Het verschil maken

Gelijk hebben is de basis van wat we doen als auditors. We doen gedegen onafhankelijk onderzoek. De bevindingen onderbouwen wij volledig en objectief en presenteren wij aan het management.

Als we ons werk goed doen, zijn deze bevindingen feitelijk en niet te weerleggen. Maar is dat voldoende om de organisatie ervan te overtuigen dat er iets moet veranderen? Soms wel, maar vaak niet. Dat voelt dan alsof we ons werk eigenlijk voor niets hebben gedaan, omdat het management niet echt iets doet met de rapportage.

Het is te gemakkelijk om de schuld voor het gebrek aan mitigerende maatregelen volledig in de schoenen van het management te schuiven. De derde wet van Newton zegt: ‘actie is reactie’. Dus als de reactie van management onvoldoende blijkt, dan was waarschijnlijk de getoonde actie – de uitgevoerde audit – van de auditor ook onvoldoende. Als onze actie beperkt blijft tot het delen van bevindingen en het geven van een audit rating, dan hebben we eigenlijk ons werk niet gedaan. We moeten daarom onze auditee veel meer meenemen in het hele auditproces: uitleggen waarom deze audit überhaupt in het auditplan is opgenomen, delen van de auditaanpak en de normstelling. Tussentijds eerste observaties en zelfs mogelijkerwijs een cocreatie in het kader van de voorgestelde verbetermaatregelen.

Dit is alleen mogelijk als we voldoende tijd en aandacht besteden aan stakeholdermanagement. Open communicatie en een sfeer van respect en vertrouwen helpen om te voorkomen dat de auditor wordt gezien als een politieagent. Eentje die probeert iemand op een overtreding te betrappen. Als we ons weten te verplaatsen in de belevingswereld van de auditee is het makkelijker om de juiste toon te vinden in onze communicatie. Daarom is empathie een cruciale eigenschap voor auditors.

Johan Cruijff zei het al: “Je ziet het pas als je het door hebt.” Naar ons werkterrein vertaald zeg ik: “Pas als je de root cause te pakken hebt, kun je echte veranderingen initiëren.” Het gaat dus om de grondoorzaak. Het identificeren van de grondoorzaak is niet altijd eenvoudig. Daarin zullen we ons meer moeten bekwamen. Ook is het belangrijk dat we daar in onze communicatie en rapportage veel meer aandacht aan besteden. En dat we ons realiseren dat het vaak lastiger is om feitelijke onderbouwing te geven met betrekking tot grondoorzaken dan met betrekking tot bevindingen.

Dus als gelijk hebben niet voldoende is, maar we ook een verschil willen maken, dan moeten we werken aan impact. En dat vereist ‘will’ en ‘skill’; willen en kunnen. Zijn we echt bereid naar de auditee te luisteren, ons te verplaatsen in die positie? Maken we daar tijd voor vrij? En hoe organiseren we dat in een remote, online audit? Zijn we in staat om onze communicatie aan te passen aan onze gesprekspartners? Gebruiken we begrijpelijke taal, of verzanden we in technische termen en afkortingen die de auditee niet begrijpt? Zijn we getraind om root causes te onderkennen én op een begrijpelijke wijze te formuleren?

Kortom, als van auditors verwacht wordt dat we meer impact maken, en dat ‘gewoon’ gelijk hebben niet meer genoeg is, dan moeten we anders werken. De vraag is: willen we dat? Kunnen we dat? En ja, wat let ons?