Het samenspel tussen externe accountant en IAF

De internal auditor en externe accountant hebben verschillende rollen maar voeren soms tegelijkertijd dezelfde werkzaamheden uit. Zitten ze elkaar in de weg of versterken ze elkaar? Hoogleraar Auditing Peter Eimers over de relevantie van de IAF voor de externe accountant.

Hoe relevant is de internal auditor voor de externe accountant?

“Zonder meer heel relevant. De internal auditor is een belangrijke functie in de interne governance van een organisatie. Als third line of defense toetst hij de interne beheersmaatregelen en geeft zekerheid aan de organisatie en daarmee ook aan de externe accountant. In die zin is het logisch om gebruik te maken van de werkzaamheden van de internal auditor. Tegelijkertijd heeft de externe accountant een eigen verantwoordelijkheid en zal meer gedaan moeten worden dan alleen een review op de werkzaamheden van de internal auditor. De externe accountant zal aanvullende gegevensgerichte werkzaamheden moeten verrichten om zodoende zelfstandig zekerheid te krijgen over de verrichte werkzaamheden van de internal auditor en de bijbehorende conclusies.”

“Nu kan de externe accountant uiteraard altijd gebruikmaken van de werkzaamheden van de diverse interne beheersingsfuncties in een organisatie. Tegelijkertijd moet je wel onderscheid maken tussen deze functies. De internal auditfunctie heeft een specifieke organisatorische positie en een kwaliteitszorgsysteem die bijvoorbeeld een verbijzonderde afdeling Interne Controle veelal niet heeft. Dit zorgt ervoor dat de externe accountant meer op de objectiviteit en kwaliteit van de uitvoering van controlewerkzaamheden door de IAF mag steunen. Dat betekent concreet dat de externe accountant minder gegevensgerichte werkzaamheden behoeft te doen indien een IAF interne controle werkzaamheden test dan wanneer het een interne-controleafdeling zou betreffen.”

“De externe accountant zal keer op keer de onafhankelijkheid, de competenties en het kwaliteitszorgsysteem van de IAF voorafgaand moeten beoordelen”

“Maar ook dan mag de externe accountant niet blind vertrouwen op de onafhankelijkheid, de competenties en het kwaliteitszorgsysteem van de IAF. Dé IAF bestaat niet. De ene organisatie kent een IAF met ‘tig’ personen, de andere IAF bestaat uit één persoon in deeltijd. De externe accountant zal keer op keer de onafhankelijkheid, de competenties en het kwaliteitszorgsysteem van de IAF voorafgaand moeten beoordelen. De controlestandaard 610 (COS610) schrijft voor wat van de externe accountant verwacht wordt indien hij gebruik wil maken van de werkzaamheden van internal auditors.”

Gaat de relevantie verder dan efficiency bij de uitvoering van de controlewerkzaamheden?

“Jazeker, de internal auditor betekent een extra paar ogen en oren voor de organisatie en is ook een belangrijke antenne voor de externe accountant. De COS610 schrijft ook voor dat de externe accountant op zijn minst kennis moet nemen van de werkzaamheden van de IAF en moet snappen wat de IAF doet. De IAF is een geweldige bron van informatie voor de externe accountant.”

Wat is de aanleiding dat eind 2013 de COS610 is aangescherpt?

“De oude standaard is tien jaar geleden opgesteld en reflecteerde de huidige settings waarin IAF’s en externe accountants opereren niet meer goed. Als gevolg van allerlei externe ontwikkelingen ontstond internationaal en nationaal druk om veel duidelijker te maken wat de beweegredenen waren om als externe accountant de controle op een bepaalde manier in te richten. Deze standaard schrijft nu dan ook voor dat de externe accountant heel duidelijk moet documenteren waarom deze kan steunen op de werkzaamheden van IAF’s. Dat betekent dat de externe accountant de organisatorische positie, het competentieniveau en het kwaliteitszorgsysteem moet vaststellen en documenteren alvorens hier gebruik van te maken.”

Wat betekent dat voor de verhoudingen tussen IAF en externe accountant?

“Nogal wat. Situaties waarbij in het verleden de IAF in de lead was en de externe accountant de risicoanalyse van de IAF volgde kunnen niet meer. De externe accountant zal nu zelf een risicoanalyse opstellen en de kunst is dat de IAF en de externe accountant elkaar niet als concurrenten zien maar elkaar versterken. De IAF is expert in de processen, systemen en de administratieve organisatie van de organisatie en kan met deze kennis de risicoanalyse van de externe accountant challengen. Je zou zo’n samenwerking een joint audit kunnen noemen, maar dat mag niet verward worden met een gezamenlijke verantwoordelijkheid. Dus wel samenwerken daar waar het logisch en efficiënt is, maar ieder vanuit een eigen verantwoordelijkheid.”

“De aanscherping van de COS610 leidde overigens ook tot een discussie over het benodigde niveau van het kwaliteitszorgsysteem om op een IAF te kunnen steunen. De toets door de externe accountant van het kwaliteitszorgsysteem van een IAF heeft af en toe geleid tot stevige discussies en ook wel tot onbegrip bij met name de kleine IAF’s.”

Hoe zouden IAF’s en externe accountants kunnen samenwerken?

“De expertise van de externe accountant ligt met name op gebieden als externe verslaggeving, IT, benchmarking, data-analyse. Deze kennis kan zeer waardevol zijn voor een IAF. Andersom is de IAF met haar kennis over de processen en systemen van de organisatie van groot belang voor de externe accountant. Als je kijkt naar bijvoorbeeld een post als belastingen in de jaarrekening waarbij de organisatie steunt op horizontaal toezicht, zie je dat terug. De IAF heeft veel kennis over de beheersing van de processen die de belastingpositie beïnvloeden maar tegelijkertijd is expertise nodig van een fiscalist of externe accountant om zekerheid te verkrijgen over de waardering van een belastingpost. Maar steeds dient de externe accountant te laten zien dat hij niet blind steunt op de kennis van de IAF.”

De IAF speelt een heel goede en nuttige rol in de governance van een organisatie. De externe accountant zet uiteindelijk zijn handtekening bij de jaarrekening

Wat is de consequentie als de IAF geen rapportagelijn heeft aan de AC?

“De externe accountant kan dan nog steeds gebruikmaken van de werkzaamheden maar mag minder vertrouwen op de onafhankelijkheid van de IAF. De consequentie is dat de externe accountant ter compensatie meer gegevensgerichte werkzaamheden zal moeten uitvoeren. Maar ik vind een dergelijke governance niet sterk en zou daar als externe accountant zeker een opmerking over maken. Een IAF hoort rechtstreeks aan het audit committee te rapporteren.”

Maakt de externe accountant volgens u voldoende gebruik van de werkzaamheden van de IAF?

“Ja, in de praktijk gebeurt dat zeker. Het is ook logisch want, nogmaals, de IAF betekent een extra paar ogen en oren voor de organisatie en samenwerking is efficiënt en effectief. Uiteraard mag je er altijd voor kiezen om er geen gebruik van te maken, maar ook dan zul je dat als externe accountant moeten documenteren.”

Wat zijn volgens u belangrijke voorwaarden voor een succesvolle samenwerking?

“Ik vind het belangrijk dat rapportages van de externe accountant en de IAF aan het audit committee vooraf worden afgestemd. Niet per se om verrassingen te voorkomen, maar vooral ook omdat een rapportage waarin samen is opgetrokken de boodschap versterkt. Daarnaast moet er een goede dialoog plaatsvinden waarbij iedere partij zijn eigen rol behoudt. De IAF speelt een heel goede en nuttige rol in de governance van een organisatie. De externe accountant zet uiteindelijk zijn handtekening bij de jaarrekening. Iedere partij dient zijn eigen verantwoordelijkheid te nemen bij die te vervullen rol.”