Is hier sprake van fraude?

Een forensisch onderzoeker komt in beeld bij een vermoeden van fraude. Audit Magazine sprak met Inge-Lisa Toxopeus, forensisch accountant en partner bij Hermes Advisory, voor wie fraudeonderzoek dagelijkse kost is.

Waar houdt u zich zoal mee bezig?

“Ik doe bijzondere onderzoeken en houd mij bezig met het onderzoeken/begroten van vermogensschade. Onder de bijzondere onderzoeken vallen fraudeonderzoeken, onderzoeken naar faillisementsfraude en jaarrekeningfraude. Vooraf is niet altijd zeker of er sprake is van fraude. Daarom noemen wij het bijzonder onderzoek. Bij onderzoek naar vermogensschade moet je denken aan schadebepalingen wanneer de ene onderneming schade heeft berokkend aan een andere onderneming.”

Wat is uw achtergrond?

“Ik ben forensisch accountant, dat wil zeggen dat ik als RA forensische werkzaamheden uitvoer. Niet iedereen in het vakgebied is RA. De niet-RA’s in dit vakgebied worden aangeduid met forensisch onderzoeker. Veelal zijn dit voormalige politiemensen en advocaten. Er is veel vraag naar forensisch onderzoek, dus dat maakt het een interessante sector voor advocaten- en accountancykantoren. Er zitten veel juridische aspecten aan dit werk, maar uiteindelijk gaat het er vooral om dat je de administraties begrijpt. Voor het vaststellen van fraude en het winnen van een arbeidsrechtelijke, civielrechtelijke of strafrechtelijke zaak zijn juristen goed toegerust. Echter, voor het vaststellen van de omvang van de schade dien je administratieve kennis te hebben.”

“Wat mij opvalt is dat juristen een casus behandelen vanachter hun bureau. Accountants zijn veel meer gewend om naar een cliënt te gaan en zelf in de administraties te neuzen”

“Bij de Orde van Advocaten en de Juridische Academie geef ik les aan juristen, maar helaas heeft de gemiddelde jurist doorgaans weinig kennis van administratieve processen en boekhouding. Wat mij ook opvalt is dat juristen een casus behandelen vanachter hun bureau. Accountants zijn veel meer gewend om naar een cliënt te gaan en zelf in de administraties te neuzen. Een groot voordeel om een advocaat het forensisch onderzoek te laten uitvoeren, is dat een advocaat zich kan beroepen op zijn verschoningsrecht. De FIOD zal bij een advocaat niets mogen invorderen. Uiteindelijk geloof ik het meest in de combinatie. Wij werken binnen Hermes altijd met een advocaat.”

Hoe groot schat u het probleem fraude in?

“Ik denk dat fraude nog steeds onderschat wordt. Het is moeilijk er een percentage aan te plakken maar ik durf te stellen dat elke onderneming er wel mee te maken krijgt. Vaak heeft niemand door dat er iets speelt omdat fraude veelal binnenskamers wordt gehouden.”

Welke fraude is veelvoorkomend?

“Veelvoorkomend is fraude via de crediteurenadministratie. Als voorbeeld ben ik tegengekomen dat iemand binnen de crediteurenadministratie gemachtigd was om spoedbetalingen te doen. Als bewijs diende elke betaling door middel van een print getekend te worden door de directeur. De persoon was bovendien niet gemachtigd om crediteuren aan te maken. Echter, wat niemand zich had gerealiseerd was dat ook alle werknemersgegevens opgenomen waren in de crediteurenadministratie. Deze persoon maakte bij elke spoedbetaling ook een bedrag over aan zichzelf. De bankafboekingen werden ook door deze persoon geadministreerd. Hij benutte tussenrekeningen om boekingen niet te laten opvallen. Op een gegeven moment is de fraude ontdekt doordat een overboeking naar deze persoon niet lukte. Vervolgens belde de bank naar de directeur om te laten weten dat de overboeking niet geslaagd was en daardoor liep de fraudeur tegen de lamp.”

“Ook aan de inkoopzijde zie ik fraudegevallen. In dat geval is er vaak sprake van samenspanning van een externe en een medewerker. De fraude komt dan neer op het berekenen van te hoge prijzen of het onrechtmatig winnen van orders. Ook komt het voor dat fraude wordt gepleegd via niet-primaire processen. Hiervoor bestaat veelal weinig aandacht zodat een fraudeur ongestoord zijn gang kan gaan. Denk bijvoorbeeld aan het onttrekken van afval dat geld oplevert.”

Op welk moment worden jullie ingeschakeld?

“Dat is het moment dat fraude vermoed wordt. ‘Red flags’ zijn opvallende fluctuaties ten opzichte van vorig jaar of binnen een jaar. Op dat moment moet de organisatie op zoek gaan naar een verklaring. Als dan vermoed wordt dat er meer aan de hand is, is het tijd om een forensisch onderzoek te starten. De fraudedriehoek (druk of verleiding, gelegenheid en rationalisatie) geeft een handvat om het risico van fraude in kaart te brengen. Medewerkers kunnen een risicofactor worden door geldgebrek of relatieproblemen. Als deze mensen op gevoelige posities zitten moet je dat in kaart hebben. Of het kan zijn dat een onredelijke ongelijkheid in een organisatie bestaat of gepercipieerd wordt.”

“Wij worden ingeschakeld in opdracht van een partij. Het kan zijn dat de partij die de opdracht geeft zelf verdacht is van fraude en ons inschakelt om het tegendeel te bewijzen. We werken weliswaar voor een opdrachtgever, maar voeren ons werk objectief uit. We zorgen zelf dat we toegang krijgen tot de administratie en stellen ons daarin niet afhankelijk op van de opdrachtgever.”

Wat kan internal audit wel en niet doen?

“De bestrijding van fraude bestaat uit vier fasen: inventarisatie, preventie, detectie en onderzoek. Inventarisatie en preventie dienen vaste onderdelen op de agenda van internal audit te zijn. Op het moment dat er een vermoeden bestaat van fraude kan de forensisch onderzoeker gebruikmaken van internal audit om voorwerk in de administratie te laten doen. Oplettendheid is geboden, want je weet niet of en in hoeverre internal audit mogelijk betrokken kan zijn bij de fraude.”

“Een internal auditor dient bij het vermoeden van fraude nooit zelf het gesprek aan te gaan met de verdachte. Bij een interview met een verdachte dienen gedragslijnen voor persoonsgebonden onderzoeken gevolgd te worden. De verdachte dient verteld te worden waar het gesprek over gaat, dat hij niet verplicht is medewerking te verlenen, et cetera. Een internal auditor RA die deze regels overschrijdt kan tuchtrechtelijk vervolgd worden op grond van overschrijding van de gedrags- en beroepsregels. Daarnaast kan het arbeidsrechtelijke gevolgen hebben wanneer bij ontslag of bij het op non-actief stellen niet de juiste stappen zijn gevolgd.

“Een onderzoek start altijd met een goede kennisneming van de kwestie. Daarna stel je vast wie betrokken zijn en wie een betrouwbaar aanspreekpunt hoog in de organisatie kan zijn”

“Het zou ter detectie en preventie van fraude goed zijn als internal audit elk jaar een thema pakt, bijvoorbeeld de crediteurenadministratie, en door middel van deelwaarnemingen processen verifieert. Wantrouwend zijn helpt daarbij. Bij mij is het wel een tweede natuur geworden, een beroepsdeformatie. Ik heb pas een huis gekocht en ik vertrouwde de verkopende makelaar simpelweg niet. Ik dacht constant: ah, maar nu naai je me een oor aan. Mijn man had dat totaal niet. Achteraf bleek er niets aan de hand te zijn.”

Hoe verloopt een forensisch onderzoek?

“Een onderzoek start altijd met een goede kennisneming van de kwestie. Daarna stel je vast wie betrokken zijn en wie een betrouwbaar aanspreekpunt hoog in de organisatie kan zijn. Het is belangrijk om binnen IT een betrouwbaar contactpersoon te hebben om bijvoorbeeld toegang tot een mailbox te krijgen. Ook hier dien je er alert op te zijn dat deze persoon niet betrokken is. Vervolgens vindt het onderzoek in de administratie plaats. De verdachte wordt gehoord, gevolgd door een reactie op de bevindingen door de verdachte (de wederhoor). Dit vormt het sluitstuk van het onderzoek.”

Op welk moment moet de verdachte verteld worden dat hij verdacht is?

“Als je start met een onderzoek en je verdenkt iemand moet je dat vertellen. Maar dan loop je het risico dat bewijsmateriaal wordt verdoezeld. Daarom mag je toch al beginnen met een administratief onderzoek, maar dien je goed te onderbouwen waarom je wacht met het informeren van de verdachte. Het mag niet al te lang duren voor je de verdachte informeert.”

Hoe moeilijk is het om juridisch overtuigend bewijs te verkrijgen?

“Dat kan heel lastig zijn. Soms is het zelfs zonder bekentenis van de fraudeur niet haalbaar. Een zaak kan gevoerd worden op drie juridische vlakken waarbij het belang van bewijs varieert. Op het arbeidsrechtelijke vlak hoeft fraude niet per se bewezen te worden. Maar als je snel van iemand af wilt is bewijs van fraude wel fijn. Op het civielrechtelijke vlak dient de omvang van de schade bepaald te worden en is de volle omvang van de fraude van belang. Tot slot is het op strafrechtelijke vlak vaak zo dat één bewezen strafrechtelijk feit voldoende is om iemand strafrechtelijk te vervolgen.”

“Bij een organisatie die cadeaubonnen uitgaf heb ik geen onomstotelijk bewijs gevonden wie geld heeft onttrokken. De uitgifte van de cadeaubonnen en de verrekening met retailers gingen allemaal contant. De boekhouding was niet bijgewerkt. Meerdere mensen hadden toegang tot de kluis. Er was hierdoor geen bewijs voor een strafrechtelijke en civielrechtelijke zaak, maar er was wel voldoende aan te dragen voor het opzeggen van een arbeidscontract.”

Wat maakt dit werk leuk?

“Mijn achtergrond is extern accountant. Ik vond dit heel saai en ook frustrerend werk, want uiteindelijk wist de organisatie zelf heel goed hoe de processen te beheersen. De toegevoegde waarde van de externe accountant ervaarde ik als klein. Wat ik nu doe geeft wél toegevoegde waarde. Een organisatie heeft een probleem en als forensisch onderzoeker kun je dit probleem oplossen. Dat geeft mij veel voldoening. En het is een creatief proces. Je moet soms echt out of the box denken. Ik was ooit bij een chemisch bedrijf waar een zeer kostbaar element tweemaal gefactureerd en betaald was. Nu was de grote vraag of dit door de externe leverancier was gedaan of door een interne medewerker. De clou zat hem in de vouwlijnen die ontbraken bij een van de twee facturen. Deze was nooit gevouwen en in een envelop gedaan. De conclusie was dat de fraudeur binnen het bedrijf moest zitten.”