Ze belazeren de boel!

De nieuwe regionale financemanager trekt aan de bel: de onkostendeclaraties van de verkopers in land Q kloppen van geen kant. Paniek in de tent. ‘Dat kunnen we nu niet hebben, we willen juist naar de beurs!’

Er wordt daadkracht verwacht van de nieuwe manager, en hij laat het zien ook. Een forensisch onderzoek wordt gestart. Het gerenommeerde kantoor pakt flink uit, want ze zijn natuurlijk supergoed en willen ook indruk maken op de nieuwe manager. Wie weet wat er nog meer aan de hand is. De hele handel wordt ingezet: computerbestanden veiligstellen, geheime analyses ’s nachts en in het weekend, en natuurlijk koortsachtig overleg met het hoofdkantoor, de CFO, het regiomanagement, compliance, legal en ja, ook internal audit wordt geïnformeerd.

Na een paar weken komt het vlammende rapport: neplunchbonnen, declaraties zonder bonnetjes of met lege velletjes, heel veel diners door de lokale directeur, gedeclareerde mobiele telefoons, et cetera. Iedereen is in rep en roer, hier is stevige actie nodig en er wordt ingegrepen. Er vallen ontslagen, er vliegen managers vanuit het hoofdkantoor in die de boel tijdelijk overnemen, er volgt een uitgebreid complianceprogramma. Enfin, we kennen dit allemaal. En ook heel logisch, begrijpelijk en waarschijnlijk ook zinvol. Fraude is dodelijk voor een organisatie en als dat geaccepteerd wordt, is het hek van de dam.

Een aantal maanden later doet internal audit een onderzoek, min of meer in het verlengde van het forensische onderzoek en spreekt met diverse medewerkers en managers. Uit de verhalen en nadere bestudering van vele documenten en situaties komt ook een andere werkelijkheid naar voren. Jazeker, de lokale directeur was niet helemaal zuiver, maar betekent dit dat alle lokale managers niet deugen?

Er zijn diverse managers ontslagen, maar degenen die er nu nog zijn, voelen zich ‘besmet’ en niemand die dat gevoel van hen wegneemt. Het hoofdkantoor en de nieuwe financemanager voeren een strak beleid, maar dat zijn allemaal ‘buitenlanders’ die de lokale cultuur door een erg Angelsaksische bril beschouwen. Declaraties zonder bonnetjes? Tja, er zijn voor lokale lunches vaak helemaal geen bonnetjes, maar het hoofdkantoor wil ze toch, dus maken ze die bonnetjes maar zelf…

Zo zijn er tal van hele logische, duidelijke verklaringen. Als je tenminste de tijd neemt om wat verder en dieper te kijken. Hele lijsten met ‘frauduleus gedrag’ blijken eigenlijk gewoon ‘niet volgens de interne regels’. En die regels knellen. Daar was in het verleden wel over geklaagd, maar het hoofdkantoor luisterde niet. Of: er was wel geklaagd, maar heel impliciet en door die genuanceerdheid kwam de boodschap bij het hoofdkantoor niet over. Miscommunicatie dus.

‘Ze belazeren de boel!’ Was dit fake news? In ieder geval klinkt het – zoals we dat tegenwoordig zeggen – populistisch. Ja, er was gefraudeerd, maar niet door iedereen. En er werd van alles op één hoop gegooid. Internal audit ging terug naar het hoofdkantoor met een flink genuanceerde boodschap en met de feiten gecheckt vanuit verschillende perspectieven. ‘Je hebt gelijk’, zeiden enkele hoofdkantoormanagers. ‘We gingen er wel met gestrekt been in.’

Herkenbaar, ook al is dit maar een casus? Moet internal audit met scherp schieten of juist nuanceren? Fake news verspreiden zit in een klein hoekje en iedereen doet er weleens aan mee. En welke feiten vallen onder fact checking? Welke feiten zijn niet meegenomen? Laten wij als internal auditors proberen ons hoofd te allen tijde koel te houden.