Praktijk boven papier: eerst zien, dan geloven  

Als internal auditor heb je vaak te maken met processen, procedures en andere documenten. Je duikt in de documenten, analyseert en toetst op opzet, bestaan en werking. Maar hoe vaak staan we als auditor écht stil bij de vraag: werkt het in de praktijk ook daadwerkelijk zo?

Het was mijn eerste audit waarbij ik aan mijn collega precies die vraag stelde: “Nu we alle documenten gezien hebben, hoe weten we zeker dat het in de praktijk ook echt zo werkt? Weten we hoe het werkelijk zit?” Dat was een vraag die bij mij bleef hangen.

Tijdens audits of, beter gezegd voor de uitvoering ervan, wordt vaak een berg aan documenten opgevraagd. De focus ligt daarbij meestal op opzet en bestaan, terwijl de werking dikwijls slechts oppervlakkig wordt getoetst. Het is vaak een controle van de papieren werkelijkheid, maar geen weerspiegeling van de werkelijke situatie.

In de praktijk worden procedures soms anders toegepast: soms bewust, soms omdat het efficiënter is, of simpelweg omdat het beter werkt. Toch baseren we als auditors onze bevindingen vaak op die papieren werkelijkheid. We vertrouwen op Excel-documenten, notities en procedures zonder echt te weten hoe het in de praktijk gaat. Want laten we eerlijk zijn, wat zegt een mooie procesbeschrijving als het in de praktijk niet zo werkt? En wat zegt een procedure als het in de praktijk heel anders loopt?

Sinds die eerste audit stel ik mezelf steeds opnieuw de vraag: klopt het beeld met wat er werkelijk gebeurt? En als ik dat niet zeker weet, kijk, vraag en luister ik. Ik wil het zien, ervaren, begrijpen. Dus een reminder aan internal auditors: probeer jezelf steeds opnieuw deze vragen te stellen. Durf nieuwsgierig te zijn. Wees niet bang om je te verwonderen. Audit gaat namelijk over feiten en inzicht. Maar feiten vind je niet altijd in een document en inzicht ontstaat niet alleen op papier. Echte inzichten krijg je door te kijken, te luisteren en te begrijpen hoe het in de praktijk gaat.

Het helpt als we ons als auditor wat vaker afvragen: hebben we het complete plaatje? Durven we daadwerkelijk de werkvloer op te gaan om dat te toetsen? Want uiteindelijk zit het echte verhaal niet in de papieren werkelijkheid, maar in wat er dagelijks gebeurt.

Waarover verwonder jij je Eda Gülal? We lezen het graag in de volgende estafettecolumn vanuit YP’s.