‘Er was respect voor elkaars standpunten”

In dit vierluik over kwaliteitstoetsing vertellen Patricia Michel (De Goudse Verzekeringen), Jos Motzheim en Willem de Korte (Delta Lloyd), Karin Hubert, Ronald van Rijswijk en Peter Hartog (SVB), Piet Vrolijk (KPN) over hun ervaringen.

“Als je steeds anderen aan het auditen bent, is het goed om ook zelf te ervaren hoe het is om geaudit te worden en te leren omgaan met feedback op je product en proces”, aldus Peter Hartog, Ronald van Rijswijk en Karin Hubert van de SVB.

Hoe is de kwaliteitstoetsing verlopen?

“De kwaliteitstoetsing is naar tevredenheid van beide partijen verlopen. Volgens planning, binnen budget, met wederzijds respect voor elkaars standpunten, door professionals uitgevoerd en het allerbelangrijkst: goede inhoudelijke feedback en discussies.”

Hoe hebben jullie je voorbereid?

“We hebben de Standards mede als leidraad genomen bij onze transitie van accountants- naar auditdienst (AD). Kort voor de kwaliteitstoetsing hebben we aan de hand van de self assesment questionnaires een zelfevaluatie uitgevoerd en alle stukken voor het toetsteam verzameld. Deze hebben we vooraf toegezonden aan de IIA-toetsers.”

Hoe is de organisatie, van IA-medewerkers tot bestuurders en commissarissen, bij het certificeringsproces betrokken geweest?

“Een aantal medewerkers heeft een zelfevaluatie uitgevoerd, waarvan de resultaten eerst in het MT en later breder zijn besproken. Tijdens de feitelijke certificering zijn de AD-medewerkers betrokken door middel van interviews over de geselecteerde auditdossiers. Het MT van de AD is tijdens de toetsing geïnterviewd. Met hen zijn ook de bevindingen afgestemd. Daarnaast zijn enkele stakeholders binnen de SVB geïnterviewd, zoals de CEO, de directeuren Finance & Control en IT, de externe accountant (in de reviewende rol) en de inspectie SZW. Het toetsteam heeft een presentatie verzorgd voor de gehele AD inzake de verbeterpunten die uit de kwaliteitstoetsing kwamen. Daarnaast zijn de verbeterpunten, samen met de resterende actiepunten als gevolg van de transitie van de AD, opgenomen in ons transitieplan voor de laatste fase van onze transitie (in 2014). Bij de realisatie van deze punten zijn alle medewerkers betrokken.”

Welke Standards behoefden extra aandacht?

“Extra aandacht vereiste de bijzondere setting bij de SVB zonder audit committee, maar met een (niet wettelijke) raad van advies en een toezichthouder zijnde de Inspectie SZW. De toepassing bij de Rijksoverheid, en dan met name bij het ministerie van SZW, is dus niet geheel vergelijkbaar met andere vormen van toezicht. Dit wordt overigens de komende jaren meer gestroomlijnd binnen de Rijksoverheid. Het was mooi om te zien dat de bij de toetsers aanwezige ervaring inzake governance binnen het bedrijfsleven goed bruikbaar is bij een zelfstandig bestuursorgaan. De kern van de IA-functie in relatie tot de governance van een organisatie is immers vaak gelijk.”

Welke meerwaarde zien jullie in certificering?

“In het algemeen is het goed als de IA-functie periodiek zelf wordt getoetst. Als je steeds anderen aan het auditen bent, is het goed om ook zelf te ervaren hoe het is om geaudit te worden en te leren omgaan met feedback op je product en proces. En zo kun je je beter in de audittee verplaatsen. Ook is het goed om de RvB aanvullende zekerheid te geven dat bij de IA-functie alles goed voor elkaar is. Omdat we een grote transitie binnen de AD hebben doorgevoerd wilden we laten beoordelen of we op de goede weg zitten. Het was voor ons al veel te lang geleden dat er een toetsing had plaatsgevonden. Bij de planning hebben we hier een behoorlijke flexibiliteit van IIA ervaren. Juist omdat we expliciet uitgaan van integrale audits, was het voor ons ook uitermate praktisch dat we voor alle disciplines tegelijkertijd werden getoetst (drie ineen). De conclusie is eigenlijk dat als je als internal auditor jezelf beschouwt als een professional, je een periodieke kwaliteitstoetsing zelfs moet willen!”

Zijn jullie tevreden over de kwaliteitstoetsing? Wat zouden jullie anders willen zien?

“We zijn zeer tevreden. De organisatie van de toetsing kan naar onze mening nog iets professioneler qua planning en coördinatie. Echter, wat ons betreft ligt het zwaartepunt op de inhoud en dat was helemaal top!”