De kritische vriend van de gemeente Den Haag

Als kritische vriend van de gemeente Den Haag speelt de Gemeentelijke Accountantsorganisatie (GAD) een belangrijke rol. Maar wat maakt de GAD zo bijzonder? En hoe verhoudt de GAD zich tot andere toezichthoudende functies? Audit magazine sprak met directeur Carla Slotema-Tesser. Over haar visie op de verantwoordelijkheden, de uitdagingen en de toekomst van de GAD.

Bestaat de GAD in Den Haag al lang?

“De GAD heeft een lange geschiedenis binnen de gemeente Den Haag. Die gaat terug tot 1919. Sinds kort heten we de Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag, een verandering die voortkwam uit een verschuiving in onze positie binnen de gemeentelijke organisatie. Tot een paar jaar geleden functioneerde ik organisatorisch als directeur onder de gemeentesecretaris. Nu functioneer ik als directeur direct onder de gemeenteraad. Dat betekent dat de gemeenteraad mijn opdrachtgever is. Ik heb twee functies: die van directeur van de GAD en gemeenteaccountant.”

Wat is de rol van de GAD?

“Wij hebben als belangrijkste taak het uitvoeren van de wettelijke controle van de gemeente Den Haag. Wij zijn er trots op dat wij deze taak mogen vervullen. Daarnaast hebben we ook een aantal externe klanten die aan de gemeente verbonden is, zoals de regionale vervoersorganisatie. Ook hebben wij verschillende typen opdrachten, die we vanuit de gemeenteraad of het college kunnen krijgen. Denk aan verduidelijkingsvraagstukken rond grote projecten zoals grondexploitaties.”

Uit hoeveel mensen bestaat het team?

“De GAD bestaat uit een team van ongeveer veertig medewerkers, met daarbij nog een flexibele schil in ‘busy season’. We voeren jaarlijks ongeveer veertig tot zestig controles en andersoortige onderzoeken uit, waaronder wettelijke controles voor de gemeente. Meer dan de helft van ons werk bestaat uit assurance-opdrachten. Een kwart zijn overige onderzoeken, vaak met een financiële of IT-component of specifieke expertise op gemeentelijke onderwerpen. Als je mij vraagt, wie wij zijn? De kritische vriend: betrokken en dichtbij. Zo zie ik ook de rol van een gemeenteaccountant. Wij zijn de kritische vriend van de gemeenteraad.”

Waarom de term ‘kritische vriend’? En hoe verhoudt dit zich tot een waakhondfunctie?

“De term ‘kritische vriend’ beschrijft precies onze benadering. Een kritische vriend durft ook dingen te zeggen die niet leuk zijn, die je misschien niet altijd wil horen, maar je wel moet horen en die noodzakelijk zijn. Het is onze taak om op te merken wat opgemerkt moet worden. En dat doen we op een manier die de gemeente aan het denken zet en mogelijk aanzet tot actie. Dat laatste is aan een organisatie zelf. De rol van een kritische vriend houdt ook in dat we ongemakkelijke of pijnlijke kwesties niet uit de weg gaan. We zijn heel benaderbaar en worden vaak betrokken door de gemeenteraad, het college of externe klanten. Het is een balans tussen dichtbij zijn en tegelijkertijd onafhankelijk blijven.”

In Nederland kennen we twee GAD’s: in Amsterdam en Den Haag. Wat zie jij als de voordelen?

“In de jaren tachtig waren er meerdere GAD’s in Nederland, maar nu zijn er inderdaad nog maar twee. We krijgen regelmatig de vraag om ook andere organisaties te controleren, wat laat zien dat er wel degelijk behoefte is aan een publiek GAD-model. Als je naar onze organisatie kijkt zijn wij niet winstgedreven. Dit is een bewuste keuze van de gemeente. Onze focus ligt op het efficiënt en effectief besteden van gemeenschapsgeld. Uiteindelijk gaat het om belastinggeld.”

Maakt dat het anders?

“Het feit dat we geen winstprikkel hebben, geeft ons meer ruimte om te handelen in het belang van de gemeenschap en er zijn geen onnodige meerwerkdiscussies. Dit is anders dan wanneer er enkel budgetgedreven wordt gewerkt. Een GAD heeft een bepaalde expertise, diepere kennis van de gemeentelijke context. Wij gaan voor kwaliteit en werken voor een kostendekkend tarief in plaats van een winstgedreven tarief. We zijn van nature maatschappelijk gedreven, en onze mensen hebben een sterke binding met de stad en/of regio. We hebben minder moeite met het aantrekken van mensen, omdat we dit ook uitdragen. Wat voor mij zelf het belangrijkst is, is ons team en de mensen.”

“Je bent nooit ‘een beetje’ integer. Integriteit moet echt diep in je zitten. Dit geldt niet alleen voor accountants, maar ook voor internal auditors”

Hoe verhoudt de GAD zich tot de internal auditfunctie (IAF) binnen de gemeente Den Haag?

“We werken zoveel mogelijk samen met de IAF vanuit de ketengedachte en het beeld naar buiten toe. We proberen daar zoveel mogelijk gebruik van te maken, elk vanuit eigen rol en positie. Elk jaar bespreken we de plannen van de IAF en nemen we hun risicoanalyses door. Daarbij kijken we welke uitgangspunten zij hanteren en of deze vergelijkbaar zijn met onze aanpak vanuit risicoperspectief. Tijdens onze gesprekken kijken we ook bij wie een onderwerp het meest logisch thuishoort. Is het iets voor ons of ligt het meer in het werkveld van de IAF? De GAD geeft de IAF ook input vanuit de eigen controlewerkzaamheden. Bij de controle van de rechtmatigheidsverantwoording speelt de IAF een grote rol en dat is een bewuste keuze van de gemeente. Er vinden regelmatig afstemming en besprekingen plaats. Door de korte lijnen tussen de beide functies kunnen we snel schakelen en belangrijke informatie delen.”

Hoe zit het met de verhouding tussen de GAD en de Rekenkamer?

“Formeel gezien is de gemeentelijke Rekenkamer onze toezichthouder, zoals bepaald in de Gemeentewet. Waar een extern accountantskantoor onder toezicht staat van de AFM, vallen wij onder het toezicht van de gemeentelijke Rekenkamer. Dit is vanuit staatsrechtelijke perspectief. Daarnaast is er de Rekeningcommissie van de gemeenteraad. Dat is vergelijkbaar met een auditcommissie die toezicht houdt op onze werkzaamheden. Verder heb ik als directeur ook te maken met een werkgeverscommissie. En dat is om als opdrachtgever te bespreken hoe het gaat. Deze structuur zorgt ervoor dat er meerdere lagen van toezicht zijn op de GAD.”

Hoe waarborgt de GAD haar onafhankelijkheid en objectiviteit?

“Je bent zo onafhankelijk als je je voelt. Als accountant moet je een rechte rug hebben en niet bang zijn om dingen aan te kaarten, ook wanneer dat ongemakkelijk is. Onze rol is om de gemeente en organisaties beter te maken en vertrouwen toe te voegen. Daarnaast geldt voor mij als directeur een wettelijke benoemingstermijn van zeven jaar, wat bijdraagt aan de onafhankelijkheid.”

En organisatieblindheid, hoe voorkom je dat?

“Om organisatieblindheid te voorkomen, hebben we intern een roulatiebeleid ingevoerd voor alle titeldragers. We hebben diversiteit aan opdrachten, dus laten we mensen rouleren. Dat houdt iedereen scherp. Onze mensen zijn ons belangrijkste kapitaal. Ik gun mensen persoonlijk ook een groei en ontwikkeling. Goed personeelsmanagement betekent dat je hier actief rekening mee houdt en open het gesprek aangaat over hun ambities en mogelijkheden. Daarnaast werken we met een kwaliteitssysteem dat voldoet aan de nieuwe standaarden. Recentelijk vertaald door de NBA. Ik ben er trots op dat we sinds kort werken met deze nieuwe standaarden die vanaf volgend jaar verplicht zullen zijn.”

Nieuwe standaarden voor kwaliteitsmanagement, vertel?

“De nieuwe internationale kwaliteitsstandaarden, ISQM1 en ISQM2. Deze standaarden zijn gericht op quality management en vormen een plan-do-check-actcyclus. Dat betekent dat je constant blijft leren en verbeteren. En als er zich issues voordoen, bieden deze standaarden een structuur hoe je ermee kunt omgaan. We zijn als accountants verplicht om aan alle regels te voldoen, met name op het gebied van onafhankelijkheid en integriteit. Los daarvan, je bent nooit ‘een beetje’ integer. Integriteit moet echt diep in je zitten. Dit geldt niet alleen voor accountants, maar ook voor internal auditors. Het vraagt om een bepaalde mindset.

Hoewel de GAD specifiek is in haar focus op de gemeentelijke context, is de aanpak in lijn met de normen binnen de accountancy. De GAD verschilt hierin niet van andere accountantskantoren. Wij zijn ook gewoon accountants. En met het NBA voeren we ook gesprekken hierover.”

Speelt de GAD ook een rol bij incidenten?

“Wij hebben een fraudeprotocol dat wordt gebruikt bij elk incident. In algemene zin worden we bij incidenten geïnformeerd door Bureau Integriteit of de gemeentesecretaris. Dit gebeurt aan de voorkant. Onze taak als accountant is dan om te beoordelen of het incident impact heeft op de jaarrekeningcontrole. Ons werk richt zich niet op personen, maar op de impact op de jaarrekeningcontrole of vanuit kwaliteitsborging. We hebben fraude-expertise zoals forensische accountants in huis om bij incidenten te beoordelen of er sprake is van onregelmatigheden die onze controlewerkzaamheden raken.”

“Je bent zo onafhankelijk als je je voelt. Als accountant moet je een rechte rug hebben en niet bang zijn om dingen aan te kaarten”

En breder gezien?

“Wat betreft de bredere accountancy vind ik het jammer dat als het om fraudegevallen gaat we vaak negatief worden geframed door incidenten. Waarom heeft de accountant het niet gezien? Er zijn vaak negatieve berichtgevingen. En er zijn ook incidenten, dat wil ik zeker niet goedpraten. Maar er zijn ook veel accountants met de juiste intenties en die hun werk goed doen en adequaat reageren op fraudesignalen.”

Dat wordt vaak vergeten?

“Men vergeet vaak dat de verantwoordelijkheid om het frauderisico te beheersen niet bij de accountant ligt, maar bij de organisatie. We zijn altijd gericht op zoek naar risico’s, maar kunnen niet alles zien. Wel kunnen wij onze kennis rondom het identificeren van deze frauderisico’s delen. En dat doen wij ook. Verlies dus niet die dingen die goed gaan uit het oog. Het heeft namelijk effect op ons mooie beroep. Ik ben trots dat wij geen incidenten hebben als GAD. We krijgen ook positieve scores vanuit klanttevredenheidmetingen.”

Wat zie je als grootse uitdagingen voor de GAD?

“Een van de grootste uitdagingen is meer bekendheid van de GAD. We willen onze rol als kritische vriend blijven versterken. Daarnaast hoop ik dat we onze kwaliteit blijven leveren. En mijn visie daarop is om verder te groeien.”