Out of the box gestructureerd

In dit drieluik vertellen Roland Gelauff, Erwin Engels en Dirk Willem Huizinga hoe zij kijken naar de rol van de auditor als hofnar. En wat is dat dan precies in hun ogen?

In gesprek met Dirk Willem Huizinga, CAE bij de Volksbank, over vernieuwende denkbeelden binnen een formalistische organisatie. Past de traditionele rol van hofnar wel in innovatieve omgevingen? En hoe maak je dat meetbaar? Inzichten in hoe een eeuwenoud concept relevant kan blijven in hedendaagse zakelijke structuren.

Wat vind je van de stelling dat de hofnar zich thuis voelt in innovatieve organisaties, maar wringt in traditionele bedrijven?

“Traditioneel is de hofnar een historische functie die ontworpen is in een traditionele wereld. Vanuit dit perspectief kan ik het sowieso niet eens zijn met de stelling. Omdat een hofnar per definitie functioneert in traditionele organisaties waar iemand de hoogste baas moet tegenspreken.”

Wat is volgens jou de rol van de hofnar in een moderne organisatie?

“De vraag is of een hofnar in een moderne wereld nog wel een plek heeft. Want een auditor is een zorgvuldig opererend mens die werkt met normenkaders, controlewerkprogramma’s, oordelenstelsels en formele rapportages. Een hofnar is volgens mij per definitie out of the box. Je kunt dus de vraag stellen of een auditor en een hofnar niet per definitie zaken zijn die tegengesteld zijn aan elkaar. Moet of kan een auditor een hofnar zijn? Wat een auditor natuurlijk wel moet doen, is daar waar het nodig is out-of-the-box denken, opereren en oordelen. Dus ad hoc inspelen op een situatie. Hofnargedrag past niet van nature bij een auditor, maar kan de toegevoegde waarde van de auditor aanzienlijk vergroten.”

Denk je dat de rol van hofnar belangrijk kan zijn voor jouw organisatie?

“De rol van hofnar voor een organisatie als de Volksbank kan erg belangrijk zijn, gezien onze sterk formalistische aard waar mensen zich voornamelijk aan de regels houden. En wat je wil, is dat je je niet aan de letters van de regels houdt maar aan de geest van de regels. Dat betekent dat je ruimer denkt dan alleen maar zoals het is opgeschreven. Ik denk dat bij een formalistische organisatie als een bank het geen kwaad kan om regelmatig even op het verkeerde been gezet te worden met een opmerking als: ‘Oh, hé, zo had ik er nog niet naar gekeken.’ Dat vind ik ook relevant.”

“Wat kan helpen in specifieke situaties is hofnargedrag een plek geven. Dan kun je niet institutionaliseren, dat moet je faciliteren en niet bestrijden”

Hoe kun je de rol van de hofnar integreren in de auditafdeling?

“Dat kan niet, omdat integreren betekent dat je de rol structureert. En door te structureren, wordt het onderdeel van de structuur. Je kunt niet op afroep institutionaliseren. Wat kan helpen in specifieke situaties is hofnargedrag een plek geven. Dan kun je niet institutionaliseren, dat moet je faciliteren en niet bestrijden. Maakt iemand bijvoorbeeld in een serieuze vergadering een flauwe grap, of bedenkt iemand tijdens een audit iets out of the box wat niet in het controlewerkprogramma staat maar wel relevant kan zijn, dan moet je dat niet platslaan. Dat moet je koesteren en opkweken en kijken of er wat moois uitkomt. Dus het is niet institutionaliseren, het is faciliteren.”

Hoe zorg je ervoor dat de hofnar effectief communiceert met zowel het management als de rest van de medewerkers?

“De hofnar als functie zie ik niet wandelen door de organisatie, want die wordt moeilijk serieus genomen. Ik geloof wel dat een goede auditor af en toe hofnargedrag moet vertonen om effectief te zijn.”

Wat versta je daaronder?

“De onverwachte vraag stellen die je niet van tevoren hebt opgeschreven of afgestemd, maar die je in je onderbuik voelt opkomen. Een situationele vraag, verwondering of opmerking die opkomt door een complex aan factoren.”

Hoe kan de hofnar zijn onafhankelijkheid en objectiviteit behouden, vooral wanneer hij kritiek levert op het management?

“Ik denk dat je als hofnar alleen de verwondervragen moet stellen om onafhankelijk te blijven. De vragen zonder oordeel die je gesprekspartner aan het denken zetten. De boodschap moet niet zijn: ‘Ik heb geen plan aangetroffen voor de opvang van die lekkage en geen impactanalyse aangetroffen over lekkage.’ Dat wordt een hoge bevinding, of jullie zijn stout, fout of onvoldoende. Nee, je moet de verwondervraag stellen: ‘Hebben jullie wel eens nagedacht over…?’ En dan is het aan het management om die vraag te beantwoorden. En dan niet meteen van de out-of-the-boxvraag naar jumping to conclusions gaan.”

Verwondervragen dus

“Die tasten je objectiviteit niet aan, omdat je namelijk in het midden laat of het erg is of niet. Want het kan zomaar blijken dat het helemaal niet erg is. Misschien is er wel een analyse gedaan, alleen dat weet je niet, omdat het niet expliciet is gemaakt. De objectiviteit en onafhankelijkheid zie ik dus helemaal niet geraakt worden, als je maar de juiste soort vraag stelt.”

Is de prestatie van een aanwezige hofnar een mogelijk auditobject?

“Dat vind ik moeilijk. Dan ga je iets wat out of the box is toch weer proberen in een hokje te stoppen. Daar kan ik me moeilijk wat bij voorstellen. De verwondervraag stellen is goed. Je kunt als auditor observeren dat de verwondervraag nooit gesteld wordt. En zeggen: ‘Goh, moeten we als organisatie niet een hofnar in dienst nemen?’ Alleen of die effectief is wanneer de hofnar bijvoorbeeld vijf briljante challengevragen stelt waarop de organisatie vervolgens een voldoende antwoord heeft… Kun je dan zeggen dat de hofnar geen goed werk heeft geleverd? Want hij heeft er geen zeven gesteld? Het kan ook zijn dat die organisatie gewoon geniaal is en kennelijk toch geen hofnar nodig heeft. Een en ander lijkt me moeilijk te objectiveren.”

“Ik zie in mijn team dat auditors van nature procedureel gedreven werken. In die basishouding is out-of-the-boxredeneren niet iets wat vanzelf gaat”

Wat vind je van de stelling: niet elke interne auditor heeft het talent om een effectieve hofnar te zijn?

“Daar ben ik het mee eens. Ik zie in mijn team dat auditors van nature procedureel gedreven werken. In die basishouding is out-of-the-boxredeneren niet iets wat vanzelf gaat. Daarom struikelen we niet over de out-of-the-boxgedachten. Maar ondanks dat het niet in de aard van de auditor zit, komt het geregeld voor.”

Als je goed zoekt?

“Wanneer je je team goed samenstelt, creëer je verschillende werkvormen waarbij procedurele collega’s elkaar kunnen uitdagen. Zodat je op die manier toch out-of-the-boxdenken krijgt. Ik zie dit terugkomen wanneer twee procedurele mensen in een kamer worden gestopt en beginnen te discussiëren. Dan kunnen de vonken eraf spatten en komen er de mooiste dingen uit. Hoewel ze beiden procedureel naar een object kijken, is de waarheid nooit hetzelfde. Die botst op verschillende plekken. Die discussie heb je nodig om daar te kunnen kijken waar je anders niet had gekeken. Of wat je niet had willen horen of had bedacht.”