“Overall ben ik tevreden”

In dit vierluik over kwaliteitstoetsing vertellen Patricia Michel (De Goudse Verzekeringen), Jos Motzheim en Willem de Korte (Delta Lloyd), Karin Hubert, Ronald van Rijswijk en Peter Hartog (SVB), Piet Vrolijk (KPN) over hun ervaringen.

“Er is een duidelijk verschil tussen peer reviewing en quality reviewing als het gaat om zaken als professionaliteit, objectiviteit en diepgang”, aldus manager Internal Audit Patricia Michel van De Goudse Verzekeringen.

Hoe hebt u zich voorbereid?

“We hebben onszelf voorbereid met behulp van een self assessment die we vooraf van IIA aangereikt hebben gekregen. Met het self assessment kun je bepalen waar je als afdeling staat en waar verbeteringen mogelijk zijn. Helaas bleek uit het self assessment, zoals dat in eerste instantie ter beschikking werd gesteld, niet welke aanvullende kwaliteitsvereisten vanuit andere beroepsverenigingen worden gesteld aan interne auditafdelingen. Ik ben zelf RE en op mijn afdeling is ook een RA werkzaam. Wij zijn dus gehouden aan de kwaliteitsvereisten vanuit drie beroepsverenigingen.”

Hoe is de kwaliteitstoetsing verlopen?

“Na een eerste bestudering van de door ons van te voren beschikbaar gestelde documentatie zijn de kwaliteitstoetsers drie dagen bij ons op locatie geweest. De toetsers hebben een aantal dossiers bestudeerd en gesproken met diverse medewerkers van onze organisatie. Daarna hebben zij de bevindingen mondeling met ons afgestemd. Hierbij gaven zij aan dat we het rapport pas zouden ontvangen nadat zij het rapport in concept hadden voorgelegd aan het College Kwaliteitstoetsing IIA. Op mijn verzoek is deze werkwijze aangepast, zodat ik, voordat het rapport aan het college zou worden voorgelegd, kennis kon nemen van de wijze waarop bevindingen waren geformuleerd, en bovendien de gelegenheid had mijn commentaar hierop te geven. En dat was maar goed ook! Bij drie van de vier punten is de classificatie aangepast van ‘partially complies’ naar ‘generally complies’.”

Hoe is uw organisatie, van IA-medewerkers tot bestuurders en commissarissen, bij het certificeringsproces betrokken geweest?

“Onder meer de voorzitter van de audit committee, de CFO, de manager Risk en Compliance en ikzelf zijn geïnterviewd. Ten tijde van de toetsing was de voorzitter van het bestuur wegens ziekte langdurig afwezig. De toetsers hadden dus geen gelegenheid hem tijdens het onderzoek te spreken.”

Welke Standards behoefden extra aandacht?

“De enige bevinding waarbij de toetsers van mening waren dat we niet volledig aan de standaarden voldeden, had betrekking op de wijze van formuleren van ons eindoordeel. Deze bevinding en de hierbij door de toetsers gesignaleerde risico’s hebben wij uitgebreid besproken met het bestuur en het audit committee. Op basis hiervan hebben wij besloten het geformuleerde verbeterpunt vooralsnog niet over te nemen. Daarnaast hebben de toetsers enkele adviezen ter overweging meegegeven. Dit zijn adviezen naar aanleiding van enkele best practices. Wij zijn een afdeling die bestaat uit drie medewerkers. Dat betekent dat je keuzen moet maken en dus niet alle adviezen kunt overnemen.”

Welke meerwaarde ziet u in certificering?

“Uiteraard zie ik meerwaarde in quality reviewing. Ik vind dat er een duidelijk verschil bestaat tussen peer reviewing en quality reviewing als het gaat om zaken als professionaliteit, objectiviteit en diepgang. Waar ik moeite mee heb is dat ik als manager Internal Audit verplicht wordt me periodiek door IIA te laten toetsen. Zeker gezien het bijbehorende kostenplaatje.”

Bent u tevreden over de kwaliteitstoetsing? Wat zou u anders willen zien?

“Overall ben ik tevreden over de kwaliteitstoetsing. Het team bestond uit ervaren auditors met kennis van financiële instellingen. Het is goed om bevestigd te krijgen dat je als afdeling voldoet aan de kwaliteitsvereisten. Zoals hiervoor al aangegeven is er toch een aantal zaken voor verbetering vatbaar. Het belangrijkste punt is de wijze waarop het rapport tot stand komt (inmiddels is de mogelijkheid tot commentaar op het conceptrapport vastgelegd in het reglement op de kwaliteitstoetsing voor interne auditors – red.). Verder zou ik in het rapport graag het onderscheid tussen verbeterpunten (gerelateerd aan afwijkingen van de standaard) en adviezen (gerelateerd aan best practices) toegelicht zien. Ten slotte mag er bij het schrijven van het rapport meer aandacht zijn voor de context waarin kleine auditdiensten opereren.“