop. Je leert heel de Staat der Nederlanden kennen. Vervolgens ben ik in de personeelswereld voor de landmacht beland. En daarna langzaam maar zeker hier terechtgekomen. Ik voer zelf geen inspecties uit, maar ben wel betrokken bij de voorbereidingen en lees alle rapporten voor ze uitgaan.”

Wat maakt dit werk leuk?

“Ik vind het leuk om mensen en Defensie beter te maken. Beter wil zeggen veiliger. Dat is ontzettend belangrijk. Want een soldaat kun je maar één keer inzetten. Daarom is het zo belangrijk dat-ie zijn werk veilig doet en kan doen. Ik heb het zelf meegemaakt tijdens mijn missie naar Afghanistan. Voor ons was het duidelijk: we gaan er samen in en we gaan er samen uit. We kenden vooraf de eis dat een gewonde militair binnen een uur op de operatietafel ligt. Hoe dan ook. Dat geeft ongelooflijk veel kracht voor een militair om te gaan.”

Waar ben je trots op?

“Wat leuk is om te noemen is dat wij net onze eerste interne audit hebben afgerond voor een ISO-norm. Dit was het hr-proces. Ik zie het als een grote voorjaarsschoonmaak en het leverde ook echt wat op. Daar ben ik trots op!”