Spiritualiteit en audit: hand in hand

Als je je persoonlijke en professionele leven efficiënter wilt krijgen en je slagkracht wilt vergroten, dan kan spiritualiteit daaraan wellicht een mooie bijdrage leveren. Niet hoogdravend en verheven, maar gewoon, down to earth en lekker praktisch. Waar je die spiritualiteit vandaan haalt? Gewoon, dicht bij huis.

Het paradigma dat Internal Audit als sparringpartner van het bestuur en als kweekvijver voor toekomstig management moet dienen, doet al enkele jaren opgeld. De hedendaagse auditor moet en wil van vele markten thuis zijn. Het gaat niet enkel om het beheersen van vaktechniek en het hebben van een rechte rug met bijpassende onafhankelijkheid en objectiviteit. Het gaat om méér. Meer doen, meer flexibiliteit, meer incasseringsvermogen, meer ‘ballen in de lucht’ en beter tegemoet komen aan mondige stakeholders, die een goed rapport met bruikbare en to-the-pointaanbevelingen en nuttig advies verlangen.

Aan de auditor de uitdaging hier invulling aan te geven zonder harder te rennen of een extra vaardighedencursus te volgen waarvan de aangeleerde instrumenten snel weer vergeten zijn als het écht spannend wordt. De vraag is hoe verbetering aan te brengen in het professionele én persoonlijke leven, waardoor er een daadwerkelijke en lang gedragen verandering teweeg wordt gebracht. Spiritualiteit biedt wellicht een handvat.

Werken aan de innerlijke geest

Het is een kleine kunst om spiritualiteit in het auditwerk en je eigen leven tot iets hoogdravends en verhevens te maken. Het is een grotere uitdaging die spiritualiteit juist eenvoudig en praktisch te houden. Klassieke spiritualiteit is vaak cultureel en vooral religieus ingestoken en lijkt daardoor moeilijk te verenigen met het hedendaagse drukke auditorbestaan. Toch schuilt daar de uitdaging om de religieuze spirit naar het huidige leven te brengen en die een plaats te laten hebben in het auditwerk. Grote kans dat daardoor effectiviteit en slagkracht worden vergroot.

Ook al stammen de Benedictijnse regels uit een tijd zonder mobiel en laptop  – uit het jaar 543 – veel van de regels zijn nog steeds van kracht

Waar de eigen culturele en/of religieuze basis ook ligt, het is zeer goed mogelijk te pogen om vanuit die basis, dus dicht bij huis, het spirituele te vertalen naar de huidige tijd. Daarmee voer ik een pleidooi om moderne spiritualiteit dicht bij de eigen culturele basis te zoeken, of dat nu een westerse, Aziatische of Arabische is. Iedere basis bezit volgens mij een bijzondere rijkdom die kan leiden tot unieke zelfontplooiing.

Benedictus was zijn tijd ver vooruit

Vanuit de westers christelijke cultuur bezien – die ligt immers het dichtst bij mijn eigen cultuur – biedt de Regel van Benedictus zo’n mogelijkheid. Ook al stammen de 73 hoofdstukken van de Benedictijnse regels uit een tijd zonder mobiel, laptop, Code Banken en IIA Standards – namelijk uit het jaar 543 – vele van de regels zijn nog steeds van kracht, zonder dat we het door hebben. Met groot enthousiasme omarmen velen het gedachtegoed van The power of now van Eckart Tolle; een pleidooi om vooral in het moment te leven en de aandacht bij het heden te hebben. Ook The Seven habits of highly effective people wordt als zoet brood bijna gratis weggegeven. Stephen R. Covey baseert zich voor deze ‘seven habits’ op gemeenschappelijke kernwaarden van de grote wereldreligies.

In de Regel van Benedictus vinden we veel van deze levensregels en ideeën terug. Lang niet alle regels zijn even bruikbaar, immers, ze zijn opgesteld voor de monniken en de abt in het kloosterleven. Echter, het kloosterleven zou met enige creativiteit kunnen worden vertaald naar het dagelijkse zakelijke en persoonlijke leven waar wij als auditor druk in zijn: ook in dit leven draait het om de goede omgang met elkaar, het streven naar een gemeenschappelijk doel, het dienen van de organisatiedoelstellingen, wetende wat de missie is en, niet te vergeten, zorg te hebben voor jezelf en voor je eigen (geestelijke) ontwikkeling.

Een benadering

Ik neem de vrijheid enkele van de Benedictijnse regels op onze auditprofessie los te laten en probeer me een beeld te vormen hoe deze regels in onze tijd, ons werk effectiever en slagkrachtiger zou kunnen maken.

Vereiste kwaliteiten van de abt… geen woorden maar daden (hoofdstuk 2)
In het kader van ‘de beste stuurlui staan aan wal’, geeft de internal auditor vaak aanbevelingen over hoe de interne beheersing verbeterd kan worden. Vergeten wordt echter zelf het goede voorbeeld te geven, zoals het onszelf houden aan de afgesproken tijdsplanning van de audit en terugkoppelmomenten, waardoor we de auditee impliciet uitdagen ook tijdig met managementresponse te komen en zich te committeren aan de opvolging van afgesproken acties.

Het bijeenroepen en raadplegen van broeders (hoofdstuk 3)
Regelmatig maak ik bijeenkomsten, vergaderingen, afdelingsoverleggen en slotbesprekingen van audits mee waar de deelnemers relatief egocentrisch het eigen punt proberen naar voren te brengen. Eenmaal zag ik een voorzitter aan het begin van een nieuw onderwerp zeer bewust de meest nieuwe deelnemer aan de vergadering éérst om zijn mening vragen. Dit leidde tot een geheel ander en volledig nieuw inzicht. Het kan dus verhelderend zijn om allereerst de nieuweling in een gezelschap te vragen wat hij ervan denkt, zonder dat hij is beperkt door de impliciete druk van een oudere gediende die als eerste heeft gesproken.

De vierde stap in nederigheid: gehoorzaamheid, geduld en volhouden (hoofdstuk 7)
Vanuit de idee dat de mens van nature lui is, kan het wel eens voorkomen dat tijdens het uitvoeren van een audit zich een wat lastige, netelige situatie voordoet waarvan we niet zeker weten welke impact deze kan hebben op het uiteindelijke resultaat. Het kan soms gewoonterecht worden even de ogen te sluiten of de steekproef wat te verdraaien, waardoor de betreffende netelige zaak niet verder hoeft te worden uitgezocht. Benedictus’ regel spoort aan door te gaan en je niet van je opdracht te laten brengen. Het verplichte trainingsonderwerp van het NBA voor 2014-2015 luidt ‘zeg wat je ziet’. Benedictus’ regel ziet er duidelijk op toe, zelfs 1500 jaar later, niet weg te lopen van de verantwoordelijkheid.

De twaalfde stap in nederigheid: een realistisch zelfbeeld (hoofdstuk 7)
Het kan geen kwaad een goed beeld van je eigen capaciteiten en competenties als auditor te hebben. Als het auditonderwerp ingewikkeld is, of je komt niet uit de risicoanalyse, of het veldwerk levert diverse problemen in de uitvoering op en het werkprogramma biedt geen uitkomsten, dan kun je twee dingen doen. Doorploeteren en na een dag tot de conclusie komen dat je er toch niet uitkomt. Of, erkennen dat hulp van een collega de effectiviteit van het werk en het eigen leervermogen een behoorlijke duw in de goede richting kan geven.

Eerbied bij het gebed (hoofdstuk 20)
Hoe vaak gebeurt het niet dat auditrapporten erg uitgebreid zijn en veel nuances raken? Als je ‘gebed’, in de tussenkop hierboven vervangt door ‘auditrapport’, dan zegt deze regel niets anders dan dat het niet een woordenvloed is die voor impact zorgt, maar juist het kort en bondig, zakelijk en to the point zijn in onze rapportages. Op deze wijze ‘eerbiedigen’ we wat we beogen te bereiken, namelijk toegevoegde waarde leveren aan de auditee in het bereiken van zijn doelstellingen.

Gelijke monniken, ongelijke kappen… (hoofdstuk 34)
Ieder mens is anders en vraagt om een andere benadering. Wanneer wij impact willen hebben op onze auditees zouden we kunnen overwegen per auditee te beoordelen hoe de boodschap, die we naar aanleiding van ons veldwerk te brengen hebben, het best overkomt. Dat kan in een uitgebreide dan wel juist zeer bondige rapportage, in een presentatie dan wel een gezamenlijke meeting met alle betrokkenen. Aandacht voor iedere auditee in zijn uniekheid levert vaak wonderen op als het gaat om het commitment van de auditee op onze bevindingen en aanbevelingen.

Goed plannen en voldoende ruimte in de dag inbouwen is één manier om je aandacht beter te plannen

Plan je aandacht! (onder andere hoofdstuk 43 en 52)
Benedictus vraagt in meerdere hoofdstukken om het plannen van aandacht. Hoe vaak komt het voor dat we ternauwernood, of zelfs vaak te laat, de volgende bijeenkomst of afspraak binnenstormen, wetende dat een uur later wéér een afspraak op ons wacht. Tijdens deze bijeenkomst worden onze gedachten afgeleid door wat we in de vorige vergadering hebben meegemaakt en feitelijk ook al door de volgende bijeenkomst, waar we eigenlijk onvoldoende voorbereidingstijd voor hebben genomen. Goed plannen en voldoende ruimte in de dag inbouwen is één manier om hier iets aan te doen. Wat nog belangrijker is, is een werkhouding te creëren om écht op tijd te starten en écht op tijd te eindigen, en… het belangrijkste, als je eenmaal bezig bent met die bijeenkomst, geef dan ook je volle aandacht aan die bijeenkomst. Grote kans dat je het beste naar boven haalt en wél de juiste dingen hoort.

Ontvangst van gasten (hoofdstuk 53)
In onze voorbereiding van een audit maken we vaak al keuzen in wat belangrijk en minder belangrijk is, zowel in de stukken die we bestuderen als wat betreft de interviews die we houden. Deze initiële inschatting bepaalt veelal ook de aandacht die we vervolgens aan ieder van die onderwerpen schenken. We weten echter niet wanneer de echte issues boven komen drijven. Het kan dan ook geen kwaad om, als we dan toch de ‘minder belangrijke’ interviews voeren, of de ‘minder belangrijke’ stukken bestuderen, dit tóch met dezelfde aandacht te doen. Ten eerste verdienen de mensen en de documenten dat. Ten tweede zou het zomaar eens kunnen zijn dat we er, met onze initiële inschatting naast zaten. En dat merk je niet op als het interview bij wijze van plichtmatigheid en de bestudering van die documenten zonder aandacht worden ‘afgewerkt’. Jammer, want de tijd hebben we er toch aan besteed; laten we die dan ook goed besteden.

‘So you think you can audit?’

Dit zijn zomaar enkele levensregels, of grondhoudingen zo je wilt, die inherent tot je ‘beliefs’ kunnen gaan behoren. Spiritualiteit, praktisch gemaakt en lekker ‘down to earth’. Niet als instrument, maar als werkelijke levenshouding, hoe je in het leven staat, naar je werk kijkt en met anderen wil omgaan. Dat zou best kunnen betekenen dat je er een behoorlijke tijd voor moet uittrekken om ze je eigen te maken. Immers, ze grijpen in op je werk, je sociale leven en je omgang met anderen. En iedere keer is een situatie weer anders. Dus iedere keer zou je opnieuw kunnen beoordelen hoe de regels toe te passen, te beoefenen. Met die houding kun je ook nooit zeggen: ‘Ik heb het een tijdje geprobeerd, maar het werkt niet’. Je zult veel sneller kunnen zeggen: ‘Ik heb een of meer regels al een tijdje niet meer toegepast, ik ga ze weer oefenen’.

Je blijft dus te allen tijde een beginner, of je nu net begint of vergevorderd bent. Dat klinkt een stuk beter en nodigt uit om de schouders er weer onder te zetten. Dit artikel is geen pleidooi de Regel van Benedictus te volgen doch slechts een uitnodiging bewust naar je werk, en dus je eigen leven, te kijken en handvatten te zoeken die een bijzondere aanvulling kunnen vormen op je persoonlijke effectiviteit. ‘So you think you can audit?’

Literatuur

• Lateur, P., De Regel van Benedictus, Lannoo, 2010.
• Altmann, P. en O. Lechner, Benedictijnse levenskunst, voor mensen van nu, Forte Uitgevers, 2010.
• Derkse, W., Een levensregel voor beginners, Benedictijnse spiritualiteit voor het dagelijks leven, Lannoo, 2003, 24ste druk.
• www.osb.org (lekker Benedictijns surfen).
• Tolle, E., The Power of Now, New World Library , USA, 1999.
• Covey, Stephen R., The Seven habits of highly effective people, Free Press, 2004.