Rapporten van de ADR worden actief openbaar gemaakt

Op 1 juli 2016 is de rijksbrede beleidslijn voor openbaarmaking van de rapporten van de ADR ingegaan. De beleidslijn loopt vooruit op de Wet open overheid, waarin proactieve openbaarmaking een belangrijke plaats inneemt. Een gesprek met Anneke van Zanen-Nieberg, algemeen directeur van de Auditdienst Rijk, over de consequenties van actieve openbaarmaking van auditrapporten.

Wat was de aanleiding voor de beleidslijn voor openbaarmaking van ADR-rapporten?

“Het kabinet wenst een open en transparante overheid. Bij een open en transparante overheid past maximale transparantie voor de burger en dus ook actieve openbaarmaking van documenten, waaronder interne rapportages van de ADR. De rijksbrede beleidslijn betreft de openbaarmaking van rapporten en van brieven. Het gaat uitdrukkelijk niet om de openbaarmaking van dossiers. Dossiers vormen de onderbouwing van de rapporten en maken deel uit van de interne kwaliteitstoetsing. Wel is de ADR desgevraagd bereid tot een toelichtend gesprek over uitkomsten van onderzoek.”

Hoe reageren (potentiële) opdrachtgevers van de ADR op de openbaarmaking?

“Tot nu toe heb ik niet het beeld dat men terughoudend is in het verstrekken van opdrachten. Wat we merken is dat de opdrachtgever meer aandacht geeft aan de opdrachtomschrijving, aan wat zijn specifieke vraag aan de ADR is. Dit betekent dat hij iets intensiever betrokken is bij de start van het onderzoek. Ook bij de afronding is de opdrachtgever nadrukkelijk betrokken. Deze actieve betrokkenheid van de opdrachtgever kan de kwaliteit van de onderzoeken en rapportages verhogen.”

Dus actieve openbaarmaking heeft een positief effect op de kwaliteit van de rapportages van de ADR?

“Door de openbaarmaking van de rapporten worden we gesterkt in de opvatting dat een scherpe opdrachtformulering belangrijk is. Nog meer aandacht moet uitgaan naar een uniforme opdrachtformulering, wat leidt tot scherpere en heldere conclusies in het onderzoek. Je zou kunnen stellen dat openbaarmaking leidt tot een (nog) hoger kwaliteitsbewustzijn.”

“Overigens doet de ADR zelf al vanaf de oprichting aan kwaliteitstoetsing. Vorig jaar heeft de ADR haar stelsel van kwaliteitsbeheersing laten toetsen door een extern bureau. Daarbij werd opgemerkt dat de ADR al kwaliteitsrichtlijnen gebruikt die verder gaan dan voor een interne auditdienst verplicht is. Dat komt doordat de ADR-onderzoeken altijd al Wob-opvraagbaar waren en doordat de ADR werkt voor de publieke zaak.”

“Ook de eisen aan de mondelinge communicatiekracht worden hoger. Denk maar aan situaties waarbij door derden aanvullende vragen gesteld worden. Die moet de auditor kunnen beantwoorden”

De groep ‘meelezers’ van een ADR-rapport wordt groter. Hoe wordt daarop geanticipeerd?

“De ADR heeft primair een rol in het interne verkeer. Die rol verandert niet. Het verschil ten opzichte van nu is dat het ‘interne auditrapport’ een onderdeel van het maatschappelijk verkeer gaat worden. Dat betekent dat we de inleiding en context van het onderzoek beter gaan schetsen en dat we nog zorgvuldiger zijn met het noemen van persoonsnamen. Dit doet niets af aan de uitkomsten van het onderzoek. We leggen de uitkomsten alleen wat beter uit omdat er een breder lezerspubliek is; we geven aan hoe je het onderzoek en de resultaten moet duiden. Het brede lezerspubliek moet de uitkomsten van het onderzoek in de context kunnen plaatsen.”

Want anders?

“Bij openbaarmaking kan er op twee fronten reuring ontstaan: de kwaliteit van het onderzoek kan ter discussie komen te staan en er kan discussie komen over de uitkomsten van het onderzoek. In het eerste geval wordt de minister van Financiën, waar de ADR onder valt, aangesproken. De ADR is en blijft verantwoordelijk voor de deugdelijkheid van de onderzoeken en de kwaliteitsborging. Ik sta voor de kwaliteit die mijn mensen leveren. Wanneer er reuring ontstaat over de uitkomsten van het onderzoek, dan zal de inhoudelijk verantwoordelijke minister gevraagd worden wat er is gedaan met de uitkomsten van het onderzoek. In de kern verandert er niets in de wijze waarop auditrapporten worden behandeld en wie waarvoor verantwoordelijkheid draagt.”

Wat vinden de auditors van de ADR van de openbaarmaking?

“Sommige auditors vinden het spannend of hebben vragen. Anderen hebben het gevoel dat de uitkomsten serieuzer genomen worden. Aan de andere kant vragen auditors zich ook af hoe ze beschermd worden als er een keer iets komt waarbij de kwaliteit van het onderzoek ter discussie komt te staan. Zoals eerder gezegd sta ik voor de kwaliteit die mijn mensen leveren en daarbij is een goed kwaliteitsborgingssysteem ontzettend belangrijk.”

Beleidslijn openbaarmaking rapporten Auditdienst Rijk (ADR)

De rijksbrede beleidslijn voor openbaarmaking van rapporten van de ADR is opgesteld door de minister van Financiën en goedgekeurd door de ministerraad. Daarin is vastgelegd dat de minister van Financiën vanaf 1 juli 2016 elk halfjaar een overzicht aan de Tweede Kamer stuurt met de titels van door de ADR uitgebrachte rapporten. Het overzicht wordt ook gepubliceerd op www.rijksoverheid.nl. Het overzicht bevat zowel de titels van eind- als interim- en deelrapporten. De eindrapporten die na 1 juli 2016 zijn verschenen, worden door het opdrachtgevend ministerie op www.rijksoverheid.nl gepubliceerd. Het ministerie van Financiën publiceert de algemene rapporten van de ADR.

De rijksbrede beleidslijn is ingegaan op 1 juli 2016 en beschrijft de wijze van openbaarmaking van rapporten van de ADR. De Wet openbaarheid van bestuur (Wob) uit 1980 regelt de openbaarmaking van informatie door de Nederlandse overheid en is reactief (op verzoek). De Wet open overheid (Woo) is de beoogde opvolger van de Wob en ligt ter behandeling in de Eerste Kamer.

Worden er extra eisen gesteld aan de competentie van de auditors? Wetende dat het rapport extern gaat?

“Auditors moeten context meegeven in hun onderzoek. Ze moeten de teksten beter introduceren. Dit stelt hogere eisen aan de schrijfstijl. Om die reden kijkt iemand met een communicatieve achtergrond ook mee bij het afronden van de rapporten. Maar het gaat niet alleen om hogere eisen aan de schriftelijke communicatievaardigheden, ook de eisen aan de mondelinge communicatiekracht worden hoger. Denk maar aan situaties waarbij door derden aanvullende vragen gesteld worden. Die moet de auditor dan kunnen beantwoorden.”

Maar misschien kan niet iedere auditor dat

“Ik vind dat je er oog voor moet hebben dat niet iedereen over dezelfde competenties beschikt en dat is ook niet erg. Als een auditor zich niet op zijn gemak voelt om toelichtende vragen van externen te beantwoorden, dan ben ik blij dat mensen dat durven te zeggen. Dan lossen we dat op door bijvoorbeeld een andere betrokkene of een directeur het toelichtend gesprek te laten voeren. Tot nu toe hebben we geen stortvloed aan extra vragen gehad nu rapporten openbaar zijn.”

Hoe wordt de privacy van de auditors/onderzoekers beschermd?

“In principe moeten de klantdepartementen, dus de departementen op wiens verzoek een onderzoek is uitgevoerd, hier alert op zijn. De afspraak is dat er geen namen van auditors in de auditrapporten staan en dat de ondertekening door de projectleider wordt weggelakt, evenals andere persoonsgerelateerde zaken.”

Is er overleg geweest met de beroepsorganisaties over de implicaties van de beleidslijn?

“Wij zijn nog steeds de interne auditfunctie, maar dan een waarbij de rapportages een maatschappelijke werking hebben. We zijn dus aan regels van Interne Audit gebonden. De NBA steunt de lijn van de ADR dat dossiers niet openbaar gemaakt worden. Ook de Algemene Rekenkamer steunt die lijn. Uiteindelijk is de beleidslijn openbaarmaking gewoon een feit. Dan is het belangrijk om als ADR een helder structurele lijn te hebben, dus belangrijk om het goede in te regelen in alles wat we doen. Het is ook een kwestie van gewenning.”