De IAF als innovator

De oorlog in Oekraïne heeft een nieuwe stroom vluchtelingen op gang gebracht. Nederland wil vluchtelingen zo goed mogelijk opvangen. Het Centraal Orgaan opvang Asielzoekers (COA) is daarvoor verantwoordelijk. Het hoofd van de auditafdeling, Hein-Jan Vink, over dit actuele thema en de rol van de auditafdeling.

Wie is Hein-Jan Vink?

“Ik ben in 1999 afgestudeerd als registeraccountant en heb voornamelijk gewerkt in de non-profitsector. Waaronder vijftien jaar bij de Algemene Rekenkamer waar ik mij bezighield met beleidseffectiviteit. Ik vind het interessant om te onderzoeken of beleid in de praktijk werkt en op welke manier het beter kan. Daarnaast voer ik op dit moment promotieonderzoek uit. Ik onderzoek de relatie tussen cultuur en de manier waarop organisaties doelen bereiken. Mijn begeleider is Muel Kaptein en ik gebruik zijn model voor mijn onderzoek. In Nederland hebben we veel ervaring met het meten van soft controls, veel meer dan in andere landen. Waar we minder ervaring mee hebben is om deze meting/uitkomsten betekenis te geven. Daar richt mijn onderzoek zich op.”

“Ik zie onze IAF als een kleine rekenkamer. Binnen onze IAF is veel aandacht voor innovatie, nu bijvoorbeeld door middel van machine learning”

Hoe ziet de internal auditafdeling van het COA eruit?

“Onze internal auditafdeling (IAF) bestaat uit zes medewerkers met verschillende achtergronden. Twee auditors zijn ooit begonnen in de begeleiding van asielzoekers en werken al langer dan vijftien jaar bij het COA. Daarnaast heeft een auditor een auditachtergrond, een ander heeft een achtergrond bij de Algemene Rekenkamer en de laatste studeerde antropologie. Omdat ik niet meer ingeschreven sta als registeraccountant kunnen wij op een minder formele manier omgaan met de IIA Standaarden. Dat neemt niet weg dat we kwaliteit hoog in het vaandel hebben staan. We laten ook onderzoeken uitvoeren door externen om daarvan te leren. Daarnaast hebben we nauw contact met andere auditdiensten. Als laatste evalueren we met de opdrachtgever onze onderzoeken.”

Welke soorten audits voeren jullie uit?

“We voeren voornamelijk strategische audits uit die gericht zijn op beleid om te beoordelen wat werkt. Ik zie onze IAF als een kleine rekenkamer. Binnen onze IAF is veel aandacht voor innovatie, nu bijvoorbeeld door middel van machine learning. Daarnaast maken we gebruik van alle reguliere onderzoeksmethoden.”

Welke onderwerpen toetsen jullie?

“Op dit moment speelt het probleem dat er meer vraag naar opvang en begeleiding is dan aanbod. Dit heeft onder meer te maken met de uitstroom van asielzoekers uit de centra naar een woning. Er zijn te weinig woningen beschikbaar voor vergunninghouders. Dit hebben we onderzocht. Tijdens het onderzoek hebben we gesproken met een aantal burgemeesters en wethouders en ambtenaren van provincies. Er komen uit dit onderzoek ook zaken die je nu in de pers leest. Het aantal nieuwe vluchtelingen is groot, net zoals de uitdagingen van vrijwilligheid bij gemeenten. Je ziet nu dat de huidige staatssecretaris wetgeving heeft gemaakt die het mogelijk maakt om dwang uit te oefenen. Draagvlak is een belangrijke factor voor het COA. Dat gaat niet automatisch. Je ziet al het verschil in draagvlak tussen Oekraïense en niet-Oekraïense vluchtelingen. Draagvlak is voor de IAF overigens ook belangrijk. Het bestuur vindt het prettig om door ons een spiegel voorgehouden te krijgen.”

Hebben jullie draagvlak ook onderzocht?

“Ja, we hebben samen met een extern bureau onderzocht wat de relatie is tussen communicatie en ervaren overlast. Het blijkt dat de wijze van communicatie enig effect heeft op de ervaren overlast. We hebben ook onderzocht welke communicatie werkt en welke niet.”

“Het is belangrijk om weerbaarheid en wendbaarheid in een rustige periode voor te bereiden. Dan verloopt het proces voor het plaatsen van een asielzoekerscentrum soepeler en gaat het niet ten koste van draagvlak in de maatschappij”

“De staatsecretaris zoekt op dit moment naar een wettelijke grondslag om gemeenten te dwingen om een asielzoekerscentrum te huisvesten. Voor het COA is het belangrijk om wendbaar en weerbaar te zijn en de opvang flexibel in te richten. Op die manier kan er capaciteit worden op- of afgeschaald. Hierbij heeft het COA te maken met kortlopende contracten. Bij het gebruikmaken van dwang bij gemeenten kan maatschappelijke onrust ontstaan. Het is belangrijk om zaken als weerbaarheid en wendbaarheid in een rustige periode voor te bereiden. Hiermee verloopt het proces voor het plaatsen van een asielzoekerscentrum soepeler en gaat het niet ten koste van draagvlak in de maatschappij.”

Voeren jullie audits samen met jullie ketenpartners uit?

“Ja, we werken samen met De Dienst Terugkeer en Vertrek (DT&V) en de Immigratie en Naturalisatiedienst (IND). De terugkeer van uitgeprocedeerde asielzoekers bijvoorbeeld is een taak van de hele keten. Daarnaast zijn sociale veiligheid, kwetsbare groepen en mensensmokkel belangrijke onderwerpen. In het auditjaarplan liggen de afspraken en de onderwerpen vast voor de ketenaudits. Dit zijn onderwerpen waar de drie besturen akkoord voor hebben gegeven. De IND initieert het voorstel, waarna de auditors ermee aan de slag gaan. Het is een uitdaging om onderwerpen te vinden die alle drie de bestuurders interessant vinden. De bewoner (asielzoeker) is wel de gemene deler bij het bepalen van de onderwerpen.”

Met welke uitdagingen hebben jullie te maken?

“Het kwalitatief en kwantitatief op orde houden van de IAF is een uitdaging. Gelukkig zijn we op dit moment op sterkte. Daarnaast streven we er voortdurend naar om onze impact te vergroten in een organisatie die enorm onder druk staat. Een audit vraagt ook tijd van de mensen in het veld en de opvolging van de bevindingen duurt nu langer.”

“Verder richten we ons op datagedreven onderzoek. Het COA bestaat uit ca. 4.000 FTE en 40.000 bewoners. Er worden veel data vastgelegd, waar we graag gebruik van maken. Op basis van de uitkomsten van onze analyses kunnen we de bewoners beter bedienen. Echter deze informatie is erg gevoelig, ook op ethisch gebied. De AVG speelt hierin een belangrijke rol. De Algemene Rekenkamer heeft onlangs een rapport gepubliceerd waarin is aangegeven dat algoritmen nuttig kunnen zijn. De voorwaarde hiervoor is dat ze juist ingezet worden. Onderzoek met grote databestanden kost veel voorbereiding, vooral op het gebied van privacy en ethiek.”

“De auditors zijn de collega’s in de AZC’s gaan helpen tijdens de verschillende pieken. Op deze manier krijgen de auditors meer zicht in de uitdagingen van het werkveld”

Waar zijn jullie trots op?

“Dat we met audits naar buiten zijn gegaan en we onderzocht hebben hoe de omgeving in elkaar zit. Dit heeft ons bestuur extra zachte informatie gegeven. Hiermee hebben we het COA meer handelingsperspectief gegeven. Ik vond overigens de gesprekken met burgemeesters en wethouders wel spannend.”

Nog meer?

“Verder ben ik trots op mijn collega’s wat betreft hun inzet om meer impact te genereren. De auditors zijn de collega’s in de AZC’s gaan helpen tijdens de verschillende pieken. Op deze manier krijgen de auditors meer zicht in de uitdagingen van het werkveld. Ik ben van plan om dit vaker in te zetten, onder andere bij onboarding van nieuwe medewerkers. Bovendien kunnen wij het meelopen gebruiken als input voor onderzoeken op andere locaties. En ik ben trots op onze datagedreven onderzoeken en innovatie. Overigens voeren we naast al deze innovatieve en strategische audits bijvoorbeeld ook gewoon dossiercontroles uit.”