Impact door value drivers

Tot de kern graag. Laat ik maar met de deur in huis vallen want ik heb maar zeshonderd woorden… Het probleem van het over het voetlicht brengen van het nut van onze audits is voor een aanzienlijk deel een communicatieprobleem. Iedereen kent de situatie wel dat je op een geweldige wijze langs elkaar heen kunt (blijven) praten als je in het gesprek niet tot de kern van de zaak komt. Ik heb dat vooral ervaren in een omgeving die niet gewend was aan interne audits. Wat gaat de internal audit eigenlijk opleveren? Gaat het resultaat van de auditactiviteiten werkelijk een boost geven aan het dagelijks functioneren van het verantwoordelijkheidsgebied van de auditee? Ik gebruik in mijn Engelstalige werkomgeving de term ‘value drivers’ om tot de kern van de zaak te komen in mijn audits.

Value drivers. Deze zijn voor mij een handige manier om te praten over de kern van de zaak; handiger dan te praten over kritieke succes factoren (KSF). Hoe wijdverspreid de terminologie van KSF’s wellicht ook is, niet veel mensen begrijpen dan meteen waar je het als auditor over hebt. De term value driver geeft in de praktijk makkelijk aan wat we eigenlijk bedoelen of waar we naar op zoek zijn in de gesprekken met de auditee. Waar wordt de auditee professioneel gezien blij van en waar wordt hij op afgerekend? Welke waarde wordt er gecreëerd? Wanneer doen deze manager en het team het werk goed? Hoe kan het meetbaar gemaakt worden? Als het doel bekend is, kun je veel specifieker worden in de beheersmaatregelen die nodig zijn om tot het gewenste resultaat te komen.

Doelgericht. Dit is geheel in lijn met de wijze waarop ik – net als veel anderen – ooit geleerd heb mijn audits voor te bereiden: eerst een goed referentiemodel opstellen, als basis voor een geschikt werkplan en een doelgerichte uitvoering van het veldwerk. In de praktijk loont het om eerst goed uit te zoeken, in gesprekken met de auditee(s), wat de belangrijkste value drivers zijn. Ik zie in de praktijk dat veel auditors zich meteen verliezen in de bouw van een uitgebreid referentiemodel, met veel regels en nog meer risico’s en beheersmaatregelen. Vaak veel werk en niet efficiënt, want we willen graag inzoomen op de allerbelangrijkste beheersaspecten. Veel efficiënter is het om de twee belangrijkste value drivers voor ogen te houden bij het opstellen van je referentiemodel. Wat je krijgt is een meer specifieke beschouwing van de gewenste of beoogde beheerssituatie en het referentiemodel is daardoor ook veel overzichtelijker. Ook het veldwerk- en de rapportagefase verlopen vervolgens doelgerichter.

Boven je bed. Laten we er van uit gaan dat je de value drivers weet te identificeren en het referentiemodel lekker overzichtelijk weet te houden, dan heb je echt een belangrijk overzicht voor de auditee gecreëerd. Zo goed dat het waard is om ‘boven je bed te hangen’. Boven het bureau is natuurlijk ook fantastisch. Gefeliciteerd, want je hebt een belangrijke voorwaarde geschapen om de auditee ook echt te betrekken bij de audit. Hij heeft bovendien een belangrijke bijdrage geleverd om een audit te realiseren die tot de kern van de zaak kan komen en een uitspraak mogelijk maakt over de effectiviteit en efficiëntie van betreffende beheersomgeving.

Lang leve de communicatie. We willen vaak veel weten van de auditee en de informatie zo makkelijk mogelijk opgelepeld krijgen. Dan moeten we ook zelf het goede voorbeeld geven. Liever geen ‘ontwijkende antwoorden in versluimerende termen’ zoals Van Kooten en De Bie in 1975 introduceerden met de term ‘krommunicatie’. Velen van u weten waar ik het dan over over heb. De jongere lezers wens ik veel plezier met hun zoektocht op het internet.